ساماندهی اشیاء عبارت است از جدا کردن اشیایی که برای کار لازمند و نگهداری تعداد کمی از اشیاء غیر اساسی و کم مصرف برای استفاده در صورت لزوم در یک مکان مناسب و قابل دسترسی.
تمیزی-آراستگی- (Systemise/seiton) چیست؟
تمیزی نوعی مطالعه کارایی است. سئوال این است که با چه سرعتی می‌توانید به اشیایی که نیاز دارید، دسترسی پیدا کنید و با چه سرعتی، آن‌هایی را که نمی‌خواهید، دور بریزید.
چهار مرحله برای رسیدن به تمیزی:
گام اول: وضعیت موجود را تجزیه و تحلیل کنید
گام دوم: مکانی که اشیاء به آن تعلق دارند، مشخص کنید
گام سوم: تصمیم بگیرید که چگونه اشیای غیر اساسی را کنار بگذارید
گام چهارم: از قواعد دور ریختن اشیاء پیروی کنید
نظافت (Sanitise/seiso) چیست؟
"هر کس نظافتچی است". هرکس از کارمند گرفته تا مدیر، باید در سازمان خود کار نظافت را انجام دهد.
چکیده شعارهای پاکسازی از این قرار است:
- من چیزی را کثیف نخواهم کرد.
- چیزی را در راه نخواهم ریخت.
- چیزی را پخش و پلا نخواهم کرد.
- چیزها را به محض کثیف شدن، تمیز خواهم کرد.
- برچسب هایی را که پاک شده است، بلا فاصله خواهم نوشت.
- چیزهایی را که کنده شده است، بلا فاصله خواهم چسباند.
پاکسازی دقیق و منظم محیط کار – محل به محل، پرونده به پرونده، میز به میز- موجب تشخیص و شناسایی مسائل در فرایند تولید می‌گردد.
استاندارد سازی (Standardise/seiketsu) چیست؟
در اینجا تاکید بر مدیریت عینی و استاندارد‌سازی 5-S است. ابتکار و مدیریت عینی جامع برای حفظ شرایط استاندارد به کار می رود تا به توان همیشه به راحتی و با سرعت عمل کرد. نصب برچسب‌ها بر روی امور گوناگون یکی از روش‌های موثر در مدیریت عینی است.
شفافیت، مجسم کردن شرایط، نقشه‌ی وجود مسائل و مشکلات از ابزار‌های استاندارد‌سازی است.
نظم و انضباط (Self-discipline/shitshke) چیست؟
نظم و انضباط به معنی آموزش قابلیت انجام دادن کارها، به همان طریقی که باید انجام شوند. با آموزش افراد در مورد آنچه لازم است انجام دهند، عادات بد از بین می‌رود و انواع خوب آن شکل می‌گیرد. این فرایند موجب می‌شود که افراد به پیروی از قوانین عادت کنند.
نظم و انضباط ابزار لازم برای گذراندن راحت‌تر زندگی است. خود انضباطی هم بسیار مهم است.
5-S را در همه جا می‌توان اجرا کرد و با بکار‌گیری آن، نتایج زیر را بدست آورد:
· داشتن محل کار مرتب و تمیز
· دسترسی آسان به اطلاعات، مواد و لوازم
· افزایش سرعت انجام کار
· جلوگیری از ضایعات
· صرفه‌جویی در وقت، مواد و فضای اداری و انبار
· هماهنگی و همکاری مطلوب بین کارکنان و واحدها و تقویت کار گروهی
· ایمنی بیشتر در محیط کار و محل‌‌های نگهداری لوازم و مواد.
· کارایی و کیفیت بیشتر
منابع :
کتاب مدیریت کیفیت جامع(TQM ) ساموئل کی.هو ترجمه حسین زاده
وب‌سایت http://www.hkbu.edu.hk/~samho/tqm/tqmex/5s.htm
تلخیص از: احمدعلی بیگ‌محمدلو
برگرفته از: دوهفته‌نامه اکسیر مدیریت
