محیط‌های آموزشی ما عمدتاً دانش- محور (knowledge-oriented) می‌باشند. دانشجویان اغلب اطلاعات بسیار خوبی در حل انواع معادلات، کاربرد فرمولهای شیمی، تاریخ تولد، مرگ و زندگی شعرا، سبکهای شعری آنها و ... را دارا می‌باشند، امادر بین دروس آنها کمتر شاهد آموزشهای مهارتی مورد نیاز در کسب و کار هستیم، دانشگاه و محیط کار اساساً باهم متفاوت هستند.

دانشی که در دانشگاه کسب کرده‌اید ممکن است برای موفقیت شما کلیدی و مهم باشد،ولی فرایند موفقیت دانشگاه با فرایند موفقیت درمحیط کاربسیارمتفاوت است.برخی از جنبه های تحصیلی ممکن است شمارابرای متخصص بودن آماده کرده باشد،ولی شواهد زیادی در محیط‌های کار نشان می‌دهد که این برای موفقیت حرفه‌ای کافی نیست. دانشگاه دنیای خاصی است، و تا زمانیکه شروع به کار نکرده باشید نمی‌دانید که دانشگاه چقدر با محیط کار متفاوت است.اصلی‌ترین مشکلی که فارغ‌التحصیلان (و مدیران آنها) در مرحله‌ی انتقال با آن مواجه‌اند، عدم تشخیص این موضوع است که محیط آموزشی تا چه اندازه نگرش ها، انتظارات، رفتار و بینش کلی آنها را درباره ی سازمانی که برای آن انتخاب شده اند،راشکل داده است.برای مثال ممکن است شمادر رشته مهندسی مکانیک، حسابداری، روانشناسی و ... درس خوانده باشید و مهارتهای علمی موردنیاز برای انجام فعالیت درزمینه رشته خودرا دارا باشید. اما به چه میزانی کار کردن در گروه های کاری، قبولاندن ایده ها به مدیریت وچگونگی برخورد با مشتری ویا نمایندگان آنها را یادگرفته اید؟.از این بدتر فرهنگ محیط آموزشی به اندازه ی با فرهنگ محیط کار متفاوت است که اگر انتظارات مشابهی که از استادان خود داشته اید همان انتظار را از رئیس خود نیز داشته باشید کار کردن عملاً برای شما غیر ممکن است. اکثر فارغ التحصیلان تنها به مهارتها و دانش مرتبط با کارشان متمرکز می شوند در حالیکه در یک محیط کاری عناصر غیر مرتبط با مهارت اصلی نیز وجود دارد،که علاوه بر اینکه برای رؤسا اهمیت دارد، برای همکاران و افرادی (ارباب رجوع) هم که به شما مراجعه می کنند نیز مهم می باشد.

در این سلسله مطالب به مباحث زیر بطور اجمال می‌پردازیم.

1- گفتمان و برقراری ارتباط مؤثر با دیگران

2- مدیریت زمان

3- تفکر خلاق در محیط کار

4- فنون تصمیم گیری در گروه و....

بخش دوم

از سلسله مطالب اثربخش در محیط کاردراین بخش به گفتمان و برقراری ارتباط مؤثر با دیگران می‌پردازیم. ارتباطات سنگ بنای جامعه‌ی انسانی است، وبدون آن هرگز امکان زندگی کردن برای انسانها میسر نمی باشد.متفکران جامعه شناس با طرح تئوری های مختلف به اهمیت ارتباط و آثار و پیامدهای آن از دیدگاههای مختلف پرداخته اند،برقراری ارتباط مؤثر آنقدر اهمیت داردکه" تونیس "آن را محور شناخت و ارزیابی جوامع دانسته است.و نظریه‌پرداز مشهور در زمینه ارتباطات اجتماعی"مک لوهان"به تأثیر محیط در شکل‌گیری ارتباطات پرداخته است. بنابر این آنطور که اکثراً می‌پندارند ارتباطات کار ساده ای نیست، حتی بین افرادی که دارای سابقه‌ی زیادی از ارزش ها و تجارب هستند، نمونه آن زن و شوهرهایی که پس از گذشت سی سال زندگی مشترک هنوز هم همه روزه با انواع سوء تفاهمات دست به گریبان هستند.در این صورت تعجب آور نیست اگر ارتباطات ضعیفی را بین افراد بیابیم که همدیگر را خوب نمی‌شناسند و حتی هر یک دیگری را دشمن بداند و نسبت به وی سوءظن داشته باشد. هرآنچه شما می‌گویید باید انتظار داشته باشید که طرف مقابل تقریباً همیشه چیزی متفاوت از آنچه که گفته اید، بشنود.

بطور کلی در یک محیط اداری معمولاً با این سه گروه سروکار داریم:

1- رئیس

2- همکاران

3- ارباب رجوع

در همه این موارد نکات مشترکی وجود دارد که در ابتدا به بیان آنها می پردازیم ،و سپس بطور مفصل تری چگونگی ارتباط با ارباب رجوع و یا به نوعی مشتری و راههای جذب مشتری را بررسی می کنیم.

در هر ارتباطی سه گام اصلی وجود دارد:

گام اول: صبر کنید: موقعیت خود را تشخیص دهید،خود را ارزیابی کنید.

گام دوم: نگاه کنید: به اشخاص دیگر و به آنچه که آنها از طریق ایماء واشاره می گویند ،توجه کنید.

گام سوم: گوش فرا دهید: بدون تعصب وغرض ورزی،به آنچه که آنهاسعی دارندبه شما بگویند گوش بسپارید. با دنبال کردن این سه مرحله شما سعی کرده‌اید خود را در جای دیگران قرار دهید. و نیازها و احساسات آنها را درک کنید. خیلی مهم است که شما همدلی و همفکری خود را به مردم نشان دهید.

چگونگی بیان یک درخواست

• با صراحت در خواست خود را مطرح کنید و به اصل مطلب اشاره کنید.

• علت درخواست خود را توضیح دهید. سعی کنید درخواست خود را بطور مختصر و مفید بیان کنید.

• سعی کنید درخواست‌های شخصی نداشته باشید.

• روراست و صادق باشید.

• خودتان را برای رد درخواست آماده کنید.

چگونگی رد یک درخواست

• ابتدا همدلی خود را نشان دهید.

• "خیر "را واضح و مستقیم بکار ببرید، در عبارات غیر مستقیم معمولاً مخاطبین آنچه را که دوست دارند اتفاق بیفتد را برداشت می نمایند.

• زیاده از حد عذر خواهی نکنید.

• سعی کنید کوتاه اما مستدلل صحبت کنید.

• به گونه‌ای عمل کنید که برداشت شخصی از "نه" گفتن شما نشود.

• در صورت امکان راه حلهایی برای آن درخواست پیشنهاد کنید.

چگونگی مواجه شدن با نظر مخالف دیگران

• ابتدا مسائل مورد توافق را تشخیص دهید.

• بدون این که از قبل پیش‌داوری کنید مسئله را بررسی کنید.

• خوب گوش دهید.

• لازم است به گونه‌ای عمل کنید که دیگران متوجه شوند که شما نظراتشان را درک می‌کنید.

• با آنچه که مطرح می‌شود مخالفت کنید، نه با شخصی که آن را مطرح می‌کند.

• در صورتی که نظرات دیگران درست می‌باشد، آماده تغییر باشید.

• برای رسیدن به راه حل مناسب با یکدیگر بحث و گفتگو کنید.

منابع:

مدیریت کار و زمان: دبرالکوک، مترجم: بهروز درّی، سید اکبر میرحسینی

اصول و فنون مذاکره: راجر فیشرو ویلیام یوری، مترجم: مسعود حیدری

کلیدهای موفقیت: کارول کارتر. مترجم: امیر عباس عالم محمد قاسملو

چگونه در اولین شغل خود موفق شویم: ال ووداف هالتون. مترجم: نرگس مینا جامعه‌شناسی ارتباطات: باقر ساروخانی

زهرا بهمن پور zbahmanpour@yahoo.com