شاید بهترین راه این باشد که از همان ابتدا سعی کنید «فرد مناسبی» را انتخاب کنید. برای این کار، انجام یک مصاحبه هدف‌دار و تنظیم شده می‌تواند مفید باشد. پس بهتر است که برای برگزاری چنین مصاحبه‌ای مهیا شوید! برای این منظور، فهرستی از نیازهای شغلی و ویژگیهای کار را به ترتیب اولویت‌بندی کنید و پرسشهای باز و آزادی برای پرسیدن از متقاضی کار دردست داشته باشید. این روش کمک می‌کند تا در استخدام متقاضی اشتباه کمتری صورت پذیرد. حال باید تصمیم بگیرید که چه سوالاتی را از متقاضی بپرسید .
پیشنهاد می‌شود، در وهله اول تعیین کنید که شغل موردنظرتان، چه مهارتها و آموزشهایی نیاز دارد و بدین‌وسیله یک شرح شغل تهیه کنید که در آن فهرستی از نیازهای شغلی که برای انجام کار در آن موقعیت شغلی لازم است گنجانده شده باشد. معمولاً درست تعیین نکردن نیازهای شغلی یکی از دلایل اصلی شکست در انتخاب صحیح کارمند است .
وقتی که «شرح شغل» را آماده کردید، حال ضروری است «فرم درخواست شغل» را تهیه کنید. این فرم که به‌وسیله متقاضی تکمیل می‌شود، می‌بایست در اولین باری که او جهت مصاحبه می‌آید در اختیارش قرار گیرد. چنانچه فرم درخواست خوب طراحی شده باشد، متقاضی ناچار خواهدشد با دقت به سوالات توجه کند و پاسخهای موردنیازتان را ارائه کند .
البته، شاید بعضی از متقاضیان قبل از مراجعه، شرح حالی (رزومه) از خود ارائه کرده باشند، ولی به نظر نمی‌رسد که این شرح حال کافی باشد و چنانچه فرم درخواست خوب طراحی شده باشد، به دریافت اطلاعات موردنیاز از متقاضی کمک بیشتری خواهدکرد .
بعضی از مطالبی را که می‌توان در فرم درخواست گنجاند، بدین قرارند :
O حقوق مورد درخواست متقاضی چقدر است؟
O او در چه محلی مایل است به کار مشغول شود؟
O تجربیات و سابقه شغلی وی در چیست؟
O چند سال سابقه کار دارد؟
O در چه محلهایی قبلاً کار کرده است؟
O دلایل ترک شغلهای قبلی و فعلی‌اش چیست؟
این قبیل سوالات، پیش از ورود متقاضی به جلسه مصاحبه، اطلاعاتی دراختیار شما می‌گذارد که به‌وسیله آنها می‌توانید سیر جلسه را به درستی هدایت کنید .
ذیلاً، فهرستی از «ده سوال کلیدی برای زمانی که با یک متقاضی مصاحبه می‌کنید» ارائه گردیده است. قبل از مصاحبه می‌توانید این فهرست را اصلاح یا سوالات دیگری به آن اضافه کنید و سعی کنید مطمئن شوید که همه سوالها اعم از شفاهی یا کتبی شما را در انجام یک مصاحبه موفق کمک می‌کند. در طول مصاحبه، استفاده از یادداشت‌برداری بسیار لازم است، چون حتی بسیاری از مصاحبه‌کنندگان باتجربه هم محتملاً نمی‌توانند همه اطلاعات مطرح شده توسط متقاضی را به خاطر آورند و چون اطلاعات هم در طول مصاحبه و هم بعداز آن به شما کمک می‌کنند تا واکنش مناسب نشان دهید، لذا یادداشت‌برداری را یکی از اجزای اصلی مصاحبه بدانید. باید از پرسش سوالات نامناسب اجتناب کنید و مطمئن شوید که همه سوالها اطلاعات لازم را برای شما گرد خواهدآورد. چقدر خوب است که قبل از انجام مصاحبه، فرم درخواست کار و سوالات موردنظرتان را با وکیلی که از قوانین کار مطلع است درمیان بگذارید تا مغایرتی با قوانین نداشته باشند .
در شروع مصاحبه، بد نیست به متقاضی بگویید که پاسخهای او را با پاسخهای مراجعی که او معرفی کرده است، مقایسه خواهید کرد و باید وی شایستگی خود را برای احراز شغل به اثبات برساند .
سعی کنید درحین مصاحبه، شرایط راحتی برای متقاضی فراهم سازید، چون تجربه نشان داده است، افرادی که داوطلب استخدام هستند درحالت راحت بودن، اطلاعات بیشتری ارائه می‌کنند. چنانچه نیاز باشد میزان تحمل یک متقاضی در تحت شرایط فشار سنجیده شود، بهتر است این کار به پایان جلسه و یا یک جلسه دیگر موکول گردد. شما اکنون برای شروع مصاحبه و پرسش سوالات آماده هستید. پرسشهای شماره 1 و 2 در زمینه مسئولیتهای شغلی است. پاسخهایی که به این سوالات داده می‌شوند، کمک خواهندکرد تا متوجه شوید وی چه کاری را خوب انجام می‌داده است .
سوال اول: سه وظیفه اصلی در شغل فعلی (گذشته)تان چیستند؟ از کدام مسئولیت بیشتر از همه لذت می‌برید (برده‌اید)؟ چرا؟
- این سوال برای هریک از شغلهایی پرسیده می‌شود که متقاضی قبلاً داشته است. مسئولیتهایی که متقاضی از آنها لذت برده است، احتمالاً آنهایی خواهند بود که وی به‌درستی و به‌خوبی انجام می‌داده است .
وقتی جواب این پرسش را دریافت کردید، می‌توانید با استفاده از جمله «چرا از آن لذت برده‌اید؟» به دلایل متقاضی بیشتر پی ببرید و بدین‌ترتیب مشخص سازید که متقاضی از چه نوع کاری خوشش می‌آید و دوست دارد آن را انجام دهد .
سه وظیفه اصلی که از آنها کمتر لذت می‌برده‌اید، کدامند؟ چرا؟
- این پرسش نیز برای هریک از شغلهایی پرسیده می‌شود که متقاضی قبلاً داشته است. وظایفی که وی از آنها کمتر لذت می‌برده است، ممکن است آنهایی باشند که وی خوب انجام نمی‌داده است. شما می‌توانید پاسخ این پرسش را با کلمه «چرا؟» ادامه دهید، بخصوص اگر کارهایی که او از آنها لذت نبرده است، وظایفی باشند که برای شغل موردنظرتان لازم باشند. در این صورت متقاضی برای آن کار، مناسب نخواهد بود .
پرسشهای سوم و چهارم به سبک مدیریت تعلق دارند. پاسخهای این پرسشها کمک خواهندکرد تا ویژگیهای شخصیتهایی که متقاضی تمایل دارد ( یا تمایل ندارد) با آنها کار کند را بشناسید .
سبک مدیریت سرپرست فعلی شما چگونه است؟ آیا این سبک مدیریت را دوست دارید؟ چرا بله یا چرا نه؟
- این سوال برای هر شغل می‌تواند پرسیده شود. پاسخ به این سوال، می‌تواند به سوال شماره 4 بپیوندد که اطلاعاتی درخصوص سبک مدیریت ترجیحی متقاضی ارائه می‌کند .
اگر شما مدیر باشید، سبک مدیریتتان چگونه خواهدبود؟
- در پاسخ به این سوال، عده زیادی به سبک مدیریتی اشاره خواهند کرد که همسان خودشان است. اگر اطلاعاتی که درخصوص سبک مدیریت متقاضی به‌دست می‌آورید از سبک مدیریت شما یا فرهنگ شرکتتان متفاوت باشد، ممکن است این شخص برای استخدام مناسب نباشد .
شما در گذشته به صورت تیمی کار می‌کرده‌اید یا مستقل؟ کدامیک را ترجیح می‌دهید؟ چرا؟
- پرسشهای 5 و 6 کمک می‌کنند تا بهترین حالت کاری که برای متقاضی مناسب است شناسایی گردد .
اگرچه کار تیمی برای بسیاری از سازمانها از ارزش فوق‌العاده‌ای برخوردار است، اما چنانچه دریافتید که متقاضی، فردی مستقل و خودگردان است، چه بسا این بهترین کسی باشد که برای شغل موردنظرتان می‌تواند مورداستفاده قرار گیرد .
در کار فعلی‌تان، چند ساعت در روز کار می‌کنید؟ درخصوص این مدت زمان، چه احساسی دارید؟
- پاسخ به این سوال، اطلاعاتی به شما خواهد داد که نشان می‌دهند متقاضی درچه ساعاتی از روز تمایل دارد کار کند. فرضاً اگر شغل پیشنهادی‌تان نیاز به اضافه کار داشته باشد، آیا وی حاضر است در ساعات اضافه بر زمان رسمی هم کار کند. اگر متقاضی به این کار تمایل نداشت، این نشان می‌دهد که او فرد مناسبی برای شغل موردنظرتان نیست .
پرسشهای شماره 7 و 8 میزان توانایی فکری و عملی فرد و میل او برای رشد را نشان می‌دهد و بدین‌وسیله درخواهید یافت که آیا او قادر به چالش در کار هست یا خیر؟
سه نمونه از قویترین ظرفیتهای کاری را که فکر می‌کنید دارا هستید، بگویید و توضیح دهید که چطور قادرید تا این تواناییها را در کارتان مورداستفاده قرار دهید .
- پاسخ این سوال، درخصوص مهارتهایی که فرد متقاضی دارد، اطلاعات ارائه می‌کند. باید هوشیار باشید که ببینید کدام یک از این مهارتها برای کار موردنظرتان می‌تواند مورداستفاده قرار گیرد. در به‌کاربردن این سوال، می‌بایست به‌دنبال پاسخهایی باشید که مهارتهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری متقاضی را برملا می‌کنند. البته می‌توانید قابل اعتمادبودن، خبره‌بودن، مشتری‌گرایی و غیره را از خلال پاسخهای به این سوال به‌دست آورید .
کدام مهارتها و دانشها را دوست دارید برای انجام کارتان، پرورش دهید. سه نمونه از مهمترین آنها را ذکر کنید .
- پاسخ این پرسش می‌تواند نشان دهد که متقاضی به کدام جنبه از شخصیت وجودی و همچنین مهارتهای شغلی‌اش بها می‌دهد که تمایل دارد آنها را رشد دهد. با این شناخت می‌توانید دریابید که آیا اهداف رشد او با شایستگی شغلی موردنظرتان مرتبط هستند یا خیر؟
پرسش شماره 9 به انگیزش توجه دارد و نشان می‌دهد که متقاضی به چه وسیله از انگیزش بیشتری برخوردار می‌شود. با پول، امنیت شغلی و یا یک محیط کاری که در آن احساس راحتی کند .
چرا قصد دارید کار فعلی‌تان (کار قبلی‌تان) را ترک کنید؟
- این پرسش برای هر تعداد کاری که متقاضی قبلاً داشته است و آن را در فرم درخواست یا شرح حال (رزومه) خود نام برده است، می‌تواند مورداستفاده قرار گیرد. در این بخش، پرسش شماره 10 را مطرح می‌کنید، پاسخ به این پرسش می‌تواند عصاره تمام پاسخهایی باشد که تاکنون از متقاضی دریافت کرده‌اید .
از تمام مشاغلی که تاکنون دارا بوده‌اید، کدام یک را بیشتر از همه دوست داشته‌اید؟ چرا؟
- پاسخ به این پرسش، به‌طور خلاصه خواهد گفت که متقاضی از یک کار چه انتظاراتی دارد. پاسخهایی که ازطریق این ده پرسش به‌دست آورده‌اید، می‌تواند از طریق مراجعی که او قبلاً در فرم درخواست یا شرح حال، معرفی کرده، مورد تحقیق قرار گیرند و سرانجام تصمیم بگیرید که این متقاضی را استخدام بکنید یا نهO .
منبع: اینترنت
مترجم: سیدحبیب‌الله شاهرکنی
برگرفته از: ماهنامه تدبیر
