1ـ مستندات و الزامات قانونی
طرح ساماندهی چرخه مدیریت بهره وری در ارتباط با مستندات و الزامات قانونی زیر تهیه و اجرا می شود
1ـ1ـ قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی كشور
در بند 6 بخش «ب» ماده یك از فصل اول قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران تحت عنوان «اصلاح ساختار اداری و مدیریت» آمده است.
بند 6ـ اصلاح و مهندسی مجدد سیستمها، روشها و رویه های مور عمل در دستگاههای اجرائی كشور با گرایش ساده سازی مراحل انجام كار، خودكارسازی عملیات، كاهش میزان ارتباط با مراجعه كنندگان و افزایش رضایت مراجعان و كاهش هزینه های اداری و اقتصادی نمودن آنها»
2ـ1ـ هفت برنامه ایجاد تحول در نظام اداری كشور شامل:
1ـ منطقی نمودن اندازه دولت
2ـ برنامه تحول درساختار تشكیلاتی دولت
3ـ برنامه تحول در نظام های مدیریتی
4ـ برنامه تحول در نظامهای استخدامی
5ـ برنامه آموزشی و بهسازی نیروی انسانی دولت
6ـ برنامه اصلاح فرآیندها، روشهای كار و توسعه فن آوری اداری
7ـ برنامه ارتقاء و حفظ كرامت مردم در نظام اداری
اجرای طرح چرخه مدیریت بهره وری بطور مستقیم بند 6 و بطور غیرمستقیم سایر بندهای مذكور در فوق را تغذیه و تأمین نماید.
3ـ1ـ مصوبه هـیأت وزیران در مورد چرخه مدیریت بهره وری دستگاههای اجرائی به شماره 8070/ت مورخ 2/3/79 در این مصوبه سهم دستگاههای اجرائی به طراحی، تدوین و اجرای چرخه مدیریت بهره وری (تعیین و اندازه گیری شاخصهای بهره وری، تجزیه و تحلیل شاخصهای بهره وری، برنامه ریزی بهبود بهره وری و اجرای برنامه های بهبود بهره وری) و سازمان ملی بهره وری ایران به ارائه خدمات مشاوره ای و آموزشی به دستگاههای اجرایی در این زمینه ملزم شده اند. نسخه ای از مصوبه مزبور در پیوست ارائه شده است.
علاوه بر مستندات مزبور، قوانین، مقررات و بخشنامه های دیگری نیز وجود دارد كه مضمون آنها بهبود شرایط موجود و ارتقاء كیفیت و بهره وری فعالیت های موجود می باشد.
2- اهداف
اشاعه فرهنگ بهره وری بمنظور كمك در پیاده شدن منطقی ، علمی و سیستماتیك چرخه مدیریت بهره وری موضوع مصوبه شماره 8070/ت هیئت محترم وزیران و هدایت حركت بهره وری برای تسهیل و تسجیل برنامه های توسعه استان هدف كلی این طرح را تشكیل میدهد.
لازم به توضیح است كه تحقق هدف تعیین شده برای طرح مورد نظر به اجرای بهینه فعالیتهای مشروحه زیر كمك خواهد نمود.
2ـ1ـ اشاعه فرهنگ بهره وری و بهبود آن در سطح دستگاههای اجرائی و كل استان
2ـ2ـ تعیین شاخصهای بهره وری مناسب در سطح هر یك از دستگاههای اجرایی و كل استان
2ـ3ـ اندازه گیری شاخصهای بهره وری در هر یك از دستگاههای اجرائی و كل استان
2ـ4ـ تجزیه و تحلیل شاخصهای بهره وری بصورت زمانی و مكانی و بررسی تطبیقی عملكرد دستگاههای اجرائی استانی
2ـ5ـ برنامه ریزی بهبود بهره وری با تأكید بر اصلاح و بهبود فرآیندهای كار در دستگاه های اجرائی و كل استان
2ـ6ـ اجرای برنامه های بهبود بهره وری در دستگاههای اجرائی و كل استان با تأكید بر روش كایزن عملیاتی (بهبود مستمر)
2ـ7ـ بررسی تنگناها و عوامل بازدارنده ارتقاء بهره وری در هر یك از دستگاههای اجرائی و كل استان، و برنامه ریزی برای رفع تدریجی آنها
2ـ8ـ استفاده از نتایج و یافته های چرخه مدیریت بهره وری برای بهبود تولید، ارزش افزوده، صادرات و مدیریت استان
2ـ9ـ تكریم ارباب رجوع از طریق ساده سازی مراحل كار و خودكارسازی عملیات و افزایش رضایت مراجعان
2ـ10ـ تربیت مدیر و كارشناس بهره وری برای توسعه چرخه مدیریت بهره وری استان
3ـ استراتژی استقرار چرخه مدیریت بهره وری
با توجه باینكه مخاطبین یا گروههای هدف در دستگاههای اجرایی استانها مدیران، كارشناسان و كاركنان اداری هستند لذا استقرار چرخه مدیریت بهره وری به شرح ذیل تعریف می شود.
1 ـ مدیریت ارشد: استراتژی حساس سازی با تأكید بر ایجاد شاخص ها و الگوهای كمی جهت اندازه گیری عملكرد یا سنجش میزان بهبود ایجاد شده، برای تحقق این استراتژی برگزاری سمینارهای نیم روزه و یك روزه حساس سازی، نمایش فیلم، نمایشگاه دستاوردها، شركت در سمینارهای منطقه ای و ملی، ارائه گزارشهای كمی از بهبود پیش بینی می شود. این افراد حدود 7 ـ 5 درصد كل جامعه هدف را تشكیل می دهند.
2 ـ مدیریت میانی وكارشناسان: برای این قشر كه عمده ترین مخاطبین طرح را تشكیل می دهند، استراتژی آگاه سازی پیشنهاد می شود. بدین معنی كه جامعه مخاطب باید با مفاهیم و ابزارهای بهبود به خوبی آشنا شوند و حوزه های كاربرد آنرا فرا بگیرند. برگزاری كارگاههای آموزشی سه و پنج روزه در زمینه مفاهیم بهره وری، روشهای اندازه گیری بهره وری، ابزارهای بهبود بهره وری، چرخه مدیریت بهره وری و روشهای گروهی حل مسأله، استفاده از كتاب، نوار، فیلم، حضور در سمینارهای علمی منطقه ای و ملی پیشنهاد می شود. این گروه بیش از 50 درصد جامعه هدف را تشكیل می دهند.
3 ـ كاركنان: كاركنان به عنوان قشری كه كاربر اصلی تكنیك های بهبود بهره وری هستند باید این تكنیك ها را بخوبی فرا بگیرند و به كار ببندند. لذا استراتژی توانمندسازی با به كارگیری ابزارهای بهبود مانند ابزارهای كنترل كیفیت، تكنیك های حل علمی مسأله، كایزن عملیاتی، كنترل كیفیت، tpmو شركت در كارگاههای آموزشی مربوطه، پیشنهاد می شود. این افراد 40 ـ 30 درصد جامعه هدف را تشكیل می دهند.
اجرای استراتژی بهبود بهره وری در ادارات استانهای كشور از یكطرف مبتنی بر ارائه كمكهای فنی و خدمات مشاوره ای و آموزشی سازمان ملی بهره وری ایران و از طرف دیگر مبتنی بر مشاركت مجدانه مدیریت ارشد استان و كلیه دستگاههای اجرائی در مراحل چهارگانه چرخه مدیریت استان می باشد.
اركان پیش بینی شده در این استراتژی به ترتیب زیر ایفای نقش می نمایند.
الف ـ سازمان ملی بهره وری ایـــران طرح بهبود بهره وری ادارات استان و مراحل تفصیلی آنرا تهیه می نماید و براساس موازین پیش بینی شده در آن خدمات فنی، مشاوره ای و آموزشی لازم را ارائه می نماید.
ب ـ شورای برنامه ریزی و توسعه استان یا هر مرجع صلاحیتدار دیگر با بررسی و تصویب برنامه ها و پیشرفت عملیات مراحل طرح بهبود بهره وری و برنامه ریزی ارتقاء بهره وری استان حمایت های اداری، اجرائی و مالی لازم را برای تحقق اهداف طرح بهبود بهره وری معمول می دارد.
ج ـ دستگاههای اجرائی استان با معرفی كارشناس واجد شرایط به عنوان مسئول بهره وری و تشكیل كمیته بهره وری و گروههای كار حل مسئله در سطح اداره كل، حمایت های لازم را برای تحقق اهداف طرح بهبود بهره وری در سطح اداره كل ذیربط مبذول می دارد.
د ـ سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان علاوه بر مسئولیت اجرای چرخه مدیریت بهره وری دستگاه خود، نقش هماهنگی و دبیرخانه ای ساماندهی حركت بهره وری ادارات كل استان را عهده دار بوده و گزارشهای تلفیقی لازم را در مراحل مختلف تهیه و نیز همكاریهای نزدیكی را با سازمان ملی بهره وری ایران در چارچوب مراحل تفصیلی طرح به عمل می آورد.
هـ ـ اجرای طرح ساماندهی چرخه مدیریت بهره وری دستگاههای اجرائی استان با تاكید بر روش و تكنیك بهبود مستمر (كایزن عملیاتی) و با مشاركت گروههای حل مسئله ادارات برای بررسی و اصلاح فرآیندهای كار دستگاههای ذیربط صورت می گیرد.
4ـ چرخه مدیریت بهره وری
فعالیتها، برنامه ها و اقدامات مربوط به چرخه مدیریت بهره وری در قالب چهار مرحله كلی به شرح نمودار زیر منظور پیش بینی شده است.
1ـ4ـ تعیین شاخصهای بهره وری و اندازه گیری آنها
اندازه گیری بهره وری عبارت از فرآیندی است كه براساس آن شاخص های بهره وری مناسب با اهداف و رسالتهای اصلی سازمان در سطوح مختلف تعریف شده و با تعیین نظام آماری لازم، امكان محاسبه شاخصهای بهره وری فراهم می شود. شكل كلی شاخصهای بهره وری به صورت نسبت ستانده به داده و یا خروجیها به ورودیهای سیستم بوده و به اشكال مختلف شاخصهای اقتصادی (ریالی)، كمی و مقداری در سطوح مختلف سازمان و مدیریت فعالیتها مطرح می شود.
2ـ4ـ تجزیه و تحلیل بهره وری
تحلیل بهره وری فرآیندی است كه طی آن تغییرات بهره وری و علل آن و یا تغییرات سیستم مورد مطالعه براثر تغییرات بهره وری و سازوكارهای حاكم بر این تغییرات مورد بررسی قرار می گیرد. برخی از روشهای معمول برای تحلیل شاخصهای بهره وری شامل تحلیل روند ارقام شاخصها بصورت زمانی و مكانی، تجزیه به عناصر، بررسی تطبیقی شاخصهای واقعی و برنامه ریزی شده، روش معیار محك زنی (benchmarking ) و ... می باشد.
3ـ4ـ برنامه ریزی بهبود بهره وری
برنامه ریزی بهبود بهره وری فرآیندی است كه طی آن رویكرد بهبود بهره وری تدوین و درچارجوب آن فعالیتهای مورد نیاز برای بهبود بهره وری شناسائی، الویت بندی و زمانبندی می شود. تعدادی از فعالیتهای اجرایی بهبود بهره وری در قالب برنامه ریزی استراتژیك مشخص شده است و بسیاری از برنامه های اجرائی دیگر نیز پس از اندازه گیری و تحلیل شاخصها و شناسائی زمینه های ارتقاء بهره وری و تدوین راهبردها و اهداف ارتقاء بهره وری مشخص می شود. بررسی و امكان استفاده از تكنیكهای مدیریتی مانند گروههای حل مسئله و روشهای 5s ، كایزن، bpr ، tqm ، iso و ... از جمله موضوعات و مطالب مورد توجه در برنامه ریزی بهبود بهره وری سازمان می باشد. با توجه به بررسی های به عمل آمده و تجارب حاصل، در برنامه ریزی بهبود بهره وری ادارات كل استانها با تأكید بر اصلاح فرآیندهای كار بطور عمده از مدل كایزن عملیاتی (گمباكایزن) استفاده می شود.
4ـ4ـ اجرای برنامه های بهبود بهره وری
فعالیتهای بهبود بهره وری فعالیتهایی هستند كه به منظور تحقق اهداف بهره وری سازمان مورد اجرا قرار می گیرند. در این مرحله فعالیتهای تدوین شده برحسب الویت و با رعایت توالی و زمانبندی های مربوط به اجرا در می آید تا اهداف بهبود بهره وری تحقق یابد. لازم به توضیح است كه در مراحل 1-4 و 2-4 و 3-4 و 4-4 نقش و همكاری مجدانه كمیته بهره وری سازمان و اعضاء گروههای كار و همكاریهای صمیمانه مدیران سازمان و كلیه كاركنان آن بطور مستمر نقش كلیدی و سازنده را ایفا می نماید.
5ـ روشهای اجرائی و مراحل عملیاتی
پس از تفاهم حاصل بین سازمان ملی بهره وری ایران به عنوان مشاور و دستگاه اجرائی به عنوان كارفرما اقدامات مشروحه زیر با همكاری كارفرما و مشاور و با هم آهنگی سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان به عنوان دبیرخانه طرح، صورت می گیرد.
1ـ5ـ سمینار حساس سازی مدیران و كاركنان دستگاه اجرائی نسبت به موضوع بهره وری و فواید آن و نیز ضرورت اجرای طرح چرخه مدیریت بهره وری در محل دستگاه اجرائی برگزار می شود.
2ـ5ـ از بین فرآیندهای كاری مختلف هر دستگاه اجرائی، دو مورد مهم و پر مسئله انتخاب می شود و دو گروه كاری 7 تا 10 نفر برای بررسی آنها از بین كاركنان قسمت های مختلف دستگاه اجرائی انتخاب می شود. به انتخاب كاركنان گروه یك نفر به عنوان مسئول گروه و دیگری به عنوان دبیر گروه تعیین می شود.
3ـ5ـ نماینده سازمان ملی بهره وری باتفاق اعضاء گروهها، محل انجام فرآیند (گمبا) را مورد بررسی و مشاوره قرار داده و حدود و قلمرو آنرا برای انجام بررسی های بعدی تعیین می كنند.
4ـ5ـ برنامه آموزش و اجرا به مدت 5 روز برای اعضاء گروههای حل مسئله 5 دستگاه اجرائی بطور تمام وقت و در محل مناسب به شرح زیر برگزار می شود.
1ـ4ـ5ـ اعضاء گروههای حل مسئله در مدت 5 روز هر روز از ساعت 8 صبح تا 12 در دوره آموزشی شركت می نمایند و اساتید سازمان ملی بهره وری مفاهیم، روشها و تكنیكهای موضوعات زیر را به آنها آموزش می دهند.
- مفهوم بهره وری و ضرورت های آن در شرایط متحول داخلی و بین المللی
- چرخه مدیریت بهره وری و چگونگی اجرای آن
- مفهوم و فرهنگ بهبود مستمر (كایزن عملیاتی)
- نظام آراستگی ( 5 ت یا 5s )
- شناسائی انواع موداها در محل و در فرآیندهای كاری و نصب برچسب قرمز به آنها
- ابزارهای ارتقاء كیفیت (بررسی فرآیند، تهیه فلوچارت، تهیه اسباگتی چارت، پارتو، طوفان مغزی و استخدام ماهی، و ...
- آشنایی با تكنیك ارزیابی عملكرد سازمان
2ـ4ـ5ـ اعضاء گروههای حل مسئله هر سازمان هر روز از ساعت 2 لغایت 10 تا 12 شب باتفاق مشاور سازمان ملی بهره وری در محل فرآیند مورد بررسی (گمبا) حضور و مشاركت داشته و نسبت به اجرای عملی موضوعات فراگرفته در دوره آموزشی اقدام می كنند.
3ـ4ـ5ـ مسئولان هر یك از گروههای حل مسئله (كایزن) در طول دوران آموزشی هر روز صبح هر یك به مدت 7 دقیقه اقدامات عملی بعد از ظهر روز قبل گروه خود را بصورت جدول، نمودار و با آمار و ارقام اطلاع رسانی می كنند.
4ـ4ـ5ـ اساتید و كارشناسان سازمان ملی بهره وری در تمام مدت روزهای آموزش با گروههای كار ذیربط در محل سازمان آنها مشاوره و همكاری می كنند.
5ـ4ـ5ـ اعضاء هر یك از گروههای كایزن با تهیه تابلو بهبود (kayzen board ) در محل گمبای سازمان خود كلیه تغییرات حاصله در فرآیند مورد بررسی را بصورت نمودار قبل از اصلاح و بعد از اصلاح و با محاسبه زمان، هزینه و فاصله (پیمایش) نصب و اطلاع رسانی می كنند.
6ـ4ـ5ـ در آخرین روز كارگاه آموزشی به شیوه ای بدیع از شركت كنندگان در دوره آزمون مكمل برنامه های آموزشی به عمل آمده و بلافاصله پاسخ های صحیح سوالات ارائه می شود تا ابهامات احتمالی موجود بر طرف گردد.
7ـ4ـ5ـ در پنجمین روز كارگاه آموزشی، طبق یك برنامه خاص، كلیه شركت كنندگان در دوره (اعضاء 10 گروه كاری) همراه مشاوران خود به محل های (گمبای) مورد بررسی در 5 سازمان مراجعه نموده و بصورت دیداری از دستاوردهای گروهها بازدید نموده و تبادل نظر می نمایند.
8ـ4ـ5ـ در بعدازظهر روز پنجم و به عنوان آخرین بخش برنامه آموزش و اجراء اعضاء گروههای حل مسئله (كایزن) در یك همایش ویژه گردآمده و دستاوردهای گروه خود را در زمینه شناسائی و حذف موداها، اصلاح فرآیندها، كاهش هزینه، زمان و فاصله و رضایت ارباب رجوع به اطلاع مسئولین و كارشناسان استان و سازمانهای خود می رسانند
5ـ5ـ پس از پایان برگزاری كارگاه آموزشی و اجراء اعضاء گروههای حل مسئله (كایزن) طبق برنامه های پیش بینی شده در طرح ساماندهی چرخه مدیریت بهره وری، نسبت به تشكیل كمیته بهره وری، اندازه گیری و تحلیل شاخصهای بهره وری، تشكیل گروههای جدید كایزن برای سایر فرآیندهای كاری سازمان، تهیه استانداردهای اجرای فرآیندهای جدید، اطلاع رسانی اقدامات و دستاوردها و ... اقدام می كنند.
6ـ5ـ كمیته بهره وری هر دستگاه اجرایی كه به ریاست مدیركل آن سازمان و مشاركت اعضاء فعال و مستعد گروههای حل مسئله سازمان تشكیل می شود مدیریت و هدایت موازین و مراحل پیش بینی شده در طرح و تشكیل گروههای كایزن را عهده دار می باشد و سازمان ملی بهره وری به عنوان مشاوره و راهنما خدمات آموزشی و مشاوره ای را به آن ارائه می نماید.
6ـ نتایج و دستاوردها
اجرای مراحل اولیه طرح در 20 گروه حل مسئله در 10 دستگاه اجرائی استان كرمان نتایج و دستاوردهای بسیار مهمی را به همراه داشته است كه برخی از آنها بشرح زیر هستند.
1ـ6ـ اشاعه فرهنگ بهره وری و كیفیت نزد مسئولان و كارشناسان و ضرورت التزام عملی به آنها
2ـ6ـ ارتقاء دانش و مهارت های كارشناسان سازمانها بصورت نظری و عملی و بكارگیری همزمان آنها در اصلاح فرآیندهای كار سازمان متبوع
3ـ6ـ تغییر بینش، نگرش و خودباوری در كارشناسان و مسئولان مبنی بر اینكه می توانند محور اصلی ایجاد تغییر و تحول در سازمان خود قرار گیرند.
4ـ6ـ آشنائی كارشناسان ادارات با شیوه های علمی شناسایی مسائل سازمان و حل مسئله بصورت گروهی
5ـ6ـ شناسائی موداهای فیزیكی و فرآیندی در محل كار و حذف آنها و از آن طریق صرفه جوئی در فضا، امكانات، زمان و هزینه
6ـ6ـ اصلاح فرآیندهای كار و تقلیل و ساده سازی مراحل انجام كار و صرفه جویی قابل توجه در پیمایش، زمان، هزینه انجام از طریق حذف موداهای فرآیندی و استفاده از فكر، تجارب و نظرات كاركنان
7ـ6ـ اصلاح فرآیندهای كار و حذف موداهای فیزیكی و فرآیندی باعث تقلیل زمان، هزینه و پیمایش و تحویل كالاها و خدمات به مشتری و ارباب رجوع شده و ضمناً كیفیت كالاها و خدمات را افزایش می دهد.
8ـ6ـ حساس شدن مسئولان سازمان و استان نسبت به موضوع ارتقاء بهره وری و بكارگیری منابع و امكانات و برنامه ریزی برای ایجاد تحول و ارتقاء بهره وری
لازم به توضیح است كه در صورت توسعه و تعمیم اجرای طرح در طول سال و نسبت به سایر فرآیندهای كاری دستگاههای اجرائی و نیز اجرای سایر اقدامات پیش بینی شده در طرح (مانند اندازه گیری و تحلیل شاخصهای بهره وری، ایجاد وب سایت بهره وری در دستگاههای اجرائی، برنامه ریزی بهبود بهره وری و ...) نتایج و دستاوردهای طرح بسیار فراتر از موارد بر شمرده شده در فوق خواهد بود.
اینك نمونه هائی از موارد اصلاح فرآیندهای كاری دستگاههای اجرائی و پتانسیل وسیعی كه در این زمینه برای بهبود و اصلاح فرایندهای كاری سازمانها وجود دارد به شرح زیر و بصورت 5 مورد و به تفكیك فرآیندهای كار قبل و بعد از اجرای كایزن ارائه می شود. دلایل اصلی موفقیت نسبی این طرح را در دستگاههای اجرائی استان می توان به شرح طبقه بندی و بررسی نمود.
الف ـ اكثر رویه ها و فرآیندهای كاری موجود در دستگاههای اجرائی متناسب با نیازها، آگاهیها و توقعات امروز مردم نیست و زمینه اصلاحات در آنها بسیار زیاد است. به عبارت دیگر فضای كار و ساز و كارهای اداری در دستگاههای اجرایی، در غالب موارد، مملو از موداهای فیزیكی و فرآیندی است.
ب ـ كارشناسان دستگاههای اجرائی در شناخت فضای كار خود و نارسائیهای حاكم بر آنها بسیار توانمندتر از حد انتظار هستند و در شرایط ایجاد فضای مساعد، انگیزش و خودباوری در اصلاح محیط كار و بخصوص در بهبود رویه ها و فرآیندهای كار بسیار توانا عمل می كنند.
ج ـ روش و رویكرد بكار گرفته شده در طرح حاضر، بصورت انتقال دانش به كاركنان، تبدیل دانش به عمل و مهارت و بكارگیری همزمان آن و بلافاصله در فرآیندهای كاری محل واقعه «گمبا» توسط كارشناسان ذیربط نیز نقش قابل توجهی در موفقیت طرح دارد.
جالب است خاطر نشان گردد كه در اصلاح فرآیندها و ایجاد تغییر در محیط كار، نقش اصلی را خود كارشناسان سازمان عهده دار بوده و مشاوران سازمان ملی بهره وری به عنوان تسهیل گر، آموزش دهنده و مشاور ایفای نقش می نمایند.

جعفر عسگری
مشاور سازمان ملی بهره وری ایران
منبع: وزارت صنایع و معادن