مهم ترین ویژگی زمان این است که مردم از آن سهم مساوی می برند . هر کسی دارای 24 ساعت در روز، 168 ساعت در هفته و 8766 ساعت در سال است . زمان ، منبعی تلف شدنی است ، شما نمی توانید آن را بخرید ، بفروشید ، ذخیره کنید یا برای استفاده در آینده ، پس انداز کنید. زمان را همانند رودخانه ای که با شتاب در حرکت است ، نمی توانید متوقف کنید یا از سرعت آن بکاهید. تنها باید قبل از اینکه ناپدید شود ، از آن استفاده کنید . از همه مهمتر ، زمان منبع ارزشمندی برای مدیران اجرایی است که اغلب از درک آن عاجزند و آن را مورد غفلت قرار می دهند. شاید تنها کالایی که همه انسانها به یک اندازه از آن سهم می برند تا به هر شیوه ای که دوست دارند از آن استفاده کنند، زمان است . با این وجود می بینیم که برخی انسانها ریاست کشورها را بر عهده دارند، برخی بسیار ثروتمند هستند ، برخی بسیار تهیدست ، برخی بسیار دانشمند ، برخی بسیار جاهل و... موقعیت انسان به فرصت هایی بستگی دارد که در پیش روی او قرار می گیرد ، اما اگر مجموعه ای از فرصت های مشابه در اختیار ده نفر قرار گیرد ، هیچ یک از آنها به موقعیت مشابهی در زندگی دست نخواهند یافت . به بیانی دیگر، بیشتر ما بهترین بخش از زندگی خود را در حالی صرف می کنیم که نمی دانیم می خواهیم به کجا برویم و بقیه عمر خود را صرف رها کردن خود از بند تارهای گمراهی و سردرگمی می کنیم که خود به دور خویش تنیده ایم . ما نمی توانیم زمان را انباشته یا ذخیره کنیم بلکه باید آن را به صورت پیوسته و به شیوه ای کاملاً برنامه ریزی شده صرف کنیم.
بهبود بهره وری ، بهینه کردن نتایج یا دستیابی به بهترین نتایج با کمترین صرف منابع از جمله زمان است .

واقعیت های مدیریت بر زمان
زمان می تواند هم دارایی و هم بدهی یا دین باشد. اگر از آن به درستی استفاده شود، می تواند کارایی و اثر بخشی فعالیت های ما را بالا ببرد. در غیر این صورت ، می تواند مشکلات زیادی به بار آورد . در واقع بیشتر مسائل مبتلا به یک مسئول اجرایی ، از استفاده غیر موثر از زمان ناشی می شود. کمتر می توان مسئولی اجرایی یافت که ادعا کند وقت کافی برای انجام همه کارهایش دارد. این در واقع معضل کمیابی در حین فراوانی است ! با وجودی که همه زمان را در اختیار داریم ، هیچ گاه به نظر نمی رسد که به مقدار کافی مالک آن باشیم.
نکاتی درباره مدیریت بر زمان :
1- پرهیز از تماس های طولاتی : مکالمات تلفنی خود را همیشه به طور مختصر و مفید انجام دهید و در وقت خود صرفه جویی کنید . بارها اتفاق می افتد هنگامی که پشت تلفن با دوستی شروع به صحبت می کنیم، مسئله زمان و گذشت آن را به کلی فراموش می کنیم. از این امر جداً بپرهیزید.
2- برخورد مناسب با ملاقات کننده های ناخوانده :
اصل اول : در مورد ملاقاتهای برنامه ریزی نشده دوستان ، آشنایان ، همکاران و افراد بیرونی مصداق دارد. مدیری که طبق عادت اجازه چنین ملاقاتهای اعلام نشده ای را می دهد، باید به خاطر مسئله وقت مورد سرزنش قرار گیرد. البته این فقط خود شما هستید که باید در مورد شیوه های کنترل ماهرانه این گونه ملاقات کننده‌ها و صرفه جویی در وقت با ارزش خود تصمیم گیری کنید.
3- برگزاری جلسات : این تجربه ای عمومی است که مدیران اجرایی ، مقدار نامعقولی از وقت خود را در جلساتی بسیار طولانی – که بسیاری از آنها ناخوانده و بدون اطلاع قبلی است – صرف می کند.
یکی از شیوه های ابتکاری پیشگیری از مسئله ، برگزاری جلسات سرپایی است . چنین جلساتی مسلماً به مراتب کوتاهتر است ، زیرا اگر افراد در جایی گرم و نرم نشسته باشند ، جلسه طولانی تر خواهدشد. محدوده‌ای زمانی برای هر جلسه تعیین کرده و آن را دقیقاً رعایت کنید.
4- مدیریت بر کارهای دفتری : در یک سازمان بزرگ ، مقدار زیادی از ارتباطات ، به صورت کتبی انجام می شود. یک مسئول اجرایی باید بداند که امروزه سیل کاغذ و دفتر جزئی از فعالیت های اقتصادی را تشکیل می دهد و باید گام هایی برای رسیدگی و کنترل حجم برنامه ها و کاغذهایی دارد که ناگزیر میز کارش را اشغال خواهدکرد. کنترل نادرست امور دفتری ، از توانایی شما برای اجرای مؤثر کارها خواهد کاست .
5- نابسامانی شخصی : این پدیده ، وقت تلف کننده ای قهار است که غالباً مورد بی توجهی بسیاری از مدیران موفقی که به آن دچار می شوند ، قرار می گیرد. بسیاری از مسئولان اجرایی نمی توانند بین کارایی ( انجام درست کارها) و اثر بخشی (انجام کارهای درست ) فرقی قائل شوند. یک مسئول اجرایی ممکن است فردی وسواسی و کمال گرا باشد و هر کاری را خوب انجام دهد ، ولی این الزاماً باعث نمی شود که کار او اثر بخشی داشته باشد. وی ممکن است بسیاری از کارهایی را انجام دهد که به عنوان یک مسئول اجرایی به هیچ وجه قرار نیست آنها را انجام دهد. بنابراین ، یک مسئول اجرایی باید یاد بگیرد که به جای سخت تر کار کردن ، در درجه اول هشیارانه تر کار کند. وی برای اینکه بتواند اثر بخش باشد، باید اولویت های خود را با دقت برنامه ریزی کند و کارش را به گونه ای سازماندهی کند که وظایف مهم از قلم نیفتند و دستخورده باقی بمانند. این امر ممکن است به دلیل ناخوشایند بودن یک کار، مانند اعمال اقدامی انضباطی علیه یک زیردست، اتفاق بیفتد.
6- خودداری از قبول مسئولیت های دیگران : نباید به آسانی اجازه دهید که دیگران بیش از حد لازم کار خود را به شما واگذار کنند. به راحتی می توان مشاهده کرد که به اصطلاح " مدیران پر مشغله " چقدر وقت خود را صرف حل مسائل دیگران می کنند. یک مدیر اجرایی باهوش، در طول روز این پرسش را از خود می پرسند که "اکنون بهترین راه من برای استفاده درست از وقت چیست ؟"
7- زمان بیهوده را به زمان سودمند تبدیل کنید: یک مدیر کارامد (اثربخش) هرگز استفاده از زمان به شیوه ای موثر – که در غیر این صورت ممکن است بیهوده صرف شود- غفلت نمی ورزد. مثلاً ، شما می توانید از وقت خود برای انجام برای کارهای ساده دفتری ، قبل از شروع جلسه استفاده کنید.
8- تهیه فهرست و جدول زمانی : یکی از ضروری ترین کارهایی که باید انجام دهید ، تهیه جدول زمانی برای کارهای خود است . این کارها را به سه دسته تقسیم کنید: فوری ، ضروری ، و نه چندان مهم . پس از تقسیم بندی کارهایتان ، آنها را بر اساس اهمیت شان اولویت بندی کنید. در این صورت ، کارتان آسان تر خواهدشد.
9- بر مهلت های تعیین شده غلبه کنید: پس از اینکه اولویت های خود را تعیین کردید، در انجام آنها تردید نکنید. بلافاصله اقدام کنید. شما که می دانید باید آن را انجام دهید، پس چرا این امر حتمی را به تعویق می اندازید، برای انجام آن ، مهلت تعیین کنید. سعی کنید مهلت تعیین شده را برآورده سازید. پس از اتمام کار با زدن علامت در فهرست کارها به کار بعدی بپردازید.
10- نامه بنوسید ، نه مقاله : نوشتن نامه هایی که اغلب شکل مقاله به خود می گیرند و چندین صفحه را پر می کنند، مطلوب نیست . نوشتن یک مقاله ، وقت زیادی را می برد ، در حالی که با همان مقدار وقت می توانید دو یا سه نامه کوتاه بنویسید.
11- از انباشته شدن کاغذها بپرهیزید: همه ما انواع نامه ها ، بروشورها و دیگر محموله های پستی را دریافت می کنیم . پس از دریافت نامه ها ، آنها را روی هم تلنبار کرده و هنگامی که به جنگلی انبوه در کاغذ شبیه شد، شروع به سرو سامان دادن آنها می کنیم . بهترین راه ، رسیدگی به آنها آغاز ورود است . به این ترتیب ، هیچ وقت نامه ای انباشته نمی شود و شما در وقت خود صرفه جویی می کنید.
12- قاطع و مصمم باشید : یاد بگیرید که سریع تصمیم گیری کنید. وقت خود را با خود خوری و در فرو رفتن فکر تلف نکنید. درباره مسئله هایتان فکر کنید و تصمیم خود را سریع و به موقع بگیرید.
13- کارها را گروهی انجام دهید: بسیاری از مدیران خود را عادت داده اند که کارها را در مقاطعی از زمان انجام دهند . این یعنی تعیین ساعتی آرام و ساکت که در خلال آن، درها را می بندند و هیچ کس را چه حضوری و چه تلفنی نمی پذیرند . یک ساعت کار بدون مزاحمت ، ممکن است با سه ساعت کار در شرایط عادی که با مکالمات تلفنی ، ملاقات کنندگان ، بحث ها، گفت و گوها ، شکایت ها و مزاحمت های دیگر روبه رو می شوید ، برابر باشند.
واقعیت های مدیریت بر زمان : بسیاری از مدیران ، به اشتباه فکر می کنند که اگر بی وقفه کار خود را ادامه دهند ، در واقع می توانند به همه کارهای خود برسند. آنها با تحمیل بار غیر واقعی بر دوش خود – با این تصور غلط که می توانند به این ترتیب به همه کارهای خود برسند- ممکن است جز خستگی ، فشار و ناراحتی، حاصلی به دست نیاورند و سرانجام توجه می شوند که حتی نتوانسته اند کاری کوچک را به خوبی انجام دهند.

برگرفته از: پایگاه اطلاع‌رسانی نواندیشان صنعت ایران