همان‌طور که می‌دانیم انسان‌ها همگی دارای 168 ساعت در هفته می‌باشند. چگونگی استفاده از این زمان محدود، تعیین‌کننده‌ی کیفیت زندگی هر کس خواهد بود.
پس به‌طورکلی می‌توان گفت که زمان از هر چیز دیگری گرانبهاتر است. زمان، همواره به سرعت به پیش می‌رود. اگر به گذشته‌ی خود و دوران طفولیت و جوانی خود نگاه کنید به سرعت زمان پی‌خواهید برد.
بسیاری از دانشجویان، همواره از کمبود وقت شکایت می‌کنند که البته این مسئله، خودفریبی‌ای بیش نیست. با مدیریت بر زمان و استفاده‌ی مناسب از آن می‌توان بر این مشکل غلبه نمود. شاید بتوان این گونه عنوان کرد که استفاده‌ی درست از زمان و مدیریت بر آن، یکی از مهم‌ترین نیازهای مخفی و غیر قابل لمس برای موفقیت در دانشگاه و همچنین دنیای پیشرفته‌ی کنونی است.
نکته‌ی آغازین برای مدیریت بر زمان آن است که با خود روراست باشید و تفاوت بین رویاها، هوس‌ها و اهداف خود را بشناسید. هوس‌ها و رویاها فوری هستند و هدفی جز فرار از واقعیت ندارند. بسیاری از هوس‌ها و رویاها ناممکن و غیرمحتملند؛ در صورتی که اهداف، تعیین‌کننده‌ی مسیر زندگی و پیشرفت هر فرد می‌باشند.
تعریف مدیریت زمان
بنا بر تعریف دکتر بوکوندا (Dr. Bukonda) مدیریت زمان عبارت است از: اولویت‌بندی، زمان‌بندی و اجرای مسئولیت‌های شخصی برای کسب رضایت شخصی.
مراحل مدیریت زمان طبق نظر جفری گوردن (Jeffrey Gordon):
1- مشخص نمودن اهداف: اهداف همان فضیلت‌هایی است که با تأمل و تفکر بیان می‌شوند تا به اجرا درآیند. آنها می‌توانند ساده و کوچک باشند، مثل شستن ظروف کثیف بعد از شام و یا بزرگ، پیچیده و طویل‌المدت باشند، مثل لذت بردن از کار و انجام درست آن. پس همان طور که می‌بینید ما می‌توانیم برای تمامی مسائل زندگی خود، اهدافی را معین نماییم. یک هدف جامع، مانند سالم ماندن را می‌توان به هدف‌های کوچک‌تر و نزدیک تقسیم نمود، مثل برنامه‌ی روزانهی ورزشی، رژیم غذایی و بررسی‌های دوره‌ای آزمایشگاهی در مورد بدن خود.
بعضی از اهداف، رفتارهای ما هستند که می‌خواهیم آنها را نگاه داشته و یا تغییر دهیم. البته باید توجه داشت که تغییرات رفتاری، زمان می‌خواهند و آنی نیستند. به عنوان مثال، دانشجویی که ساعت 8 صبح کلاس دارد و معمولاً دیر می‌رسد، می‌تواند اهدافی جزئی را در مورد سر وقت رسیدن به کلاس درس، انتخاب نماید. برای این کار او اهدافی چون زود خوابیدن در شب و زود بیدار شدن در صبح را بر می‌گزیند و همواره در زمان‌های فوق به خود می‌گوید که سر وقت رفتن، بسیار مهم است و در مورد دلایل آن فکر می‌کند. هر گونه که ما دقایق و ساعت‌های روزانه را سپری می‌نماییم، به همان صورت، نتایج کارهایمان تعیین می‌گردند. به عنوان مثال، فکر کردن در مورد اینکه باید درس بخوانیم یا بر سرِ قراری حاضر شویم برای ما نتیجه‌ای ندارد، بلکه نتیجه، زمانی شکل می‌گیرد که درس بخوانیم و یا بر سر قرار حاضر شویم. پس همواره باید اهداف خود را بشناسیم و آنها را روی کاغذ بیاوریم. حال موضوع این است که راهِ رسیدن به این اهداف را بیابیم و به آن سمت حرکت کنیم.
2- رفتار کلیدی: رفتارهای کلیدی برای اهداف خود را از هم مجزا نمایید. به عنوان مثال رفتارهای آکادمیک کلیدی شامل رفتن به کلاس درس، توجه به استاد و جزوه‌برداری، خواندن کتاب‌ها و جزوات و آماده شدن برای امتحانات است، در صورتی که رفتارهای مالی کلیدی عبارتند از ثبت دفاتر مالی، برنامه‌ریزی برای بودجه‌ی هفتگی، پرداخت به موقع صورت‌حساب‌ها و غیره می‌باشند. اغلب افراد در مورد این رفتارهای کلیدی خود را گول می‌زنند و آنها را به تعویق می‌اندازند و امیدوارند کس دیگری آنها را انجام دهد. در مثال‌های فوق می‌توان نتایج منفی حاصل از به تعویق انداختن دروس و یا صورت‌حساب‌ها را که گرفتن نمرات کمتر و زیان‌های ناشی از عدم پرداخت به موقع است، به وضوح مشاهده کرد. این گونه خودفریبی، بخشی از یک الگوی رفتاری به نام تعلل است. تعلل، زمانی ایجاد می‌شود که رفتاری را که باور داریم باید انجام دهیم، عمداً حذف نموده یا عقب بیندازیم.
بسیاری از مواقع، بی‌میلی افراد در پرداخت بهای لازم برای رسیدن به هدف، سبب ایجاد الگوی رفتاری تعلل می‌شود. به‌عنوان مثال، برای گرفتن نمرات عالی در دانشگاه، باید ساعت‌های زیادی را در هفته، صرف کلاس رفتن و درس خواندن نمود. عوامل دیگری نیز سبب ایجاد پدیده‌ی تعلل می‌شوند که عبارتند از: خسته شدن، تصور این که می‌خواهیم کارها به بهترین نحو، انجام گیرد، ولی ترس از آن داریم که در اثر انجام آن به نتیجه‌ی عالی نرسیم، ترس از عدم موفقیت که در اثر تجربیات منفی دیگران حاصل می‌شود، احساس فشارهای درونی در مورد عدم توانایی آغاز رفتارهای جدید و یا تنبلی و عدم توانایی انجام کار.
پدیده‌ی تعلل، یک رفتار علمی است و می‌توان چگونگی دوری از آن را آموخت. برای این کار باید یادبگیریم که اهداف خود را تعیین و برنامه های عملی برای نیل به آنها را شناسایی نمایید و آنها را طبق جدول زمانی برای خود تنظیم کنید. برای تغییر مدیریت رفتار خود، بهترین کار، انتخاب اهدافی است که برای شما اهمیت دارند. رفتارهای کلیدی برای آن اهداف را بنویسید. رفتارهای فعلی شما در آن موارد کدامند؟ کدام یک از رفتارهای کلیدی فوق را باید تغییر دهید؟
3- تهیه‌ی برنامه: با تهیه‌ی برنامه و برنامه‌ریزی می‌توان رفتارهای کلیدی را به‌صورت عادت درآورد؛ یعنی رفتار، ناخودآگاه شکل گیرد که این برای ما یک مزیت محسوب می‌شود. تصور کنید دانشجویی می‌خواهد نمره‌ی بالای 15 در درسی بگیرد و می‌داند که رفتار کلیدی برای این هدف، انجام به‌موقع تکالیف است. او می‌تواند شب قبل از کلاس، تکالیف گذشته را انجام دهد و یا بعد از کلاس، تکالیف آن جلسه را انجام دهد. شاید بهتر باشد تا تکالیف در همان روز انجام گیرند و بررسی و رفع مشکلات، به روز بعد و همراه با همکلاسی‌ها و اساتید موکول شود. به‌عنوان یک راه‌حل، بهتر است چیزی که باید انجام گیرد، در همان زمان ابتدایی، انجام شود چرا که هر چه آن را عقب بیندازیم، بیشتر احساس ناراحتی و گناه می‌کنیم. با برنامه‌ریزی و زمان‌بندی درست، می‌توان به تمامی کارها رسید و بر مشکلات غلبه کرد.
مثال‌هایی برای کنترل پدیده‌ی تعلل
در زیر به مواردی که باعث تعلل در کارهایتان می‌شود دقت و آنها را علامت بزنید.
در محیط خانه و خانواده:
_ کارهای عادی روزانه (مثل شستن ظروف، لباس‌ها)
_ تعمیرات جزئی و کوچک
_ تعمیرات اساسی در منزل
_ باغبانی و حفظ فضای سبز
_ تماس با تعمیرگاه‌ها
_ پرداخت هزینه‌ها (مثل قبض آب و برق و گاز)
_ خرید مواد لازم
_ انجام کارهایی برای سایر افراد
_ تماس تلفنی با دوستان
_ غیره
در محیط کار:
_ به موقع سرِ کار بودن
_ به موقع در جلسات و ملاقات‌ها شرکت نمودن
_ تلفن زدن‌ها
_ تصمیم‌گیری
_ گزارش دادن
_ ایجاد ایده‌های جدید
_ درخواست حقوق بیشتر
_ درخواست ملاقات با رئیس
_ به‌دنبال شغل جدید، گشتن
_ غیره
در محیط تحصیلی:
_ رفتن به کلاس درس
_ انجام تکالیف روزانه
_ درس خواندن
_ آماده شدن برای امتحانات
_ ارائه‌ی سمینار در سر کلاس
_ آماده شدن برای کنکور سطح بالاتر (مثل کارشناسی ارشد و دکتری)
_ پرداخت شهریه
_ پس دادن کتاب به کتابخانه
_ تحقیق در مورد دروس و اساتید ترم بعد
_ غیره
در محیط مالی:
_ پرکردن فرم‌های مالیاتی برای مالیات بر درآمد سالیانه
_ تنظیم صورت‌حساب‌ها و رسیدها
_ مشورت با حسابدار
_ بودجه‌ریزی
_ بازپرداخت وام‌ها
_ دریافت پول از بدهکاران
_ پرداخت پول بیمه
_ پرداخت صورت‌حساب‌ها
_ غیره
مراحل مدیریت زمان طبق نظر دکتر تد جیمز (Tad James)
شاید بد نباشد تا نظر یکی دیگر از اساتید این رشته را نیز در مورد مراحل مدیریت زمان بیان‌کنیم. به نظر آقای دکتر تد جیمز، نویسنده و مشاور در رشد شخصی، چهار گام اساسی و کلی برای اجرای مدیریت زمان به شرح زیر می‌باشد:
الف- اهداف بلندمدت خود را بشناسید و آنها را روی کاغذ بنویسید: فهرستی از مهم‌ترین کارهایی که در سه سال آینده می‌خواهید انجام دهید تهیه کنید. درصورتی که صاحب یک کسب‌وکار یا شرکت می‌باشید، فهرست اهداف شرکت برای 10 سال آینده را تهیه نمایید. شما باید در مورد مسیر زندگی و خط‌مشی‌های خود نیز آگاه باشید. شما در 3 ماه آینده کجا می‌خواهید باشید و چه کارهایی را می‌خواهید انجام دهید؟ در 6 ماه آینده چطور؟ در 1 سال و یا 3 سال و یا 10 سال آینده، برنامه‌ی شما چیست؟ چگونه می‌توان به جایگاه مورد نظر دست یافت، وقتی که از آن آگاهی نداشته باشید؟
ب- برای خود یک تقویم روزانه و سیستم تعیین وقت و قرار ملاقات داشته باشید: شما باید قادر به ردیابی برنامه‌ها، کارها و قرار ملاقات‌های روزانهی خود باشید. سیستم مورد نظر، باید نیازهای شما را برآورده کرده و شما را با زمان پیش ببرد. بسیاری از افرادی که از مدیریت زمان بهره می‌گیرند، دارای تقویم‌های دیواری، دستگاه‌های الکترونیکی برنامه‌ریز (مثل palm) و برنامه‌هایی بر روی کامپیوترهای شخصی خود هستند و برنامه‌های روزانهی خود را با زمان‌بندی بر روی آنها ثبت می‌نمایند. نکته‌ی مهم، آن است که تمامی برنامه‌ها و قرارها با وجود این که به هم مربوط نیستند و شکل یکسانی ندارند، بر روی یک تقویم ثبت می‌شوند.
ج- برای خود، لیستی از جزئیات کارهایی که باید در یک روز مشخص انجام دهید تهیه نمایید: اکنون کارهایی که روزانه باید انجام شود را با توجه به اولویت‌بندی در تقویم و یا کامپیوتر مورد نظر، ثبت نمایید. این کار به شما کمک می‌کند تا از کارهای روزانهی خود از قبل آگاه باشید و اجرای آنها را همواره با برنامه‌ریزی خود مقایسه نمایید. حال با داشتن برنامه‌ی ملاقات‌ها و قرارها از یک طرف، و جزئیات کارهای روزانهی قابل اجرا از طرف دیگر، شما یک سیستم هماهنگ خواهید داشت که اثربخشی بیشتری را فراهم می‌نماید.
د- ترکیب سه گام قبلی: آخرین بخش، آن است که سه قسمت قبلی سیستم مدیریت زمان را با هم ترکیب نمایید به طوری که با برنامه‌ریزی و اجرای برنامه‌ها و قرارهای روزانه، اولویت‌ها را بررسی نموده و اهداف بلندمدت خود را زیر نظر داشته باشیم. مهم‌ترین نکته، آن است که می‌توان در مسیر نیل به اهداف بلندمدت خود، انحراف‌ها و نقایص را پیدا کرد و با مد نظر داشتن چشم‌انداز و اهداف مورد نظر، آنها را اصلاح نمود.
بابک شهابی
مهندس عمران – کارشناس ارشد مدیریت اجرایی
