آيا احساس مي کنيد که نياز شما به سازماندهي کردن کارها يا افزايش کارايي تان، بيشتر شده است؟ آيا وقت خود را صرف فعاليت هاي زيادي مي کنيد اما با کمال تعجب مي بينيد که هيچ گام مثبتي در جهت تکميل آن ها برنداشته ايد؟ از لحاظ طرز استفاده، زمان شبيه پول است. ما زمان را مصرف، ذخيره يا سرمايه گذاري مي کنيم. وقتي زمان را سپري مي کنيم هيچ پيشرفتي در کارايي، موثر بودن و راندمان ايجاد نمي شود. زمان، بدون بازگشت سپري مي شود. وقتي که کارهايي را در زمان کمتر و با زحمت کمتري انجام مي دهيم در واقع زمان را ذخيره کرده ايم. در اين جا ما از ميانبرها استفاده کرده و فعاليت هايمان را انجام مي دهيم. وقتي هم که در حال سرمايه گذاري زمان هستيم به معناي آن است که ما اکنون زمان را استفاده مي کنيم تا آن را براي آينده ذخيره کنيم. وقتي به سينما مي رويم زمان خود را سپري مي کنيم. به هر حال اگر يک فيلمنامه نويس باشيم، زماني را که در سينما صرف مي کنيم به عنوان سرمايه اي براي ما تلقي مي شود که مهارت نوشتن ما را بالا مي برد. با اين کار در آينده به دليل افزايش مهارت، زمان کمتري را صرف نوشتن خواهيم کرد و در واقع سرمايه گذاري کرده ايم. سپردن کارها به ديگران يک سرمايه گذاري ارزشمند وقت محسوب مي شود. وقتي ما کاري را به ديگري مي سپاريم در واقع به کسي کاري را مي آموزيم که معمولا خودمان آن را انجام مي داديم. در حالي که آموزش ديگران در زمان حال، وقتگير است اما در آينده شما را از انجام آن کارها فارغ مي کند.

مهارت هاي مديريت زمان خصوصا براي کساني که اغلب کارهاي مختلف متنوعي را در طي يک روز انجام مي دهند، اهميت مي يابد. نکات مديريت زمان، به شما در افزايش کارايي و کاهش اضطراب هايتان کمک مي کند.
- بدانيد که مديريت زمان مساله اي است که از قديم الايام وجود داشته است. مهم نيست که چقدر منظم هستيد و کارهايتان سازماندهي شده است، نکته مهم آن است که همواره فقط 24 ساعت در يک روز وجود دارد. زمان تغيير نمي کند. آن چه واقعا مي توانيم مديريت کنيم، خودمان و طرز برخوردمان با زمان است.
- بررسي کنيد که کجاها بيشتر وقت تان را هدر مي دهيد. بسياري از ما قرباني«از بين برندگان زمان» مي شويم که زماني را که مي تواند براي ما خيلي مفيدتر و کاراتر باشد، مي دزدند. قاتلان زمان شما چه چيزهايي هستند؟ آيا شما وقت زيادي صرف گردش در سايت هاي اينترنتي، خواندن ايميل يا صحبت با ديگران در حوزه هاي مشخصي مي کنيد؟ شما مي توانيد ليست دقيقي از آن چه واقعا انجام مي دهيد، تهيه کنيد.
- اهدافي براي مديريت زمان ايجاد کنيد. به ياد داشته باشيد که تمرکز مديريت زمان روي تغيير رفتار شماست نه تغيير زمان . يک جاي خوب براي شروع ، حذف مواردي است که به عنوان از بين برنده زمان براي شما عمل مي کنند. مثلا براي يک هفته، براي خود هدف گذاري کرده و تصميم بگيريد که تماس هاي تلفني خود را در حين کار قطع کنيد. بسته به نوع کارتان براي خود اهدافي در زمينه مذکور تعيين کرده و آن ها را عملي کنيد.
- برنامه مديريت زمان را عملي کنيد. هدف از اين کار تغيير رفتارهايتان در برابر زمان براي به دست آوردن اهدافي که براي خود تعيين کرده ايد، است مثل افزايش کارايي يا کاهش اضطراب. پس نه تنها بايد اهداف خاصي را تعيين کنيد بلکه بايد آن ها را طي زمان بررسي کنيد تا ببينيد که آيا آن ها را انجام داده ايد يا نه.
- از ابزارهاي مديريت زمان استفاده کنيد. اين ابزارها مي توانند يک تايمر ساده يا يک نرم افزار برنامه ريزي باشد. اولين گام براي مديريت زمان، دانستن اين مطلب است که کجا مي خواهيد برويد و چگونه براي سپري کردن زمان تان در آينده، برنامه ريزي کنيد. يک نرم افزار مثلOutlook بسادگي برنامه اي از کارهاي تان را به شما مي دهد و مي تواند طوري تنظيم شود که هر اتفاقي را به شما يادآوري کند تا مديريت زمان را راحت تر انجام دهيد.
- کارهايتان را اولويت بندي کنيد. شما بايد هر روز و با اولويت بندي کارهاي همان روز را آغاز کرده و کارايي خود را محک بزنيد. اگر 20 کار براي يک روز داريد، صادقانه فکر کنيد که چند تا از آن ها واقعا نياز به انجام دارند. سپس آن ها را اولويت بندي کنيد. در هنگام بروز بحران ها، سعي کنيد به طور معمول رفتار کرده و کارهاي روزمره و هميشگي تان را دنبال کنيد.
- براي انجام کارهايتان محدوده زماني تعيين کنيد. مثلا براي خواندن و پاسخ دادن به ايميل ها مي توانيد همه روزتان را هدر دهيد اما به جاي آن اگر يک زمان يک ساعته در روز را به اين کار اختصاص دهيد، در واقع وقت تان را مديريت کرده ايد.

- مطمئن باشيد که سيستم هاي کامپيوتري شما سازماندهي شده اند. آيا وقت زيادي را صرف جستجوي فايلي در کامپيوترتان مي کنيد؟ زماني را به سازماندهي و مرتب کردن فايل هاي سيستم خود اختصاص دهيد. با اين کار در کوتاه ترين زمان مي توانيد به آن چه مي خواهيد برسيد.
- زمان خود را با انتظار کشيدن هدر ندهيد. از ملاقات با ارباب رجوع گرفته تا يک قرار در مطب دندانپزشکي به هر حال نمي توان از انتظار براي چيزي يا کسي اجتناب کرد. اما درست نيست که آن جا بنشينيد و وقت خود را بکشيد. هميشه چيزي همراه داشته باشيد تا بتوانيد وقت خود را با آن پر کنيد. مثلا گزارشي را که بايد مطالعه کنيد، چک هايي که بايد بررسي کنيد يا يک برگه سفيد براي برنامه ريزي در خصوص کارهايتان. تکنولوژي، اين کار را برايتان ساده تر کرده؛ استفاده از لپ تاپ يا تلفن همراه هميشه به شما کمک مي کند. در اين قسمت راه کارهايي ساده براي مديريت زمان به شما آموزش داده مي شود.
- فهرستي از«آن چه بايد انجام دهيد» تهيه کنيد. اين ليست ساده به شما کمک مي کند که آن چه را بايد انجام دهيد، دليل انجام آن ها و زمان لازم براي آن ها مشخص شود. سپس ليست را چاپ کرده و به عنوان«يادآور» نزد خود نگه داريد.
- قرار ملاقات ها، کلاس ها و دوره هاي خاص يا مکان هاي ويژه اي را که بايد برويد، به صورت روزانه يا هفتگي در يک جدول بنويسيد. اولين چيزي که صبح ها بايد به آن نگاه کنيد، اين است که چه کاري را بايد در راس بقيه کارهاي تان قرار دهيد و شب موقع خواب نگاه کنيد که چه کاري براي فردا مهم ترين کارتان است. مي توانيد يک جدول ماهانه نيز به صورتي که ذکر شد، تهيه کرده و کارهاي بلند مدت تر را در آن يادداشت کنيد. در بحث مديريت زمان، تعيين اولويت در کارها از اهميت ويژه اي برخوردار است چرا که گاهي با انجام کارهايي که چندان مهم نيستند، زمان لازم براي انجام کارهاي مهم و ضروري را از دست مي دهيم.