اثر گذاري(Apply to): تمامي تغييرات لازم را داديد ولي اين تغييرات در کدام قسمت پرونده اعمال شوند؟ همين صفحه، همين بخش و... برنامه Word مي تواند تغييرات را برروي تمامــي پرونده Whole Document و از محل مکان نمــا به بعدThis Point Forward و در برخي موارد براي قسمت بلوک شده اعمال نمايد.

سايز کاغذ(Paper Size): توسط اين گزينه مي توانيد نوع کاغذي را که تصميم داريد از آن استفاده نماييد مشخص کنيد. توجه داشته باشيد که نوع کاغذ بايد با نوع چاپگر سازگار باشد. يعني به گونه اي باشد که چاپگر بتواند چنين اندازه کاغذي را چاپ نمايد.
جهت(Orientation): در Word اين امکان وجود دارد که کاغذ را به دو حالت قرار دهيد.
ـ حالت ايستاده(Portrait): در اين حالت کاغذ به حالت ايستاده قرار مي گيرد.
ـ حالت خوابيده(Landscape) : در اين تعريف شما فرمان مي دهيد تا کاغذ به حالت خوابيده قرار گيرد. توجه داشته باشيد که در هر دو حالت کاغذ به صورت عادي وارد چاپگر خواهد شد و اين خود برنامه است که متن را بصورت افقي و يا عمودي چاپ مي گيرد.

مبدا کاغذ(Paper Source): اين گزينه محل قرار گرفتن کاغذ در چاپگر مي باشد. تعاريف اين گزينه براي هر چاپگر متفاوت است. هنگام نصب Word خود اين برنامه بهترين را انتخاب نموده، لذا اين گزينه دست نزنيد.
توسط گزينه Line numbers مي توانيد براي سطرهاي خود شماره در نظر بگيريد. با کليک کردن روي اين گزينه کادر محاوره اي Line numbers ظاهر مي شود که با تيک زدن در Box روبروي Add line numbering تمام گزينه ها فعال خواهد شد. توجه داشته باشيد براي اين که شماره سطرها را مشاهده کنيد پنجره را به حالتPage layout ببريد.
at: ممکن است يک تايپ پرونده را براي سريع تر تايپ شدن بين خود و دوست تان تقسيم کنيد و قسمت دوم پرونده به شما بيفتد براي شماره زدن خط ها ممکن است از شماره ۱ تا ۸۸ در قسمت اول پرونده باشد مطمئناً براي تايپ قسمت دوم شما شماره را از يک شروع نخواهيد کرد و از ادامه آن يعني ۸۹ به بعد استفاده مي کنيد پس در قسمت Start at ، شماره ۸۹ را وارد خواهيد کرد.

From text: توسط اين گزينه فاصله شماره را با متن تنظيم خواهيد کرد.

Count by: اين گزينه يعني شمردن توسط چه شماره اي انجام بگيرد. توسط اين گزينه تعريف مي شود که چند تا چند تا شمارش سطر انجام گيرد مثل ۵، ۱۰، ۱۵ يعني شماره سطرها هر پنج سطر يک بار درج شود.
 
Restart each page: شروع هر برگه يعني شمردن خط ها براي هر برگه جديد از ابتدا صورت گيرد.

Restart each section: شروع هر قسمت يعني شمردن خط ها براي هر بخش و قسمت از ابتدا صورت گيرد.
Countinuous: منظور اين است که شمردن خط ها از اول سند تا آخر سند پشت سرهم صورت بگيرد.

درشت نويسي حرف اول پاراگراف(Drop Cap): شايد لازم باشد تا براي تاکيد و توجه بيشتر به يک پاراگراف حرف اول کلمه اول پاراگراف را درشت تر بنويسيد. براي انجام اين کار بايد اين فرمان را از منوي Format زيرمنوي Drop Cap انتخاب کنيد. اين فرمان داراي سه گزينه بشرح زير است:
None: در اين حالت هيچ نوع درشت نويسي در کار نيست و پاراگراف هاي شما به حالت عادي تايپ خواهد شد.
Dropped: در اين حالت، حرف اول يک پاراگراف درشت نوشته خواهد شد و بقيه سطرها زير اين حرف قرار خواهند گرفت.
In margin: در اين حالت عمل درشت نويسي انجام مي شود ولي سطرهاي بعدي دقيقاً زير حرف دوم حرف درشت شده قرار مي گيرند. پس از انتخاب يکي از حالت هاي دوم يا سوم مي توانيد نوع قلم(Font) آن را نيز تعيين کنيد. از طرفي با انتخاب گزينه Line to drop مي توانيد تعداد سطرهايي را مشخص کنيد که حرف اول بايد اشغال کند. فرضاً اگر تعداد خط را پنج بگذاريد حرف شما به اندازه اي بزرگ مي شود که پنج سطر اشغال کند. چنان چه خواستيد تا حرف اول درشت با متن شما فاصله بگيرد مي توانيد از گزينه Distance from text استفاده کنيد.

پاراگراف و قالب بندي آن

پاراگراف و قالب بندي آن(Paragraph): همان طور که آموختيد پاراگراف شامل يک حرف، يک کلمه، يک جمله، يک سطر يا چند سطر است که تا پايان نپذيرفته، Enter نمي زنيم. هر جا که Enter زده شد به معناي پايان يک پاراگراف است.

علامت پاراگراف آشکار/پنهان(Show/Hide): در Word اين امکان وجود دارد تا به طريقي انتهاي پاراگراف هاي خود را ببينيد. چنان چه روي نوارابزار Standard را مشاهده کنيد با علامت Show/Hide برخورد مي کنيد که با فشردن اين علامت، انتهاي هر پاراگراف آن را مشاهده خواهيد کرد. با فعال کردن دکمه Show/Hide در نوار ابزار مي توانيد اين کاراکترهاي خاص که هر کدام بيانگر عملياتي که شما انجام داده ايد، هست را ببينيد. حال براي استفاده از قالب بندي هاي يک پاراگراف از زير منوي Paragraph در منوي Format استفاده کنيد.

۱) سطر بندي و تو رفتگي ها(Direction & Indents):

سطربندي يا جهت(Direction): توسط اين گزينه مي توانيد نوع و جهت تايپ خود را مشخص نماييد. (Arabic-Latin)
مسير، تراز(Alignment): بعد از تعيين جهت تايپ اکنون نوبت محل قرار گرفتن متن است. اگر فهرست رو به پايين اين گزينه را باز کنيد به گزينه هاي زير برخواهيد خورد.
چپ چين(Left): موجب مي شود تا متن شما در سمت چپ قرار گيرد انتخاب اين گزينه بيشتر در متن لاتين کاربرد دارد. پاراگرافي که با اين گزينه تايپ مي شود، از سمت چپ سطرها تراز بوده ولي سمت راست آن ها تراز نمي باشد. براي اين که سطرهاي پاراگراف تراز چپ شود متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کليــد Align Left و يا از کليد ترکيبي Ctrl+L استفاده کنيد.
راست چپن(Right): موجب مي شود تا متن شما در سمت راست قرار گيرد انتخاب اين گزينه بيشتر در متن فارسي کاربرد دارد. پاراگرافي که با اين گزينه تايپ مي شود، از سمت راست سطرها تراز بوده ولي سمت چپ آن ها تراز نمي باشد. براي اين که سطرهاي پاراگراف تراز راســت شود متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کليد Align Right و يا از کليد ترکيبي Ctrl+R استفاده نماييد.
وسط چين(Center): انتخاب اين گزينه مــوجب مي شود تا متن شما در وسط صفحه (بين دو حاشيه) قرار گيرد. البته اين به شرطي صادق است که سطري را که تايپ مي کنيد تمام سطر را اشغال نکند. براي اين منظور شما مي توانيد متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کليد Center و يا از کليد ترکيبي Ctrl+E استفاده نماييد.
- تراز شده حداقل(Justify Low)؛
- تراز شده متوسط(Justify Medium)؛
- تراز شده حداکثر(Justify high).
چنان چه بخواهيد پاراگراف شما بلندتر و يا کوتاه تر شود مي توانيد از گزينه هاي زير استفاده کنيد: اين گزينه ها موجب خواهند شد تا در لاتين فاصله بين کلمات و در فارسي خط تيره بين کلمات بيشتر گردد. مثال: گــزينــه، L a t i n
- تو رفتگي(Indentation): براي آن که متن خود را نسبت به حاشيه تو رفتگي بدهيد بايد از اين گزينه استفاده نماييد که براي لاتين(Left) و براي فارسي(Right) را انتخاب مي کنيد.
- بطور ويژه(Spacial): اگر اين گزينه را انتخاب کنيد و فهرست رو به پائين اين گزينه را باز کنيد به گزينه هاي زير برخواهيد خورد.
▪ None: هيچ اتفاقي نخواهد افتاد.
▪ First Line: سطر اول را به جلو و عقب مي راند.
▪ Hanging: متن را غير از سطر اول به عقب و جلو مي راند.

انواع پاراگراف:

طبق قوانين بين المللي تايپ مي توان پاراگراف ها را به سه دسته تقسيم کرد:
پاراگراف قالبي: در اين نوع پـاراگراف هيچ نوع تورفتگي از چپ و راست مشاهده نمي شود و متن از ابتداي پاراگراف شروع و تا انتها ادامه دارد. در اين حالت مي توانيد توسط گزينه Special و با انتخاب گزينه None اين عمل را انجام دهيد و يا مي توانيد متن خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کليد Justify و يا از کليد ترکيبي Ctrl+J استفاده کنيد.
پاراگراف نيمه قالبي: در اين نوع پاراگراف تنها سطر اول به داخل مي رود و بقيه سطرها به حالت عادي تايپ مي شود. يعني سطر اول کوتاه تر از سطرهاي ديگر است. در اين حالت توسط گزينه Special و با انتخاب گزينه First Line را انتخاب نماييد و سپس در قسمت جلوي آن، اندازه تو رفتگي لازم را بدهيد.
پاراگراف زائده دار: اين نوع پاراگراف داراي زائده اي در سطر اول است يعني سطر اول داراي طول بيشتري نسبت به بقيه سطرهاست. در اين حالت توسط گزينه Special گزينه Hanging را انتخاب نماييد و در کادر جلو By اندازه تورفتگي لازم را بدهيد.
راه ساده تر براي ايجاد پاراگراف قالبي، نيمه قالبـي و زائده دار، استفاده از خط کش مي باشـد. يک پاراگراف سه سطري تايپ نمائيد زماني که دو فلش خط کش(FirstLine،Hanging) روي هم قرار گرفته باشد، پاراگراف بصورت قالبي مي باشد.
زمانـي که فلش First Line جـلوتر از Hanging قرار بگيرد پاراگراف بصورت نيمه قالبي و در صورتي که فلش Hanging جلوتر از First Line باشد پاراگراف بصورت زائده دار مي باشد.

فاصله ها(Spacing):

اين گزينه براي دادن فاصله بين پاراگراف ها مي باشد. هنگامي که از نوع پاراگراف قالبي(بدون هيچ نوع تو رفتگي) استفاده مي کنيد طبق قوانين تايپ بايد بين پاراگراف ها يک فاصله اضافي بدهيد. جهت دادن فاصله اضافي براي پاراگراف بالايي از گزينه Before(قبلي) و براي دادن فاصله اضافي با پاراگراف پائيني از گزينه After(بعدي) استفاده کنيد.

فاصله خطوط(Line Spacing): براي زياد يا کم کردن فاصله بين خطوط(سطرها) از اين گزينه استفاده نماييد. هر چه قلم شما درشتر باشد فاصله بين سطرها بيشتر و هر چه قلم ريزتر باشد فاصله بين سطرها کمتر خواهد بود. البته مي توانيد توسط گزينه AT اين مقدار را کم يا زياد کنيد.

چاپ پرونده(Print): اکنون نوبت به آن رسيده است که پرونده خود را به چاپ رسانيد. براي چاپ پرونده بايد از زير منوي Print از منوي File استفاده کنيد يا از کليد ترکيبي و فوري Ctrl+P و يا از نشانه چاپگر روي نوار ابزار استفاده شود. اولين گزينه اي که در اين زيرمنو با آن روبرو مي شويد نوع چاپگر است. تعريف نوع چاپگر همانند تعريف نوع قلم بعهده ويندوز مي باشد. براي آن که بتوانيد فرمان چاپ را صادر کنيد بايد چاپگر را در ويندوز نصب کنيد. توجه داشته باشيد در صورتي که در Word بصورت رنگي تايپ نموده ايد حتماً بايد چاپگر رنگي در اختيار داشته باشيد.
چاپ صفحات انتخابي(Page Range): از آن جا که ممکن است بخواهيد صفحه يا صفحات خاصي از سند خود را به چاپ برسانيد لذا در اينجا امکانات متنوعي براي چاپ صفحات وجود دارد که عبارتند از:
All: چاپ تمام صفحات پرونده يا سند.
Current Page: انتخاب اين گزينه موجب خواهد شد تا صفحه جاري يعني صفحه اي که اکنون مکان نما بر روي آن قرار گرفته به چاپ برسد.
Selection: فقط قسمتي که مارک شده يا بلوک شده به چاپ مي رسد.
Pages: توسط اين گزينه مي توانيد صفحات خود را به دلخواه انتخاب و چاپ نماييد. به عبارتي چاپ صفحات انتخابي است. توجه داشته باشيد براي جدا کردن صفحات از علامت(،) و براي صدور فرمان چاپ صفحات پشت سرهم از علامت(-) استفاده مي شود. مثال: ۲،۷،۹،۱۶ و براي چاپ صفحات پشت سر هم ۳۰-۵۰.
Copies: چنان چه خواستيد از يک صفحه بيش از يکي چاپ شود مي توانيد از اين گزينه استفاده کنيد. کافيست تا تعداد کپي را در گزينه Number of copies مشخص کنيد.
Collate: فرض را بر اين داشته باشيد که خواستيد تا از صفحه ۱ تا ۱۵ چاپ بگيريد و تعداد کپي را روي سه قرار داده ايد(يعني از هر صفحه ۳ برگ) حال چنان چه گزينه Collate علامت تيک داشته باشد يک بار از صفحه يک تا ۱۵ چاپ مي شود و سپس چاپگر مرتبه دوم چاپ صفحه يک تا ۱۵ را آغاز مي کند و پس از پايان براي بار سوم و آخرين بار(چون تعداد کپي ۳ بود) از صفحه يک تا ۱۵ چاپ مي گيرد. يعني سه دسته ۱ تا ۱۵ جدا شده آماده اند. اما چنان چه اين گزينه علامت تيک نداشته باشد از صفحه يک، سه بار- صفحه دو، سه بار- صفحه سه، سه بار و ... همين طور اين عمل تا صفحه ۱۵ که آخرين صفحه است ادامه خواهد يافت.
Print: در حالت عادي تمامي صفحات چاپ خواهند شد. زيرا گزينه Print رويAll pages in range قرار دارد. اما چنان چه خواستيد مي توانيد با انتخاب Odd page صفحات زوج و با انتخاب Even pages صفحات فرد را به چاپ برسانيد. اين انتخاب به شما کمک مي کند تا در مواردي مثل تهيه جزوه بتوانيد پشت و رو چاپ بگيريد(يعني اول صفحات فرد را چاپ گرفته و سپس کاغذ را بر عکس در چاپگر قرار داده و بعـد فرمان چاپ صفحات زوج را صادر مي کنيم تا صفحات زوج پشت صفحات فرد چاپ شوند).