آموزش Excel - بخش سوم

 

  ویرایش سطر و ستون اضافه کردن سطر : روش اول : 1- بر روي سطري که ميخواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود ، کليک ميکنيم. 2- منوي Insert را انتخاب ميکنيم. 3 - گزينه Rows را انتخاب ميکنيم. روش دوم : 1- بر روي سطري كه ميخواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود كليك راست ميكنيم. 2- از منوي باز شده Insert را انتخاب ميكنيم . نکته سطرهاي زيرين به پايين رانده ميشوند. اضافه کردن ستون : روش اول : 1- بر روي ستوني که ميخواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود ، کليک ميکنيم. 2- منوي Insert را انتخاب ميکنيم. 3- گزينه Column را انتخاب ميکنيم. روش دوم : 1- بر روي ستوني که ميخواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود Right Click ميکنيم. 2- گزينه Insert را انتخاب ميکنيم. نکته ستون قبلي به جلو رانده ميشود. تغيير ارتفاع سطر : براي تغيير ارتفاع سطر به دو روش ميتوان عمل کرد : روش اول : کافي است به مرز بين سطر مورد نظر و سطر بعدي رفته تا مکان نما به صورت يک فلش دو سر در آيد. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag ميکنيم. روش دوم : در اين روش ارتفاع به اندازه دقيق تنظيم ميشود . براي اين کار مراحل زير را انجام ميدهيم: 1- انتخاب منوي Format 2- انتخاب زير منوي Row 3- انتخاب گزينه Height 4- در کادرباز شده اندازه دلخواه را وارد ميکنيم. نکته به طور پيش فرض ارتقاع سطر 12.75ميباشد. تغيير پهناي ستون : براي تغيير پهناي ستون به يکي از دو روش زير عمل ميکنيم : روش اول : کافي است به مرز بين ستون مورد نظر و ستون بعدي رفته تا مکان نما به صورت يک فلش دو سر در آيد سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag ميکنيم. روش دوم : در اين روش پهنا را به صورت دقيق تنظيم ميکنيم . براي اينکار مراحل زير را طي ميکنيم : 1- انتخاب منوي Format 2- انتخاب زير منوي Column 3- انتخاب گزينه Width 4- در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد ميکنيم . نکته به طور پيش فرض پهناي ستون 8.43ميباشد. ( كاردركارگاه 3 ، تمرين 32 ) تغيير پهناي استاندارد ستون : ميدانيم که پهناي استاندارد ستونها 8.43 ميباشد اگر بخواهيم اين پهناي استاندارد را کم يا زياد کنيم به ترتيب زير عمل ميکنيم : ( فقط به ياد داشته باشيد اين تغيير بر روي ستونهايي اعمال ميشود که پهناي آنها را تغيير نداده باشيم.) 1- انتخاب منوي Format 2- انتخاب زير منوي Column 3- انتخاب گزينه Standard Width 4- در کادر باز شده پهناي مورد نظر را وارد ميکنيم. جستجوی داده ها اگر بخواهيم رشته کاراکترهاي خاصي را در کاربرگ خود پيدا کنيم، مشاهده هر يک از سلولها کار سختي خواهد بود. پيدا کردن يك رشته از کاراکتر ها که بايد تغيير يابند نيز مشکل تر ميباشد. اکسل ويژگيهايي دارد که به ما در يافتن داده ها و تعويض آنها کمک ميکند . استفاده از Find : براي فعال كردن Find به يكي از دو روش زير عمل ميكنيم : روش اول : 1- انتخاب منوي Edit 2- انتخاب find روش دوم : فشردن همزمان كليد هاي Ctrl + F جهت جستجوي داده ها مراحل زير را انجام ميدهيم : 1- لغتها يا عددهايي را که ميخواهيم مکان يابي کنيم در کادر متن Find What وارد ميکنيم. 2- دکمه Find Next را کليک ميکنيم و Excel اولين مورد از شرط جستجو را پيدا ميکند و آن را انتخاب مينمايد. کادر مکالمه Find بر روي صفحه نمايش باقي مي ماند تا بدين ترتيب بتواند جستجو براي متن يا اعداد مشخص شده را ادامه دهيم. 3- جهت جستجو براي مورد بعدي داده هاي مشخص شده Find Next را مجدداً کليک ميکنيم. 4- جهت برگشت به محيط دكمه Esc را فشرده و يا بر روي دكمه Close كليك ميكنيم. تا کادر مکالمه Find بسته شود و سپس با داده هاي داخل سلول به کارمان ادامه ميدهيم. 5- جهت جستجو پس از بستن کادر مکالمه ، با فشار دادن Ctrl + F کادر مکالمه را ميتوانيم مجدداً باز نماييم. نکته اگر محدوده اي از سلول ها را در يک کاربرگ , قبل از باز نمودن کادر مکالمه Find را انتخاب کنيم ، جستجو را براي اين سلولها محدودكرده ايم . برقراري شروط بيشتر براي Find : کادر مکالمه Find با ارائه گزينه هاي زير جستجو را با تخصصي تر نمودن آن محدود ميسازد . • Search : ميتوان جهت جستجو را مشخص کرد. جستجو به صورت سطري باشد (By Row) يا به صورت ستوني باشد (By Column) • Look In : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم جستجو را به يک عنصر خاص محدود کنيم در اين كادر گزينه هاي Formula , Values, Comments را خواهيم داشت . • Match Case : با انتخاب اين گزينه محيط به حروف بزرگ و کوچک حساس شده و کلماتي را پيدا ميکند که از نظر حروف بزرگ و کوچک مطابق متن تايپ شده در کادر Find What باشد . • Find Entire Cell Only : اين گزينه از Excel ميخواهد سلولهايي را که داده هاي اضافه بر رشته کاراکتر جستجو دارند ناديده بگيرد. تعویض داد ه ها استفاده از Replace : اگر بخواهيم داده پيدا شده توسط Find را با داده هاي ديگر جايگزين كنيم مي توانيم پس از هر بار جستجو پنجره جستجو را بسته ، ويرايش را انجام داده ، دوباره پنجره Find را باز كنيم و عمل جستجو را ادامه دهيم كه اين كار وقت گير ميباشد . Excel دستوري ساده براي انجام اين كار در نظر گرفته است. با استفاده از Replace ميتوانيم اين كار را انجام دهيم. جهت انجام جايگزيني مراحل زير را انجام ميدهيم : 1- متن جستجو را در کادر Find What وارد ميکنيم. 2- متن تعويضي را در کادر متن Replace With وارد ميکنيم. 3- جهت تاييد هر يک از تعويض ها مراحل زير را دنبال ميکنيم. الف - Find Next را کليک كرده، Excel به مورد بعدي داده جستجو حرکت ميکند و سلول را انتخاب مي کند. ب- در صورتي که بخواهيم تعويض را انجام دهد دکمه Replace را کليک ميکنيم . ج - Find Next را جهت حرکت به موردبعدي کليک مي کنيم. د- جهت تعويض تمام موارد داده هاي جستجو با با دادههاي تعويضي ، Replace All را کليک مي کنيم. پر کردن خودکار چند خانه يکي از مفيد ترين ويژگيهاي برنامه Excel ، قابليت پر کردن داده هاي متوالي بصورت خودکار ميباشد. که به اين عمل Auto fill گويند. داده هاي متوالي ميتوانند مجموعه اي از داده ها بصورت 1و2و3و... يا 4و5و.... يا از حروف A و B و C و ... تشکيل شده باشند. همچنين ميتواند تاريخ يا روزهاي هفته يا ماههاي سال باشند. حتي ميتوان مجموعه اي از داده هاي خاص را تعريف کرد. براي اين کار مراحل زير را انجام ميدهيم : 1- چند نمونه اوليه از مقادير متوالي مزبور را مينويسيم. 2- اين مقادير را انتخاب ميکنيم. 3- مکان نماي ماوس را به گوشه پايين سمت راست قسمت انتخابي مي آوريم تا به شکل ( + )در آيد. به اشاره گر ماوس در اين حالت Fill Handle مي گوييم. 4- حال به طرف پايين يا راست Drag ميکنيم. 5- به اين ترتيب با رها کردن کليد ماوس ، خانه هاي مورد نظر با مجموعه داده هاي متوالي پر ميشوند. ايجاد ليست جديد خودكار: اگر براي حروف الفبا Auto fill را اجرا كنيم ، پر كردن خودكار انجام نمي شود. چون حروف الفبا جزء ليستهاي آماده نيست پس بايد ايجاد شود. براي ايجاد ليست جديد مراحل زير را انجام ميدهيم : 1- انتخاب منوي Tools 2- انتخاب گزينه Options 3- انتخاب Custom list : Tab 4- انتخاب New List در کادر Custom List 5- تايپ اطلاعات در قسمت List Entries ( بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter ميکنيم .) 6- انتخاب دکمه Add 7- OK ايجاد يك ليست خودكار بر اساس ليست موجود در صفحه : اگر ليستي بر روي صفحه داشته باشيم و بخواهيم بصورت ليست دائمي در آوريم بايد مراحل زير را انجام دهيم. : 1- انتخاب منوي Tools 2- انتخاب گزينه Options 3- انتخاب Custom list : Tab 4- روي دکمه Collapse dialog ( ) که در انتهاي کادر فهرست Import List From Cells قرار دارد Click ميکنيم. تا پنجره مينيمايز شود. 5- انتخاب ليست ها در صفحه 6- روي دکمه Collapse Dialog ( ) که در انتهاي کادر فهرست Import list From Cell قرار دارد Click ميکنيم. تا Resize شود. 7- انتخاب دکمه Import 8- OK نکته ميتوانيم بجاي انجام مراحل 4و 5و 6، در كادر Import ، آدرس سلولهايي كه ليست در آنها قرار دارد را تايپ كنيم. ويرايش ليست خودكار ميتوانيم ليستهايي را كه ايجاد كرده ايم ويرايش كنيم . يعني اطلاعاتي را حذف كنيم ، ويرايش كنيم يا اضافه كنيم . براي اين كار مراحل زير را انجام ميدهيم : 1- انتخاب منوي Tools 2- انتخاب گزينه Option 3- انتخاب :Custom list Tab 4- انتخاب ليست مورد نظر در کادر Custom list 5- کليک در محل مورد نظر در کادر List Entries 6- ويرايش متن 7 - OK پاک کردن ليست خودكار: اگر بخواهيم يك ليست خودكار حذف كنيم تا ديگر پر كردن خودكار بر روي آن عمل نكند مراحل زير را طي ميكنيم : 1- انتخاب منوي Tools 2- انتخاب گزينه Options 3- انتخاب :Custom list Tab 4- انتخاب List مورد نظر در کادر Custom List 5- انتخاب دکمه Delete 6- OK غير فعال کردن Auto Fill : Auto Fill بطور خودکار فعال است. جهت غير فعال نمودن آن مراحل زير را طي ميکنيم : 1- انتخاب منوي Tools 2- انتخاب منوي Options 3- انتخاب : Edit Tab 4- کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غير فعال ميکنيم آدرس دهي نسبی در Excel دو مدل آدرس دهي به نامهاي : آدرس دهي مطلق و آدرس دهي نسبي داريم. آدرس دهي نسبي : فرض كنيد سلولهاي Excel را به صورت زير پر كرده ايم : در سلول B1 فرمول A1+A2 را مي نويسيم .اگر اين فرمول را copy كرده و در سلول B2 .Paste كنيم و يا با استفاده از Auto fill محتواي سلولهاي B2 تا B4 را پر كنيم . اعداد 5و7و4 به ترتيب براي سلولهاي B2 تا B4 ظاهر ميشوند. حال ميخواهيم بدانيم اين اعداد از كجا بدست آمده اند. وقتي ما در سلول B1 فرمول A1+ A2 را تايپ ميكنيم، در حقيقت سلول سمت چپي و يك سلول پايين آن با هم جمع ميشوند. پس براي سلول B2 ، سلول سمت چپي ( A2 ) و سلول پاييني آن ( A3) با هم جمع ميشوند كه جواب 5 ميشود. براي سلولهاي بعدي هم به همين ترتيب محاسبات انجام ميشود. به اين نوع آدرس دهي ، آدرس دهي نسبي گفته ميشود چون نسبت به مكان هر سلول ، فرمول سلول عوض ميشود و در حقيقت فرمول درون سلول B2 ، A2+A3 ميشود .

 



نوشته شده در تاريخ پنج شنبه 26 شهریور 1388  ساعت 1:25 AM | نظرات (2)

آموزش Excel - بخش دوم

 

  اطلاعات در                                                                                                                        : Excel اطلاعات در محيط Excel ميتوانند اعداد ، حروف ، تاريخ ، زمان و يادداشت باشند كه در زير به شرح تك تك آنها ميپردازيم : ( توجه داشته باشيد كه با فرمت اطلاعات در آينده بيشتر آشنا ميشويد و اين قسمت فقط براي آشنايي با انواع اطلاعات ميباشد. ) 1- اطلاعات عددي کار کردن با اعداد : Excel تمام اعداد را يکسان فرض ميکند. بنابراين دقت زيادي در نمايش اعداد به صورت مبلغ ، تاريخ و کميت يا هر شکل ديگري از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش ميتوان وارد نمود : 1- با استفاده از کليد هاي عددي موجود در بالاي حروف 2- با استفاده از کليد هاي موجود در سمت راست صفحه کليد در مد Num Lock. ( در صورتي که اعداد اين قسمت کار ميکنند که کليد Num Lock روشن باشد .) علاوه بر ارقام 0 تا 9 ميتوان نمادهاي خاص + و – و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود. نکته Excel به طور صحيح علائم کاما و دلار را قبول نموده و اعداد را در نماد علمي نيز دريافت کند. نکته هنگامي که از علائم دلار ، درصد يا کاما استفاده ميشود، Excel قالب بندي اعداد را تغيير ميدهد. برخورد Excel با اعداد : 1- اگر طول عدد از سلول كوچكتر باشد تغييري در سلول داده نميشود. 2- اگر طول عدد به اندازه چند كاراكتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد. 3- اگر طول اعداد براي خانه مورد نظر بزرگ باشد يکي از اتفاقات زير رخ ميدهد : الف- اعداد در نماد علمي نمايش داده ميشوند. ب- عدد گرد ميشود. ج- سلول با يکسري از علائم # پر ميشود. اين حالت زماني اتفاق ميافتد كه فرمت سلول General نباشد. 2- اطلاعات متني : ميتوانيم در سلولهاي Excel هر متن دلخواهي را چه به فارسي و چه انگليسي تايپ كنيم. توانايي Excel براي در نظر گرفتن اعداد مثل متن : اگر عددي مثل 2/6 را وارد کنيم ، پس از Enter کردن ، Excel ، 6 مارس را نمايش ميدهد. يعني اين اعداد را به تاريخ در نظر ميگيرد. براي اينکه اين اعداد با همين قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار ميدهيم. يعني بنويسيم ( '6/2 ) 3- اطلاعات از نوع تاريخ : اگر در سلول Excel يك تاريخ به فرم dd-mm-yy يا dd/mm/yy وارد كنيم به طور اتوماتيك قالب سلول تبديل به قالب تاريخ شده و خط فاصله ها تبديل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمايش داده مي شود. 4- اطلاعات از نوع زمان : ميتوانيم در سلول Excel يك زمان را با فرمت H:M:S وارد كنيم كه قالب سلول به طور اتوماتيك زمان ميشود. 5- اطلاعات از نوع يادداشت : اين نوع اطلاعات توضيحات يا يادداشتهايي هستند كه بر روي سلول ظاهر شده و در مورد آن توضيح مي دهند. فرمول نویسی در Excel عملگر هاي Excel • عملگر هاي محاسباتي : عملگر هاي محاسباتي به ترتيب تقدم ها عبارتند از : ( ^ ) توان و ( % ) درصد و ( * , /) ضرب و تقسيم و ( + و -) جمع و تفريق •عملگر هاي رشته اي : تنها عملگر رشته اي ( & ) است. از اين عملگر براي ترکيب رشته ها استفاده ميشود. • عملگر هاي آدرس : از اين عملگر زماني استفاده ميشود که بخواهيم محدوده اي را مشخص کنيم که ابتدا آدرس ابتداي محدوده را نوشته و سپس علامت ( : ) را ميگذاريم و بعد آدرس انتهاي محدوده را مينويسيم. ( از اين عملگر در درسهاي آتي استفاده ميكنيم ) ايجاد فرمول و مشاهده نتيجه : در Excel به چند روش ميتوان فرمولها را نوشت : 1- در خط فرمول ( يا در سلول ) قبل از فرمول علامت = را تايپ کرده سپس فرمول را تايپ ميکنيم و بعد Enter ميزنيم. 2- فرمول را در خط فرمول يا و بعد علامت = در خط فرمول سلول نوشته ( بدون علامت = ) سپس بر روي علامت ميکنيم. پنجره اي باز ، Click که نتيجه را نمايش مي دهد. در صورتي که بخواهيم نتيجه نمايش داده شود P ميشود ، OK را ميزنيم. 3- در خانه اي که ميخواهيم فرمول نوشته شود، Click ميکنيم ، علامت تساوي را تايپ کرده ، سپس با ماوس بر روي خانه اي که ميخواهيم عمل بر روي آن انجام شود Click ميکنيم ، سپس عملگر را تايپ کرده و سپس بر روي عملوند بعدي Click ميکنيم . فرض كنيد در سلول A1 عدد 2 و در سلول A2 عدد 5 را نوشتيم و ميخواهيم در سلول A3 حاصل جمع اين دو را بدست آوريم ، براي اين كار ابتدا در سلول A3 علامت = را تايپ كرده سپس بر روي سلول A1 ( اولين عملوند ) كليك كرده تا آدرس آن در سلول A3 نوشته شود. سپس علامت + ( عملگر ) را تايپ كرده و بعد بر روي سلول A2 ( دومين عملوند ) كليك مي كنيم و در انتها Enter مي كنيم. ويرايش سلول : براي ويرايش محتويات يك سلول به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم : روش اول : بر روي سلول كليك كرده و سپس در نوار فرمول در محل مورد نظر كليك كرده ، ويرايش را انجام مي دهيم. روش دوم : بر روي سلول double Click كرده و ويرايش را انجام مي دهيم. انتخاب يک يا چند خانه 1- توسط صفحه کليد : - براي انتخاب يک خانه کافي است با جهت نما (Arrow key) بر روي آن برويم . - براي انتخاب تعدادي خانه مجاورکافي است دکمه Shift را پايين نگه داشته و با كليد هاي جهت نما ( Arrow Key) بر روي آن حرکت کنيم. - براي انتخاب سطر جاري کافي است کليد هاي Shift + Spacebar را بفشاريم. - براي انتخاب يک ستون کافي است کليد هاي Ctrl+ Spacebar را بزنيم. - براي انتخاب کاربرگ جاري کافي است کليدهاي Ctrl + Shift+ Spacebar را بزنيم. 2- توسط ماوس : - براي انتخاب يک خانه کافي است با ماوس بر روي آن کليک کنيم. - براي انتخاب تعدادي خانه مجاور کافي است دکمه سمت چپ ماوس را پايين نگه داشته و روي خانه ها Drag کنيم. - براي انتخاب يک سطر کافي است روي شماره سطر Click کنيم. - براي انتخاب يک ستون کافي است روي حرف ستون Click کنيم . - براي انتخاب يک کاربرگ کافي است از منوي Edit ، گزينه Select All را انتخاب کنيم . نکته براي انتخاب تعدادي خانه غير مجاور با ماوس به تنهايي يا صفحه كليد به تنهايي نميتوان انتخاب را انجام داد و بايد از ماوس و صفحه كليد ،هر دو استفاده كنيم. براي اين كار کافي است کليد Ctrl را پايين نگه داشته و روي خانه هاي مورد نظر Click کنيم. دستور برگشت : ميتوانيم عمل انجام داده شده را برگردانيم . فرض كنيد در سلول A1 عدد 10 را مي نويسيم و سپس آنرا پاك مي كنيم . اگر در اين زمان ازدستور Undo استفاده كنيم . عدد 10 بر ميگردد . براي استفاده از Undo به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم. روش اول: 1- انتخاب منوي Edit 2- انتخاب Undo روش دوم : فشردن همزمان كليدهاي ctrl+z روش سوم : استفاده از آيكون Undo در نوار ابزار Standard ( ) دستور Redo : با اين دستور مي توانيم عمل Undo را برگردانيم .براي اجراي اين دستور به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم: روش اول : 1- انتخاب منوي Edit 2- انتخاب Redo روش دوم : فشردن همزمان كليدهاي ctrl+y روش سوم : استفاده از آيكون Redo در نوار ابزار نسخه برداري و انتقال سلولها نسخه برداري از سلولها : 1- موضوعات مورد نظر را انتخاب ميکنيم. 2- به يکي از روشهاي زير Copy را انتخاب ميکنيم : الف- استفاده از آيکون Copy ( ) ب- انتخاب منوي Edit ، گزينه Copy ج - Right Click بر روي موضوع و انتخاب گزينه Copy د- فشردن همزمان کليدهاي Ctrl+C 3- Click بر روي مکاني که ميخواهيم اطلاعات اضافه شوند. 4- با يکي از روشهاي زير Paste را انتخاب ميکنيم : الف - استفاده از آيکون Paste ( ) ب- انتخاب منوي Edit ، گزينه Paste ج - Right Click بر روي موضوع و انتخاب گزينه Paste د- فشردن همزمان کليد هاي Ctrl+V انتقال سلولها : 1- انتخاب موضوعات مورد نظر 2- به يکي از روشهاي زير Cut را انتخاب ميکنيم : الف - استفاده از آيکون Cut ( ) ب- انتخاب منوي Edit ، گزينه Cut ج - Right Click بر روي موضوع مورد نظر و انتخاب گزينه Cut د- فشردن همزمان کليدهاي Ctrl +X 3- Click بر روي محل انتقال موضوعات 4- به يکي از روشهاي گفته شده در حالت قبل گزينه Paste را انتخاب حذف سلول وقتي يك سلول را حذف ميكنيم محتويات آن به همراه خود سلول حذف ميشود كه جاي اين سلول يك فضاي خالي ايجاد ميشود. اين فضاي خالي بايد توسط سلولهاي مجاور پر شود. براي حذف يك سلول به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم : روش اول : 1 - انتخاب موضوعات 2- انتخاب منوي Edit 3- انتخاب گزينه Delete روش دوم : 1- انتخاب موضوعات 2 - Right Click بر روي خانه 3- انتخاب گزينه Delete با انتخاب گزينه Delete پنجره اي ظاهر ميشود که شامل چهار گزينه زير است ( در اين پنجره ميتوانيم تعيين كنيم كه محل خالي سلول حذف شده با كدام يك از سلولهاي مجاور پر شود. ) : الف - Shift Cell Left : باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جاي آن ميشود. ب - Shift Cells Up : خانه زيرين خانه پاک شده را بجاي آن منتقل ميکند. ج - Entire Row : سطر زيرين خانه پاک شده را به جاي سطري که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند . د - Entire Column : ستون سمت راست خانه پاک شده را به جاي ستوني که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند. نکته اگر محيط فارسي باشد بجاي ستون سمت راست , ستون سمت چپ جايگزين ميشود. پاک کردن سلول : در اين حالت خود سلول حذف نميشود و فقط محتويات داخل آن يا قالب بندي آن يا توضيحات آن و يا هر سه پاك ميشوند. 1- خانه هاي مورد نظر را انتخاب ميکنيم. 2- از منوي Edit ، گزينه Clear را انتخاب ميکنيم. 3- زير منويي باز ميشود که شامل گزينه هاي زير است : الف - All : هم محتواي خانه ، هم Format خانه و هم توضيحات را پاک ميکند. ب - Format : فقط Format خانه هاي انتخابي را پاک ميکند. ج - Comment : فقط توضيحات را پاک ميکند. د - Content : فقط محتواي خانه هاي انتخابي را پاک ميکند .

 



نوشته شده در تاريخ پنج شنبه 26 شهریور 1388  ساعت 1:23 AM | نظرات (1)

آموزش Excel - بخش اول

 

  Excel یک نرم افزار صفحه گسترده (Spread Solution) است. از Excel برای محاسبات ریاضی ، آماری و نمودار کشی استفاده می شود . برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند . جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Excel نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد : - حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233 - 16 مگابایت Ram - حدود 600 مگا بایت فضای آزاد تعریف صفحه گسترده تعريف صفحه گسترده : صفحه گسترده اين امکان را فراهم مي نمايد که داده ها را بصورت سطرو ستون وارد نمائيد .بعد از وارد کردن داده ها عملياتي نظير محاسبات ، مرتب سازي و فيلتر نمودن را روي آنها انجام داده، همچنين ميتوان اين داده ها را چاپ کرده و نمودار هايي بر اساس آنها ايجاد کرد. انواع صفحه گسترده : اولين صفحه گسترده VisiCalc در سال 1978 به بازار آمد. اين صفحه گسترده از نخستين ''برنامه هاي کاربردي عالي '' محسوب ميشد. لوتوس 1و2و3 در سال 1983 به بازار آمد و براي مدت طولاني بيشترين سهم بازار را به خود اختصاص داد. کواتروپرو و اکسل Excel در سال 1987 به بازار معرفي شدند که هر دو تحت محيط گرافيکي Windows عمل ميکردند. ورود به محيط Excel : Excel جزء نرم افزار هاي گروه Office ميباشد . نرم افزار هاي Office نصبي ميباشند. پس به طور پيش فرض در منوي Program قرارميگيرند . براي ورود به محيط Excel مسير زير را طي ميكنيم : Start/ Programs/ Microsoft Excel اجزاء پنجره Excel با اجراي Excel پنجره اي باز ميشود كه شامل اجزاء زير است : 1 - نوار عنوان برنامه (Title Bar) نواري است که بالاترين بخش پنجره محسوب ميشود. اين نوار شامل نام محيط ( Microsoft Excel ) و نام Book و دکمه هاي هدايت ( Caption Button) كه شامل دكمه هاي مربوط به بستن، بزرگ نمايي و کوچک نمايي پنجره ميباشد است. 2- فهرست انتخاب اصلي يا نوار منو (Menu Bar ) منو به معني ليست انتخاب ميباشد و ميتوانيم دستور مورد نظر را از منو انتخاب كرده ، اجرا كنيم. 3- نوار ابزار (Tool Bar ) در زير نوار منو ، نواري وجود دارد که فرمانهاي موجود در منوها را به شکل يک ابزار در اختيار کاربر قرار ميدهد. بعضي از اين ابزار ها ممکن است در منو ها وجود نداشته باشد. به طور پيش فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند. 4 - نوار فرمول (Formula Bar) از اين نوار براي ايجاد ، ويرايش و نمايش فرمولها استفاده ميکنيم اين نوار مختص محيط Excel ميباشد. 5- نوار انتخاب صفحه کاري (Sheet Bar) در قسمت پايين پنجره کار پوشه نواري وجود دارد که ميتوان Sheet مورد نياز براي کارکردن را انتخاب نمود. برروي اين نوار عناويني مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روي هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد. 6- سطر وضعيت (Status Bar ) در زير نوار انتخاب کاربرگ ، نواري به نام سطر وضعيت وجود دارد که وضعيت جاري برنامه را نمايش ميدهد. فعال کردن نوار ابزار ها : نوار ابزار ها را ميتوان از دو طريق فعال نمود. 1- از طريق منوي View ، گزينه Toolbars 2- بر روي يكي از نوار ابزار ها Right Click کنيم فعال كردن نوار فرمول و سطر وضعيت : براي فعال كردن سطر وضعيت و سطر فرمول (Formula Bar) بر روي منوي View ، Click کرده و در کنار گزينه هاي مربوط به آنها علامت تيک ميزنيم. اصطلاحات صفحه گسترده Excel 1- فايل صفحه گسترده يا کارپوشه يا Work Book يا Book : به فايل ها در Excel کارپوشه اطلاق ميشود . فايل ها در Excel با پسوند XLS ذخيره ميشوند. 2- صفحه کاري يا کاربرگ يا Work Sheet يا Sheet : هر فايل Excel از چندين زير صفحه تشکيل شده است که به آنها کاربرگ گفته ميشود. در حقيقت Book محل نگهداري چند صفحه به نام Sheet است. يعني اطلاعاتي كه ما وارد ميكنيم در Sheet ها وارد ميشود. به طور پيش فرض هر Book شامل 3 Sheet است. 3 - سطر يا Row هر Sheet از چندين رديف يا سطر تشکيل شده است که معمولاً با شماره هاي 1 و 2 ... مشخص ميشوند. 4- ستون يا Column هر Sheet از چندين ستون تشکيل شده است که معمولاً با حروف الفباي A, B, … مشخص ميشوند. 5- سلول يا خانه (Cell) محل برخورد يک سطر و ستون خاص در روي Sheet سبب ايجاد فضايي ميشود که به آن سلول گفته ميشود. اين سلولها ميتوانند شامل مقادير عددي ، کاراکتري ، شيء، و ... باشد. 6- نشاني يا آدرس سلول : هر سلولي در Sheet با نام يا آدرس خاصي مشخص ميشود. براي نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آنرا مينويسيم. مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره ميکند. رفتن سريع به يك آدرس : براي رفتن سريع به آدرس سلول مورد نظر کافي است در اولين کادر خط فرمول ( Name Box ) آدرس سلول را تايپ كرده و Enter كنيم. کار با کارپوشه ها در Excel ايجاد يك Book جديد در Excel : براي ايجاد يك Book يا يك File جديد در Excel به يكي از روشهاي زيرعمل ميكنيم : روش اول : 1 - انتخاب منوي File 2- انتخاب گزينه New 3- در پنجره باز شده Workbook را در General Tab: انتخاب ميكنيم 4 - OK ميكنيم روش دوم : فشردن همزمان كليد هاي Ctrl + N روش سوم : استفاده ازآيكون New در نوار ابزار )Standard ) روش چهارم : اگر توجه كنيم در زير يك حرف هر منو خط كشيده شده. اگر دكمه Alt را با آن حرف بگيريم منو باز ميشود. بعد براي فعال كردن هر گزينه منو كافي است دكمه مربوط به حرفي از آن كه زير آن خط كشيده شده را بفشاريم. پس براي New كافي است Alt + F + N را بفشاريم. ذخيره كردن يك Book : اگر بخواهيم Book يي را كه ايجاد كرده ايم نگهداري كنيم ، بايد آنرا ذخيره كنيم . براي ذخيره كردن به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم : روش اول : 1- انتخاب منوي File 2- انتخاب گزينه Save روش دوم : فشردن همزمان كليد هاي Ctrl + S روش سوم : استفاده از آيكون Save در نوار ابزار Standard ( ) روش چهارم : فشردن كليد هاي Alt + F + S اگر براي اولين بار باشد كه Save را انتخاب ميكنيم ، پنجره اي با نام Save as باز ميشود كه شامل قسمتهاي زير است : 1 - Save In : مسير ذخيره سازي را در اين قسمت تعيين ميكنيم. 2 - File Name : نامي را كه ميخواهيم file را با آن نام ذخيره كنيم در اين قسمت تايپ ميكنيم. 3 - Save as Type : پسوندي ( نوعي ) را كه ميخواهيم فايل با آن ذخيره شود تعيين ميكنيم. به اين قسمت مگر در موارد خاص دست نميزنيم. اگر براي دفعاتي غير از بار اول Save را انتخاب كنيم پنجره Save as ظاهر نميشود و تغييرات داده شده با همان نام ذخيره ميشود. نکته وقتي فايل را با يك نام ذخيره ميكنيم آن نام در نوار عنوان ظاهر ميشود. نکته پسوند فايلهاي Excel ، .xls ميباشد . Save As : اگر بخواهيم Book ذخيره شده را با نام ديگر يا در مسير ديگر يا نام ديگر و مسير ديگر ذخيره كنيم Save as را از منوي File انتخاب كنيم. ذخيره كردن Book بر روي ديسكت : براي ذخيره كردن يك فايل بر روي ديسكت بايد در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، 3.5 floppy ( A: ) را انتخاب كنيم. ذخيره كردن Book با فرمت مناسب براي صفحات وب : اگر بخواهيم فايل Excel را با فرمتي ذخيره كنيم كه مانند يك صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser ديد ، كافي است مراحل زير را انجام دهيم : 1- انتخاب منوي File 2- انتخاب گزينه Save as a Web Page نکته در اين حالت فايل را پسوند .htm ذخيره ميشود. باز كردن Book ذخيره شده : اگر يك Book را كه ذخيره كرده ايم بخواهيم باز كنيم به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم : روش اول : 1- انتخاب منوي File 2- انتخاب گزينه Open روش دوم : فشردن همزمان كليد هاي Ctrl + O روش سوم : استفاده از آيكون Open در نوار ابزار Standard ( ) روش چهارم : فشردن كليد هاي Alt + F + O با انجام يكي از اعمال بالا پنجره اي باز ميشود كه شامل قسمتهاي زير است : الف - Look in : در اين قسمت مسير فايلي را كه ميخواهيم باز كنيم انتخاب ميكنيم. ب - File Name : ميتوانيم اسم فايل را در اين قسمت تايپ كنيم و Open كنيم . همچنين ميتوانيم فايل را در ليست انتخاب كرده و فايل را باز كنيم. بستن يك Book باز : در اين حالت فقط فايل بسته ميشود و محيط بسته نميشود. روش اول : 1- انتخاب منوي File 2- انتخاب گزينه Close روش دوم : كليك بر روي آيكون Close كه در نوار منو قرار دارد ( ) روش سوم : فشردن كليد هاي Alt + F + C بستن محيط Excel : در اين حالت اگر فايلي باز باشد ، بسته ميشود و سپس محيط Excel بسته ميشود. در صورتي كه فايلهاي باز ، ذخيره نشده باشند ابتدا سئوالي مبني بر ذخيره يا عدم ذخيره آنها ظاهر ميشود. روش اول : 1 - انتخاب منوي File 2- انتخاب Exit روش دوم : كليك بر روي آيكون Close كه در نوار عنوان قرار دارد. ( ) روش سوم : فشردن كليد هاي Alt+ F4 روش چهارم : فشردن كليد هاي Alt + F + X

 



نوشته شده در تاريخ پنج شنبه 26 شهریور 1388  ساعت 1:19 AM | نظرات (0)