بستن حسابها یک اصطلاح است و به این معنی است که حسابهای موقتی که مانده آنها بدهکار است بستانکار میشوند و حسابهای موقتی که مانده آنها بستانکار است ، بدهکار شده و در نهایت مانده آنها صفر میشود .

1- بستن حساب برداشت :

مانده بدهکار حساب برداشت مستقیماً به حساب سرمایه بسته می شود بطوری که حساب برداشت به میزان مبلغ مانده اش بستانکار شده و در مقابل حساب سرمایه به همان میزان بدهکار می گردد .

--------------------------------------------------------------------------------

تاریخ شرح مبلغ بدهکار مبلغ بستانکار

--------------------------------------------------------------------------------

30/2/84 حساب سرمایه 1500.000

حساب برداشت 1500.000

بابت بستن حساب برداشت

--------------------------------------------------------------------------------

2- بستن حساب سرمایه گذاری مجدد :

مانده بستانکار حساب سرمایه گذاری مجدد مستقیماً به حساب سرمایه بسته می شود بطوری که حساب سرمایه گذاری مجدد به میزان مبلغ مانده اش بدهکار شده و در مقابل حساب سرمایه به همان میزان بستانکار می گردد .

--------------------------------------------------------------------------------

تاریخ شرح مبلغ بدهکار مبلغ بستانکار

--------------------------------------------------------------------------------

30/2/84 حساب سرمایه گذاری10.000.000

حساب سرمایه 10.000.000

بابت بستن حساب سرمایه گذاری مجدد

--------------------------------------------------------------------------------

نکته :

برای بستن حسابهای درآمد و هزینه از یک حساب واسطه بنام حساب عملکرد که خود یک حساب موقت است استفاده می شود به اینصورت که ابتدا تمامی حسابهای درآمد و هزینه به حساب عملکرد بسته شده و در نهایت مانده حساب عملکرد به حساب سود و زیان بسته می شود .

3- بستن حساب درآمد خدمات :

برای این کار حساب درآمد خدمات به میزان مبلغ مانده اش بدهکار شده و در مقابل حساب عملکرد به همان میزان بستانکار می گردد .

--------------------------------------------------------------------------------

تاریخ شرح مبلغ بدهکار مبلغ بستانکار

--------------------------------------------------------------------------------

30/2/84 حساب درآمد خدمات 5.000.000

حساب عملکرد 5.000.000

بابت بستن حساب درآمد خدمات

--------------------------------------------------------------------------------

4- بستن حسابهای هزینه :

برای بستن این حسابها ، مبالغ مانده حسابهای هزینه بستانکار شده و در مقابل حساب عملکرد به میزان جمع آنها بدهکار می گردد .

--------------------------------------------------------------------------------

تاریخ شرح مبلغ بدهکار مبلغ بستانکار

--------------------------------------------------------------------------------

30/2/84 حساب عملکرد 1.000.000

حساب هزینه حقوق 1.000.000

حساب هزینه اجاره 1.000.000

حساب هزینه آب و برق 250.000

بابت بستن حسابهای هزینه

--------------------------------------------------------------------------------

5- بستن حساب عملکرد :

برای این کار ابتدا مانده حساب عملکرد را بدست می آوریم ، در صورت بدهکار بودن آنرا بستانکار میکنیم و حساب سود و زیان را بستانکار مینماییم و چنانچه بستانکار باشد آنرا بدهکار نموده و حساب سود و زیان را بستانکار مینماییم .

--------------------------------------------------------------------------------

تاریخ شرح مبلغ بدهکار مبلغ بستانکار

--------------------------------------------------------------------------------

30/2/84 حساب عملکرد 2.750.000

حساب سود و زیان 2.750.000

بابت بستن حساب عملکرد

--------------------------------------------------------------------------------

پس از انجام ثبتهای فوق مانده همه حسابهای موقت صفر شده و این حسابها در دفاتر سال مالی منتهی به 30/2/84 بسته میشوند ضمناً باید توجه داشت که مانده حساب عملکرد که به سود و زیان بسته میشود همان مانده سود قبل از کسر مالیات است .

واحدهای اقتصادی از نظر نوع فعالیت به سه دسته تقسیم می شوند:

1- واحدهای خدماتی: واحدهایی هستند که خدماتی را به مشتریان ارایه می کنند و معمولاً در قبال ارایه خدمات حق الزحمه دریافت می کنند .

2- واحدهای بازرگانی: به خرید و فروش مواد خام، فرآورده ها و کالاهای ساخته شده اشتغال دارند .

3- واحدهای تولیدی: با استفاده از عوامل تولید (نیروی انسانی ، مواد اولیه ، ماشین آلات و ... ) به ساخت کالاهای اقتصادی می پردازند . مثل شرکت های تولید مواد غذایی .

در درسهای قبل تمام مطالبی که گفته شد یک چرخه کامل از حسابداری عملی برای دسته اول یعنی واحد های خدماتی بود . اما در فعالیت بعضی از شرکت ها خرید و فروش کالا هم هست که عملیات حسابداری آنها با موسسات خدماتی مقداری تفاوت داره چون در موسسات خدماتی عملاً کالایی خرید و فروش نمیشه لذا از اینجا به بعد سعی میکنیم نحوه انجام عملیات حسابداری در شرکت های بازرگانی و تفاوت های حسابداری آنها رو با موسسات خدماتی شرح بدیم و اگر لازم شد مثالهایی رو هم بزنیم.

معمولاً خرید و فروش کالا فعالیت اصلی واحد های تجاری و بازرگانی محسوب میشود یعنی این شرکتها کالا یا کالاهایی رو به قصد فروش خریداری میکنند و این تفاوت عمده ای است که در حسابداری شرکت های تجاری با شرکتهای خدماتی وجود دارد چون در شرکتهای خدماتی کالایی برای فروش خریداری نمیشود به همین خاطر حسابی تحت عنوان حساب موجودی کالا در دفتر کل برای کنترل عملیات خرید و فروش افتتاح میشود .

سیستمهای نگهداری و کنترل موجودی کالا شامل :

1- سیستم ادواری

2- سیستم دایمی

سیستم ادواری موجودی کالا :

این سیستم در آن گروه از واحدهای تجاری مورد استفاده قرار می گیرند که کالاهای نسبتا ارزان قیمت می فروشند در چنین شرکتهایی هزینه نگهداری سوابق موجودی کالا بیشتر از منافع آن می باشد به همین خاطر این شرکتها در هر سال حداقل یکبار مبادرت به شمارش فیزیکی موجودی کالا مینمایند تا مقادیر موجودی کالا را مشخص کنند از این مقادیر موجودی کالا در تهیه صورتهای مالی استفاده می شود .

واحدهایی نظیر رستورانها و فروشگاههای زنجیره ای کوچک نیز از این سیستم استفاده می کنند .

سیستم دایمی موجودی کالا :

واحدهای تجاری که از این سیستم استفاده می کنند یک سابقه مستمر از موجودی کالا را در اختیار دارند .اصولا این سیستم در مواردی که کالاهای گرانقیمت همچون اتومبیل و جواهرات یا اثاثیه دارند بهترین روش برای نگهداری موجودی کالا میباشد .

اگر چه استفاده از این سیستم پر هزینه می باشد ولی این هزینه را می توان با زیان ناشی از کسری یا سرقت کالا های گرانقیمت که ممکن است در سیستم ادواری اتفاق افتد مقایسه و به راحتی توجیه کرد .

نکته قابل ذکر در این سیستم این است که واحدهای تجاری هرچند که از این سیستم استفاده می کنند ولی سالانه باید یکبار موجودی کالای خود را شمارش کنند (انبار گردانی) . شمارش فیزیکی موجودی کالا باعث حصول اطمینان از برابری موجودی فیزیکی پایان دوره با موجودی کالای دفاتر و سوابق حسابداری می شود .

به طور کلی می توان دو سیستم فوق الذکر را به صورت زیر با یکدیگر مقایسه نمود :

سیستم ادواری :

1- نیازی به نگهداری سوابق موجودی کالا نیست .

2- موجودی کالا حداقل یکبار در سال شمارش می شود .

3- برای کالاهای ارزان قیمت مورد استفاده قرار می گیرد .

سیستم دایمی :

1- سوابق مستمر خرید و فروش کالا را نگهداری می کند .

2- موجودی کالا باید یکبار در سال شمارش شود .

3- برای هر نوع کالایی می تواند استفاده شود .

ابتدا خرید و فروش کالا را در سیستم دایمی نگهداری موجودی کالا مطرح می کنیم و در درسهای آتی همین فعالیتها را در سیستم ادواری نیز شرح خواهیم داد .

اصولا در واحدهای بازرگانی وجه نقد یا نقدینگی از اهمیت خاصی برخوردار است چرا که نقطه عطف در خرید و فروش کالا می باشه یا در حقیقت چرخه فعالیت یک واحد بازرگانی با وجه نقد شروع می شه .

اکنون فرض کنید که شرکت سعید و آرش به خرید و فروش کامپیوتر اشتغال دارند و این شرکت کامپیوترهایی را که به قصد فروش خریداری می کند

در سیستم دایمی نگهداری موجودی کالا در هنگام خرید ، کالای خریداری شده در بدهکار حسابی به نام موجودی کالا ثبت می شود و کل عملیات خرید و فروش بر روی همین حساب انجام میشود .

مثال :

شرکت سعید و آرش در تاریخ 1/1/84 تعداد 10 دستگاه کامپیوتر به مبلغ هر واحد 5.000.000 ریال خریداری می نماید با فرض اینکه سیستم موجودی کالا در این شرکت دایمی باشد ثبت خرید به شکل زیر در دفتر روزنامه انجام میشود :

فرض اول : شرکت کامپیوترهای فوق را به صورت نقدی خریداری نماید .

--------------------------------------------------------------------------------

تاریخ شرح مبلغ بدهکار مبلغ بستانکار

--------------------------------------------------------------------------------

1/1/84 موجودی کالا 50.000.000

بانک 50.000.000

بابت خرید کالا به صورت نقدی

--------------------------------------------------------------------------------

فرض دوم : شرکت سعید و آرش خرید کالای خود را به صورت نسیه انجام داده باشد .

--------------------------------------------------------------------------------

تاریخ شرح مبلغ بدهکار مبلغ بستانکار

--------------------------------------------------------------------------------

1/1/84 موجودی کالا 50.000.000

حسابهای پرداختنی 50.000.000

بابت خرید کالا به صورت نسیه

--------------------------------------------------------------------------------

ممکن است در زمان خرید از فروشنده تخفیف گرفته شود در این حالت عملیات حسابداری تخفیفات کالا به شرح زیر عمل میشود :

در خرید کالا دو نوع تخفیف وجود دارد :

1 - تخفیف تجاری

2 - تخفیف نقدی خرید

1 - تخفیف تجاری ( تخفیف کمیت )

این نوع تخفیف معمولاً مربوط به حجم خرید زیاد می باشد به اینصورت که هر چه کالای بیشتری خریداری شود به خریدار درصدی تخفیف داده خواهد شد و این باعث می شود که بهای تمام شده هر واحد کالای خریداری شده پایین تر شود . با توجه به مطالب بالا در حسابداری حسابی برای تخفیفات تجاری و همچنین ثبت حسابداری برای این نوع از تخفیفات وجود ندارد به عبارت دیگر تخفیفات تجاری در دفاتر ثبت نمیشوند و ثبت خرید ها در دفاتر حسابداری بر اساس قیمت خالص خرید (قیمت خرید پس از کسر تخفیف تجاری خرید) انجام می شود .

به عنوان مثال اگر شرکت سعید و آرش 5 دستگاه کامپیوتر خریداری می کردند هیچ تخفیف تجاری به آنها تعلق نمی گرفت و بهای تمام شده هر دستگاه 5.000.000 ریال تمام می شد ولی با توافق فروشنده اگر این موسسه 10 دستگاه خریداری نماید 10 درصد تخفیف تجاری به آن تعلق می گیرد که در اینصورت بهای تمام شده هر واحد 4.500.000 ریال تمام خواهد شد .

بنابراین خرید 10 دستگاه کامپیوتر را شرکت سعید و آرش به صورت زیر ثبت می کند :

فرض اول : این شرکت کامپیوترهای فوق را به صورت نسیه خریداری کند .

--------------------------------------------------------------------------------

تاریخ شرح مبلغ بدهکار مبلغ بستانکار

--------------------------------------------------------------------------------

1/1/84 حساب موجودی کالا 45.000.000

حسابهای پرداختنی 45.000.000

بابت خرید کالا به صورت نسیه

--------------------------------------------------------------------------------

فرض دوم : این شرکت کامپیوترهای فوق را به صورت نقدی خریداری کند .

--------------------------------------------------------------------------------

تاریخ شرح مبلغ بدهکار مبلغ بستانکار

--------------------------------------------------------------------------------

1/1/84 حساب موجودی کالا 45.000.000

حساب بانک 45.000.000

بابت خرید کالا به صورت نقدی

--------------------------------------------------------------------------------

2 – تخفیف نقدی : Cash Discounts

این نوع تخفیف در فروشهای نسیه است و ربطی به حجم خرید ندارد فقط برای تشویق خریدار نسبت به تسویه زودتر بدهی خود یک شرط قرار میدهند که چنانچه خریدار زودتر از موعد نسبت به تسویه بدهی خود اقدام نماید مبلغی به عنوان تخفیف از بدهی وی کسر گردد .

تخفیفات نقدی بر خلاف تخفیفات تجاری در دفاتر ثبت میشوند و در اینجا سعی میکنم با یک مثال مطلب را روشن نمایم.

مثال :

شرکت سعید و آرش در تاریه 15/1/84 تعداد 5 دستگاه کامپیوتر به بهای هر دستگاه 5.000.000 ریال را به طور نسیه 60 روزه خریدار کردند و با توافق فروشنده اگر این شرکت بدهی خود را 20روزه تسویه نماید 10درصد به او تخفیف تعلق خواهد گرفت .

توضیح اینکه : اصطلاحاً این تخفیف به صورت (ن / 60 – 10 / 20 ) نوشته میشود و به صورت (نسیه 60 روزه 10درصد 20روزه ) خوانده میشود .

طریقه ثبت رویداد بالا به صورت زیر می باشد :

فرض الف) شرکت سعید و آرش میتواند در موعد مقرر بدهی خود را پرداخت نماید و از تخفیف استفاده نماید :

فرض ب) شرکت سعید و آرش نمیتواند در موعد مقرر بدهی خود را پرداخت نماید :

برگشت از خرید و تخفیفات

در مواردی ممکن است خریدار پس از خرید کالا متوجه شود که کالای خریداری شده مطابق با کالای درخواستی او نبوده یا اینکه کالا دریافت شده معیوب است در این حالت دو راه وجود دارد یا کالا به فروشنده برگشت داده میشود یا اینکه خریدار با فروشنده به توافق میرسد که کالای معیوب را با تخفیف خریداری نماید که ثبت عملیات حسابداری آن به شرح زیر است .

مثال :

در تاریخ 17/1/84 شرکت سعید و آرش پس از خرید 5 عدد کامپیوتر(در درس قبل) متوجه شد که یک عدد از آنها دارای عیب است لذا با فروشنده به توافق رسید که کالای مذکور را برگشت دهد لذا ثبت حسابداری زیر را در حسابهای خود انجام میدهد :

مثال فروش کالا :

در تاریخ 1/3/84 شرکت مجید تعداد 7 دستگاه موتور سیکلت را به مبلغ هر عدد 3.000.000 ریال به صورت نقد به فروش رساند با فرض اینکه قیمت خرید آنها از قرار هر عدد 2.500.000 ریال بوده است .

توضیح :

همانطوریکه ملاحظه میکنید در هنگام فروش 2 ثبت حسابداری در دفاتر ثبت میشود که ثبت اول به قیمت فروش است (21.000.000=3.000.000×7) و ثبت دوم به قیمت تمام شده است (17.500.000=2.500.000×7) و مابه التفاوت آنها که در آینده مجدداً در صورتهای مالی نشان داده خواهد شد سود است (3.500.000=17.500.000-21.000.000).

ضمناً توجه داشته باشیم که موتور ها را به صورت نقد فروخته است و چنانچه بصورت نسیه فروخته بود بجای حساب بانک حسابهای دریافتنی بدهکار میشد.

قبلاً در مورد سیستم ادواری به طور مختصر صحبت شد . در این سیستم برای خرید و فروش کالا از همان حسابهای خرید و فروش استفاده میشود و در پایان سال از طریق انبارگردانی به تعداد موجودی کالا خواهیم رسید .

مثال 1:

شرکت محمد و حسن در تاریخ 10/5/84 تعداد 10 دستگاه کامپیوتر را به مبلغ هر عدد 5.000.000 ریال برای فروش خریداری کرد و هزینه حمل آنها را به مبلغ 200.000 ریال پرداخت نمود .

توضیح اینکه اگر کالا بطور نسیه خریداری میشد حسابهای پرداختنی بستانکار میشدند.

مثال 2:

فرض الف) اگر در تاریخ 12/5/84 تعداد 2 عدد از کامپیوتر ها بدلیل معیوب بودن به فروشنده برگشت دهد ثبت حسابداری زیر در حسابهای شرکت محمد و حسن زده میشود :

فرض ب) چنانچه شرکت محمد و حسن بجای برگشت کامپیوترها ، با فروشنده به توافق برسد که از هر کامپیوتر مبلغ 1.000.000 ریال بعنوان تخفیف کسر گردد ثبتی به شرح زیر زده میشود :

برخلاف سیستم دایمی که حسابداری فروش کالا از دو ثبت تشکیل میشد در سیستم ادواری برای فروش فقط یک ثبت (آرتیکل) زده میشود.

مثال 1 :

شرکت محمد و حسن در تاریخ 15/5/1384 تعداد 3 عدد از کامپیوتر های خریداری شده در درس قبل را به مبلغ هر عدد 5.500.000 ریال بطور نسیه به فروش رساند.

مثال 2 :

فرض کنیم فروش نسیه فوق با شرط (ن - 60 / 10% - 20) باشد و خریدار قبل از اتمام مدت شرط نسیه یعنی در تاریخ 5/6/1384 نسبت به تسویه مبلغ مذکور اقدام نماید ثبت حسابداری زیر در دفاتر شرکت محمد و حسن انجام خواهد شد.

در اینجا مقدمه آشنایی با حسابداری به اتمام می رسد. توصیه می کنم حتما مقاله زیر را نیز در این سایت بخوانید :

حسابداری و روش های شناسایی موجودی اولیه و پایان دوره انبار در حسابداری