من مشاور بازاریابی هستم و علاوه بر آن با صاحبان مشاغلی که می‌خواهند کسب و کارشان را رونق دهند، مشاوره دارم. وقتی که یکی از آنها پیش من می‌آید، پس از چندی به این نتیجه ساده می‌رسم که بدون اعمال تغییرات، سودکردن بی‌معناست. این اشخاص از من می‌خواهند که برای رونق کسب و کارشان و به عبارتی پول درآوردن هرچه بیشتر راههایی به آنها بگویم. بله من هم می‌توانم این کار را انجام دهم اما اگر این افراد دست به تغییر نزند، انبوهی از این توصیه‌ها و راهکارها هم به درد نمی‌خورند – و کاملاً‌مشخص است که هر تغییری به سادگی محقق نمی‌شود چراکه به گفته معروف ترک عادت موجب مرض است! اما باید بگویم که ترک عادت وقتی موجب مرض است که فرد زود تسلیم شود و به نتایج این تغییرات و شیوه جدید زندگی و کار ایمان داشته برای نیل به این اهداف سختی‌ها را تحمل کند. اگر شما صاحب یک کسب و کار باشید، نه تنها عادت کردن به این شیوه جدید برای خودتان سخت است بلکه برای کارمندانتان هم دشوار است: این مطلب در مورد 10، 100 یا 1000 کارمند هم صدق می‌کند تا وقتی که نفهمید این راه و روش قدیمی دارد به کسب و کارتان صدمه می‌زند، سراغ تغییرو تحول نخواهید رفت، برای این که روش و عادت جدیدی را شروع کنید، باید علاقه داشته باشید. خب حالا می‌پرسید که چگونه می‌توان این علاقه را ایجاد کرد؟‌ این جا همان بحث معروف «نابرده رنج تغییر میسر نمی شود» پیش می‌آید. به طور مثال داستان یکی از مراجعانم را تعریف می کنم :

سال پیش مدیر یک شرکت مدیریت اموال به من مراجعه کرد و درخواست مشاوره نمود. روند پردازش پرداخت‌های مشتریان آنها از لحظه اول دریافت پول‌هایشان تا مرحله‌ای که این مبالغ به حساب شرکت واریز می شد، چهار مرحله داشت. لازم به ذکر است که شرکت دو مالک داشت که باهم شریک بودند و چهار کارمند هم در آنجا مشغول به کار بودند.این چهار کارمند مسئول پردازش این فرایند چهار مرحله‌ای بوده و درستی حساب دخل و خرج این موسسه به آنها بستگی داشت .

شاید در نگاه اول، این کار به نظر شما ساده بیاید اما فراموش نکنید که این شرکت هرروز با تعداد زیادی از این مبالغ روبروست که از مشتریان آنها به دستشان می‌رسد و تعداد این بسته‌های پرداختی در هر هفته به چند صدتا می‌رسد. این شرکت واقعاً‌با مشکل روبرو بود. روزهای متمادی وجود داشت که کارمندان آنقدر سرشان شلوغ بود و با این پرداخت‌ها و حساب های گوناگون درگیری داشتند که اصلاً نمی‌توانستند به کار اصلی‌شان برسند و گاهی مجبور می‌شدند اضافه بر ساعات عادی بمانند و کارهای عقب‌مانده را رفع و رجوع کنند. بعضی مواقع هم برعکس اتفاق می‌افتاد و این چهار نفر ساعات اضافه کاری را به رسیدگی به این مبالغ می‌گذراندند. هرچه که قراردادها و مشتریان این شرکت افزایش می‌یافت، این دردسرها هم بیشتر می‌شد. هر چه که این کار زمان بیشتری می‌برد، آنها مجبورمی‌شدند بیشتر اضافه کاری کنن .

و هرچه تعداد این ساعات کاری اضافه افزایش می‌یافت، کارایی و بازدهی کارمندان هم کمتر می‌شد و در کل راندمان کل پروسه‌ کارها نزول می‌کرد. وقتی که با کارمندان و کارفرمایان صحبت کردم دریافتم که آنها نیز در این فرایند کنونی فرسوده و خسته شده‌اند و دیگر آن را مفید نمی‌دانند. این رویه که قبلا مفید بود و کارایی داشت نه تنها امروز آسیب پذیر شده بلکه هزینه برهم هست و خرج می‌تراشد. با این تفاسیر و با توچه به این که اقتصاد و تجارت با سرعت به پیش می‌رود، این چالشها و دردسرها کوتاه مدت نخواهند بود .

من به سادگی فهمیدم که چاره این مشکلات کوتاه کردن پروسه پردازش و حساب و کتاب کردن این ارقام است. باید به جای چهار کارمند، دو کارمند این وظیفه را برعهده گیرند و این کارهم تنها یک به یک روش محقق می‌شود و آن انیست که نرم‌افزار مدیریت هزینه‌هایشان را که در حال حاضر از آن آن استفاده می‌کردند، ارتقا دهند و با نیازهای کنونی هماهنگ سازند . کاملاً واضح است که من ارتقا و به روزکردن این نرم‌افزار را در ردیف اول لیست توصیه‌هایم قرار دادم. این کار حدود 2000 دلار خرج بر می‌داشت و احتمالاً‌ آنها مایل نبودند که به این توصیه‌ها عمل کنند و بازهم بحث «نابرده رنج تغییر میسر نمی‌شود.» پیش می‌آید .

من علاوه بر این که ارتقای این ابزار را به آنها پیشنهاد کردم، به مدیران این شرکت گفتم که هزینه‌های انجام این پروسه دردسرسازشان را که با این سیسمت قدیمی انجام می‌شود، برآورد کنند. سپس خودم مخارج کار با یک نرم‌افزار مناسب را برایشان محاسبه کردم. نتیجه جالب توجهی به دست آمد: تفاوت این دو عدد نزدیک به 7500 دلار در سال بود! شاید این رقم چندان قابل توجه نباشد اما بازهم دقت کنید که ما درباره یک شرکت بزرگ و معروف حرف نمی‌زنیم. این یک شرکت کوچک و شخصی است که تنها 6 کارمند دارد .

با این تفاسیر حتماً‌ می‌دانید که این اشخاص بی‌درنگ این تغییرات را اعمال کردند. 2000 دلار هزینه یک تغییر که 7500 دلار صرفه‌جویی در سال را به دنبال دارد، یک پول خرج کردن بیهوده نیست. بلکه یک سرمایه گذاری سودآور است .

کارمندان می‌دیدند که در حال حاضر در کارشان با مشکل روبرو هستند و هرروز فشار کاری بیشتری را متحمل می‌شدند. از این رو به اعمال این تغییرات علاقه نشان دادند و خواهان آن شدند .

اگر شما هم با اینچنین دردسرهایی مواجه هستید، فکر کنید و ببنید که در ازای چسبیدن به همین رویه کنونی چه خواهید پرداخت و چه به دست خواهید آورد. اگر از مواجه با چالش‌ها و هزینه‌های تغییرات بترسید، با مشکلاتی به مراتب بدتر از دردسرهای اعمال تغییرات، روبرو خواهید شد. دردسرهایی که جز خرج تراشی اضافی، فرسودگی کارمندان و خودتان، کندی روند کار و در نهایت ضرر کردن، نتایجی در پی نخواهد داشت . اگر مشکلاتتان را به درستی بشناسید، آنوقت به اعمال تغییرات و به کارگیری ابزارها و فرایندهای تازه علاقه‌مند خواهید شد .

By: Susan Carter

مترجم: آذین صحابی

برگرفته از : روزنامه تفاهم