قوانین ممکن است به شکلهای متفاوتی وجود داشته باشند : قوانین ویژه در خصوص فعالیتها نظیر مجوزهای بهره برداری قوانین ویژه در خصوص محصولات یا خدمات قوانین ویژه در خصوص صنعتی که سازمان در آن زمینه فعالیت می کند قوانین عمومی ایمنی و بهداشت برای شناسایی این قوانین و نیز تغییرات آنها می توان از منابع مختلفی استفاده کرد مانند : سازمانهای دولتی تشکل های صنفی و صنعتی بانکهای اطلاعاتی موجود خدمات تخصصی مشاورین و کارشناسان ایمنی بهترین روش ،‌ تهیه لیستی از قوانین مرتبط با فعالیتها ، محصولات و خدمات سازمان است که به طور دائم به روز می شوند . این کار مشابهت فراوانی با شناسایی و مطابقت با استانداردهای عملیاتی ، محصولات و خدمات در سیستمهای مدیریت کیفیت دارد .

4ـ3ـ3ـ اهداف ( Objectives ) : سازمان باید اهداف بهداشت شغلی و ایمنی مدونی در هر بخش و سطحی در درون سازمان که مرتبط باشد ایجاد کرده و برقرار نگهدارد . سازمان هنگام تعیین و بازنگری اهداف خود باید الزامات قانونی و سایر الزامات ، خطرات ( عوامل زیان آور ) بهداشتی ـ ایمنی و ریسک ها ، گزینه های فن آوری ، الزامات مالی و عملیاتی و بازرگانی خود و نیز نظرات طرفهای ذینفع را در نظر گیرد . اهداف باید با خط مشی بهداشت شغلی و ایمنی و از جمله تعهد به بهبود مستمر سازگار باشد . به هنگام تدوین اهداف باید در نظر داشت که این اهداف به منظور دستیابی به خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی ایجاد می شوند . بنابراین اهداف باید در راستای خط مشی بوده و از سازگاری کامل با آن برخوردار باشند . بهترین روش این است که خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی به گزاره هایی تقسیم و اهداف بر اساس این گزاره ها تدوین شوند .به هنگام تدوین اهداف همچنین باید به یافته های حاصل از بازنگری های ایمنی و نیز خطرات و مخاطرات ایمنی تعیین شده توجه داشت . سایر مواردی که به هنگام تدوین اهداف مورد استفاده قرار می گیرند عبارتند از : مطابقت با قوانین و مقررات ایمنی و بهداشت شغلی نظرات طرفهای ذینفع شاخصهای عملکرد ایمنی و بهداشت شغلی تدوین روش اجرایی برای تعیین اهداف اگرچه به عنوان الزام استاندارد تعریف نشده لیکن می تواند بسیار مفید واقع شود . روش بسیار مناسب جهت ارزیابی اهداف و تعیین مناسب بودن آنها ، روش آزمون هوشمند ( Smart Test ) است . در این روش عواملی که باید به هنگام تدوین و ارزیابی اهداف مورد توجه قرار گیرند به طور بسیار خلاصه و روشن تبیین می شود . این عوامل عبارتند از : مشخص بودن : اهداف باید مشخص بوده و از به کارگیری جملات و الفاظ مبهم در آنها خودداری شود . سنجش پذیری : اهداف باید حتی المقدور قابل اندازه گیری باشد . بیان اهداف به صورت وصفی در بسیاری از موارد ، تعیین میزان دستیابی به آنها را با مشکل مواجه می کند . مورد توافق بودن : اهداف باید موافق نظر افرادی باشد که قرار است جهت دستیابی به آنها اقدام کنند و به تایید آنان برسد . به بیان بهتر لازم است یک توافق جمعی در خصوص اهداف ایمنی و بهداشت شغلی سازمان وجود داشته باشد . واقع نگرانه بودن : اهداف باید واقع بینانه و با در نظر گرفتن امکانات ، محدودیتها و وضعیت فعلی سازمان تدوین شوند . اگر اهداف بلند پروازانه باشند ، علاوه بر ایجاد مغایرت و عدم تطابق ، انگیزه و تلاش کارکنان در جهت دستیابی به آن را نابود خواهد کرد و موجب بروز دلسردی در میان آنان خواهد شد . همین طور اگر اهداف بسیار بدبینانه تدوین شوند ، سازمان نخواهد توانست به میزان مطلوبی از بهبود در عملکرد خود دست یابد . علاوه بر این ، واقع بینانه بودن یک هدف ،‌ بدین معناست که هدف باید معقول و مرتبط با خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی سازمان باشد . زمان بندی : اهداف باید در یک محدوده زمانی بیان شوند . عدم وجود یک مهلت برای دستیابی به هدف ، موجب خواهد شد که سازمان تلاش لازم جهت دستیابی به آن را از خود نشان ندهد . تعیین یک زمان مشخص برای دستیابی به هدف باعث خواهد شد که سازمان بتواند در فواصل زمانی معین میزان دستیابی به هدف را ارزیابی کند و در صورت لزوم برنامه ها و روشهای دستیابی به اهداف را مورد بازنگری قرار دهد.

4ـ3ـ4ـ برنامه ( های ) مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OH & S Management Programs ): سازمان باید برنامه هایی برای دستیابی به اهداف ایجاد کرده و برقرار نگهدارد که شامل موارد زیر باشد : الف ) تعیین مسئولیتها برای دستیابی به اهداف در هر بخش و سطحی از سازمان که مرتبط باشد . ب ) نحوه و زمان بندی دستیابی به آنها : برنامه ( های ) مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی باید در فواصل زمانی مناسب و مشخص مورد بازنگری قرار گیرد . این برنامه ( ها ) هر جا که لازم باشد باید اصلاح شوند تا هرگونه تغییر در فعالیتها ، محصولات ، خدمات یا شرایط عملیاتی سازمان در آنها ملحوظ گردد . ایجاد و به کارگیری یک یا چند برنامه ، عاملی کلیدی برای اجرای موفق سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی است.در این برنامه باید نحوه دستیابی به اهداف از جمله زمانبندی و کارکنان مسئول اجرای آن تشریح شود . برنامه را می توان به بخشهایی تقسیم کرد که هر کدام ، عناصر خاصی از عملیات سازمان را در بر گیرد . نباید فراموش کرد که این برنامه باید شامل بازنگری ایمنی و بهداشت شغلی در فعالیتهای جدید باشد . برنامه های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی باید با هدف دستیابی به اهداف ایمنی و بهداشت شغلی تدوین شوند . به همین دلیل به هنگام تدوین برنامه باید کلیه اهداف ایمنی و بهداشت شغلی در نظر گرفته شوند . به منظور دستیابی به حداکثر اثربخشی لازم است برنامه های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی به صورت هماهنگ و سازگار با برنامه راهبردی سازمان تدوین شوند . در چنین حالتی است که می توان انتظار حمایت کامل مدیریت از برنامه را داشت . هر برنامه باید به سه سوال در خصوص یک هدف پاسخ دهد : چگونه : چگونه قرار است این هدف به وقوع بپیوندد ؟ چه کسی : چه کسی قرار است این کار را انجام دهد ؟ چه هنگام : چه زمانی این کار باید انجام شود ؟ تدوین یک روش اجرایی برای تنظیم برنامه های ایمنی و بهداشت شغلی در اکثر مواقع فواید بسیاری دارد . برنامه های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی یکی از قویترین ابزارهای مدیریت برای بهبود عملکرد و بهداشت شغلی سازمان می باشند . این برنامه ها باید پویا بوده و به منظور سازگاری با تغییرات اهداف سازمان مورد بازنگری قرار گیرند .

4ـ4ـ اجرا و عملیات ( Implementation and Operation ) : 4ـ4ـ1ـ ساختار و مسئولیت ( Structure and Responsibility ) : وظایف ، مسئولیتها و اختیارات کارکنانی که در مدیریت ، اجرا و تایید فعالیتهای موثر بر ریسکهای بهداشتی ـ ایمنی سازمان نقش دارند باید تعیین ، مدون و ابلاغ شوند تا مدیریت بهداشتی ـ ایمنی موثر تسهیل شود . مسئولیت نهایی ( اجرای صحیح نظام مدیریت ) بهداشتی ـ ایمنی بر عهده مدیریت رده بالای سازمان می باشد . سازمان باید یکی از مدیران رده بالا ( به عنوان مثال در سازمانهای بزرگ یکی از اعضای هیات مدیره یا هیات اجرایی ) را با مسئولیتهای ویژه به عنوان نماینده مدیریت منصوب نماید ، تا از استقرار و اجرای مناسب الزامات سیستم مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی در تمام قسمتها و حوزه های عملیاتی اطمینان یابد . نماینده مدیریت سازمان باید دارای وظایف ، مسئولیتها و اختیارات معینی برای موارد زیر باشد : الف ) حصول اطمینان از اینکه الزامات مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی بر طبق مشخصات OHSAS 18001 می باشد . ( و اجرا و حفظ نیز می گردد ) ب ) حصول اطمینان از اینکه الزامات مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی جهت بازنگری و به عنوان پایه ای برای بهبود این سیستم ، به مدیریت رده بالا اعلام می گردد . کلیه کسانی که دارای مسئولیتهای مدیریتی می باشند باید تعهد خود را به بهبود مستمر عملکرد بهداشتی ـ ایمنی نشان دهند . یادآوری : ( سازمان باید منابع ضروری برای اجرا و کنترل سیستم مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی را فراهم نماید) این منابع شامل منابع انسانی ، مهارتهای تخصصی ، فن آوری و منابع مالی می باشد . برای اجرای اثربخش سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی لازم است سازمان توانایی ها و سازوکارهای پشتیبانی لازم جهت دستیابی به خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی ایجاد کند و به طور مستمر بهبود دهد .

توانایی ها و پشتیبانی های مورد نیاز سازمان به منظور آمادگی در برابر تغییر خواسته های طرفهای ذینفع و فرایند بهبود مستمر توسعه می یابند . برای دستیابی به اهداف ایمنی و بهداشت شغلی ، سازمان باید انسانها ، سیستمها ، راهبردها ، منابع و ساختار لازم را شناسایی و به کار گیرد .

برای بسیاری از سازمانها استقرار سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی می تواند با نگرش مرحله ای صورت پذیرد . بنابراین لازم نیست در ابتدای استقرار این سیستم کلیه منابع و ساختار در سطح عالی وجود داشته باشد ، بلکه مهم این است که بر اساس سطح آگاهی سازمان ، مخاطرات و انتظارات طرفهای ذینفع سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی پایه مستقر شود و سپس با اتکا به دیدگاه بهبود مستمر ، این دیدگاه ارتقا یابد . ابتدا باید ساختار سازمانی ایجاد شود و در صورتی که چنین ساختاری موجود باشد ، باید با درنظر گرفتن الزامات سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی مورد بازنگری قرار گیرد . ساختار سازمان متشکل از دو بخش اساسی یعنی نمودار سازمانی و شرح وظایف و اختیارات عناوین مختلف سازمان است . همانطور که می دانیم هدف از استقرار یک سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی این نیست که سازمان تمامی انرژی خود را صرف ایجاد محیط امن کند . چرا که رسالت اصلی هر سازمانی در وهله اول ، بقای سازمان در محیط رقابتی است و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی نیز در نهایت باید سازمان را در دستیابی به این رسالت یاری کند .

به همین دلیل به هنگام ایجاد یا بازنگری ساختار سازمانی مطابق با نیازمندیهای OHSAS باید رسالت کلی سازمان تعریف و بر آن اساس اجزایی که برای دستیابی به آن رسالت مورد نیازند ، ایجاد شود . این اجزا به صورت عناوین و واحدهای سازمان به هر شکل مناسب تعریف می شوند . حال با این اطلاعات باید اجزایی را که مسئولیت و نقش در استقرار موثر سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی دارند ، شناسایی کرد و این وظایف و نقشها را در قالب شرح وظایف و اختیارات به آنها ابلاغ کرد . در سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی هیچ واحد یا فرایند سازمانی که مرتبط با ایمنی و بهداشت شغلی نباشد ، وجود ندارد . اجرای موفقیت آمیز سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی تعهد تمامی کارکنان سازمان را می طلبد . بنابراین مسئولیتهای ایمنی و بهداشت شغلی نباید محدود به امور ایمنی انگاشته شود ، بلکه می تواند امور دیگر سازمان مانند مدیریت عملیات یا سایر وظایف کارکنان به جز موارد ایمنی و بهداشت را نیز در بر گیرد . این تعهد باید از بالاترین سطوح مدیریت شروع شود . لذا مدیریت رده بالا بایستی خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی را ایجاد کند و اطمینان حاصل نماید که سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی اجرا می شود .

به عنوان بخشی از این تعهد ، مدیریت رده بالا بایستی فرد یا افراد خاصی را به عنوان گماشته مدیریت با مسئولیت و اختیار تعریف شده برای اجرای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی تعیین کند . سازمانهای بزرگ یا پیچیده می توانند بیش از یک گماشته مدیریت داشته باشند . در شرکتهای کوچک یا متوسط این مسئولیتها می تواند توسط یک نفر انجام شود . اکیدا توصیه می شود که گماشته مدیریت در نمودار سازمانی مشخص شده باشد . این امر اگرچه صراحتا در استاندارد OHSAS خواسته نشده است لیکن باعث خواهد شد که اولا تمامی پرسنل به راحتی از وجود و موقعیت چنین سمتی مطلع شوند و ثانیا با توجه به ارتباط مستقیم گماشته مدیریت با مدیریت رده بالا ، جایگاه و اختیارات وی مستحکم تر شود . به همین ترتیب حائز اهمیت است که سایر مسئولیتهای کلیدی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی به درستی تعریف شود و به کارکنان مربوطه منتقل شود. مدیریت رده بالا همچنین باید اطمینان حاصل کند که منابع مناسب همواره فراهم است تا مطمئن شود که سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی اجرا می شود و برقرار می ماند . این منابع شامل منابع انسانی ، فیزیکی ( نظیر تجهیزات و تسهیلات ) و منابع لازم برای دستیابی به اهداف ایمنی و بهداشت شغلی می شود .

برخی از این منابع عبارتند از : نیروی آموزش دیده و ماهر اطلاعات مربوط به روشهای نوین و مقررات جدید تجهیزات و ماشین آلاتی که نکات ایمنی در آنها رعایت شده باشد تسهیلات ایمنی و بهداشتی نظیر درمانگاه ، آتش نشانی و غیره منابع فن آوری نظیر استفاده از ربات برای فعالیتهای بسیار خطرناک ریشه بسیای از مغایرتها و حوادث ایمنی در عدم شناسایی و تامین منابع لازم نهفته است . به ویژه در کشور ما به منابع اطلاعاتی توجه بسیار کمی می شود و به هنگام سخن گفتن از منابع فقط منابع انسانی و فیزیکی مدنظر قرار می گیرند. از طرف دیگر سازمانهای کوچک و متوسط به دلیل محدودیتهای ناشی از امکانات خود در بسیاری موارد در تامین منابع لازم با مشکلات زیادی مواجه می شوند . در برخورد با چنین محدودیتهایی ،‌ استفاده از راهبردهای همکاری نظیر موارد زیر می تواند کمک شایانی به سازمان نماید : استفاده از منابع اطلاعاتی و فن آوری مشتریان بزرگ سایر سازمانهای متوسط و کوچک که همکار یا عضو یک مجموعه اند می توانند برای تبادل اطلاعات ، ایجاد و استفاده از تسهیلات مشترک ، تعریف پروژه های مشترک جهت بهبود عملکرد استفاده از مشاورین به صورت مشترک اقدام کنند . استفاده از موسسات استاندارد ، تشکل های سازمانهای کوچک و متوسط ، اتحادیه های صنفی برای آموزش و برنامه های افزایش آگاهی استفاده از دانشگاهها و سایر مراکز تحقیقاتی در ارتباط با منابع ، سوالات زیر می تواند راهنمای خوبی برای بررسی وضعیت سازمان در این خصوص باشد : 1 ـ سازمان چگونه منابع لازم برای دستیابی به اهداف ایمنی و بهداشت شغلی را شناسایی و تامین میکند ؟ 2 ـ سازمان چگونه بین هزینه ها و فواید فعالیتهای ایمنی و بهداشت شغلی تعادل برقرار می کند ؟

4ـ4ـ2ـ آموزش ، آگاهی و صلاحیت ( Training , Awareness and Competence ) : کارکنانی که وظایف آنها می تواند باعث پیامدهای بهداشت شغلی و ایمنی در محل کار شود باید واجد صلاحیت باشند . صلاحیت به معنای داشتن تحصیلات ، آموزش و یا تجربه مناسب می باشد . سازمان باید روشهای اجرایی ایجاد کرده و برقرار نگهدارد تا مطمئن شود که کارکنان در هر بخش و سطحی از موارد زیر آگاه می باشند : الف ) اهمیت انطباق با خط مشی و روشهای اجرایی بهداشتی ـ ایمنی و با الزامات سیستم مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی ب ) پیامدهای بهداشتی ـ ایمنی ، حاصل از فعالیتهای کاری آنان و منافع حاصل از عملکرد بهبود یافته افراد ، اعم از بالقوه و بالفعل ج )‌ نقش و مسئولیتهای خود در حصول انطباق با خط مشی و روشهای اجرایی بهداشتی ـ ایمنی و با نیازمندیهای سیستم مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی و از جمله با الزامات آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری د ) عواقب بالقوه عدول از روشهای اجرایی عملیاتی مشخص شده روشهای اجرایی آموزش باید سطوح مختلفی را در نظر بگیرد از جمله : الف ) مسئولیت ، توانایی و معلومات ب ) ریسک قدم اول در افزایش آگاهی پرسنل نسبت به ایمنی و بهداشت شغلی ، شناسایی نیازهای آموزشی است . تهیه روش اجرایی برای تعیین نیازهای آموزشی و به روز کردن آن معمولا باعث انجام بهتر این کار می شود . نیازهای آموزشی را می توان از طرق زیر شناسایی کرد : بررسی وظایف و مسئولیتهای هر پست و تعیین شرایط احراز با توجه به مسائل ایمنی و بهداشت شغلی و سپس مقایسه این شرایط با وضع موجود فرد متصدی شغل نظرات مدیران و مسئولین مستقیم نتایج ممیزی های داخلی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه اهداف ایمنی و بهداشت شغلی سازمان قوانین و مقررات ایمنی و بهداشت شغلی نکته مهم در تعیین نیازهای آموزشی استمرار این فرایند است . به بیان دیگر نیازهای آموزشی به هنگام تغییرات در فرایندها ، اهداف و مخاطرات ایمنی و بهداشت شغلی باید مورد بازنگری قرار گیرد . بازنگری دوره ای نیازهای آموزشی تا حد زیادی می تواند از مطابقت نیازها با تغییرات اطمینان به دست دهد . مساله دیگر ، تفاوت بین آموزش و آگاهی در سیستمهای مدیریت است . آگاهی های عمومی پرسنل در خصوص مسائل ایمنی و نقش آنان درجلوگیری از مخاطرات احتمالی بسیار حایز اهمیت است . مدیریت رده بالای سازمان نقش کلیدی در ایجاد آگاهی و انگیزش نزد پرسنل دارد و باید تعهد خود نسبت به ایمنی را به طرق مختلف به سطوح پایین تر سازمان منتقل کند . همچنین کلیه پرسنل باید این تعهد و آگاهی را به همان شکل به سطح پایین تر خود منتقل کنند . در نهایت کلیه اعضای سازمان باید اهمیت دستیابی به اهداف ایمنی و بهداشت شغلی را درک کنند و از انگیزه لازم برای تلاش در راستای دستیابی به آن برخوردار شوند . به این ترتیب عملکرد ایمنی و بهداشت شغلی سازمان در کلیه سطوح افزایش می یابد . همانگونه که قبلا نیز ذکر شد این فرایند یک چرخه مستمر بوده و هیچگاه نمی توان ادعا کرد که سازمان دیگر نیازی به افزایش آگاهی و آموزش پرسنل ندارد . آموزش کارکنان به طور معمول طی مراحل زیر صورت می پذیرد : تعیین نیازهای آموزشی کارکنان ایجاد برنامه آموزشی جهت تامین نیازهای تعیین شده تصدیق مطابقت برنامه آموزشها با الزامات قانونی یا نیازمندیهای سازمان اجرای برنامه های آموزشی مستند سازی آموزشها و حفظ سوابق ارزیابی میزان موثر بودن آموزشها از آنجا که مسایل ایمنی و بهداشت شغلی ارتباط مستقیم با سلامت کلیه افراد حاضر در محیط کار از جمله پیمانکاران و بازدید کنندگان دارد ، سازمان باید ثابت کند که تدابیری برای آگاهی لازم در این افراد نیز اتخاذ کرده است . این امر از طرق مختلف نظیر نصب علایم هشداردهنده و انتقال اصول ابتدایی به افراد میسر است .

4ـ4ـ3ـ مشاوره و ارتباطات ( Consultation and Communication ) : سازمان جهت حصول اطمینان از انجام تبادل دو طرفه اطلاعات بهداشتی ـ ایمنی مرتبط با کارکنان و طرفهای ذینفع ، باید روشهای اجرایی تدوین نماید . درگیر نمودن کارکنان با مسایل بهداشتی ـ ایمنی و مشاوره های مربوط به ایشان باید مستند شده و به اطلاع طرفهای ذینفع برسد . کارکنان باید : الف ) جهت مدیریت بر ریسکها ، در تهیه و بازنگری خط مشی و روشهای اجرایی درگیر شوند . ب ) در صورت بروز هرگونه تغییر که ممکن است بر بهداشت شغلی و ایمنی کارگاه موثر باشد طرف مشورت قرار گیرند . ج ) در مورد مسایل بهداشتی و ایمنی توجیه شوند . د ) از اینکه چه کسی ( کسانی ) نمایندگان بهداشتی ـ ایمنی آنان می باشند و نماینده مدیریت در این خصوص چه کسی است ، اطلاع داشته باشند . در خصوص مسایل درون سازمانی اطلاعات مرتبط با ایمنی و بهداشت شغلی می تواند شامل موارد زیر باشد : خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی و تغییرات آن اهداف و برنامه های ایمنی و بهداشت شغلی و تغییرات آنها روشها و دستورالعملهای ایمنی و بهداشت شغلی و تغییرات آنها نتایج حاصل از پایش و اندازه گیری عملکرد و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مرتبط با آنها نتایج حاصل از ممیزی های داخلی نتایج حاصل از بررسی حوادث ، رخدادها و موارد شبه رخداد نتایج حاصل از بازنگری مدیریت باید توجه داشت که لزومی ندارد حتما تمامی این اطلاعات به تمامی افراد سازمان منتقل شود بلکه این اطلاعات باید به افراد مرتبط به طرز صحیح منتقل شود ، در خصوص موارد عمومی از قبیل خط مشی ، لازم است این اطلاعات به کلیه سطوح سازمانی انتقال پیدا کند . همچنین باید توجه داشت که این انتقال نباید ارتباطی یک جانبه باشد بلکه سازمان نیز باید از اطلاعات کارکنان بهره برداری لازم را بکند . مواردی که سازمان می تواند از اطلاعات کارکنان استفاده کند عبارتند از : تعیین اهداف ایمنی و بهداشت شغلی تعیین مخاطرات و مخاطره سنجی تدوین برنامه های ایمنی و بهداشت شغلی منابع اطلاعات برون سازمانی مرتبط با ایمنی و بهداشت شغلی می تواند شامل این موارد باشد : خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی که باید به اطلاع طرفهای ذینفع برسد . انجمنهای صنفی و مراکز تدوین قوانین ایمنی و بهداشت شغلی اطلاعات مربوط به مخاطرات ایمنی و بهداشت شغلی مرتبط با عملیات سازمان که به اطلاع طرفهای ذینفع می رسد . اطلاعات لازم در خصوص برنامه ریزی اضطراری و سایر موارد مربوط که با مسئولین دولتی و عمومی رد و بدل می شود ( نظیر هماهنگی با سازمان محلی آتش نشانی )

4ـ4ـ4ـ مستند سازی ( Documentation ) : سازمان باید برای موارد زیر اطلاعات را به شکل مناسب ، از قبیل ثبت بر روی کاغذ یا به صورت الکترونیکی ، ایجاد نموده و برقرار نگهدارد : الف ) تشریح عناصر اصلی سیستم مدیریت و روابط متقابل آنها ب ) رجوع دادن به مستندات مربوطه یادآوری : به منظور استفاده موثر و کارآمد از مستندات ، بسیار مهم است که مستند سازی در کمترین حد لازم انجام و نگهداری شود . سازمان باید اطمینان یابد که مستندات برای اجرای کامل برنامه های بهداشت شغلی و ایمنی در دسترس بوده و متناسب با نیازها می باشد . مستنداتی که به منظور تشریح الزامات سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی تدوین می شوند باید به حد کافی عناصر اصلی این نظام و به ویژه تاثیر متقابل آنها را تشریح کند ، این مستندات همچنین باید راهنمایی های لازم را در خصوص این که از کجا می توان اطلاعات تفصیلی بیشتر را درباره کار هر یک از بخشهای خاص سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی به دست آورد ، ارایه نماید . یکپارچه سازی این نظامنامه با نظامنامه مدیریت کیفیت و احتمالا نظامنامه مدیریت زیست محیطی تاثیر بارزی در ارتقای اثربخشی و کارایی مستندات خواهد داشت . مستندات مربوطه میتواند شامل موارد زیر باشد : الف ) اطلاعات فرایند ب ) ساختار سازمانی ج ) استانداردهای داخلی و روشهای اجرایی عملیاتی د ) طرحهای اضطراری مربوط به هر مکان روشها و فرایندهای عملیاتی باید تعریف شده و به صورت مناسب مدون شوند و به هنگام لزوم مورد بازنگری قرار گیرند . انواع مختلف مستندات مورد استفاده درسازمان باید به صورت روشن و شفاف تعریف شده و ارتباط آنها مشخص باشد . وجود مستندات ایمنی و بهداشت شغلی به کارکنان کمک می کند تا بتوانند برای دستیابی به اهداف ایمنی و بهداشت شغلی چه فعالیتهایی باید صورت گیرد . همچنین این مستندات ، ارزیابی سیستم و عملکرد ایمنی و بهداشت شغلی را امکان پذیر می سازد . ماهیت مستندات بسته به اندازه و پیچیدگی سازمان متفاوت است .

منبع:

http://www.industryinfobase.ir

پایگاه اطلاعات صنعتی ایران