این مقاله در بازنگرى فعالیتهایتان، به شما کمک مىکند و سعى مىکند تا افقهاى تازهاى از نحوه‌ی گذراندن وقت، به شما ارائه دهد و نقطههاى ضعف در مدیریت زمان را گوشزد کند. این را بدانید که نقطه‌ی شروع کارى، آغاز موفقیت فرد است و چه بهتر که نقطه‌ی شروع فعالیتهایتان، بر طبق اصول صحیح مدیریت زمان باشد.
تا به حال چند بار در طول زندگى، احساس کمبود وقت کرده، آرزو کردهاید که اى کاش در هر روز، به جاى 24 ساعت، 48 ساعت وقت مىداشتید؟ حال اگر به شما بگویند که آرزوى شما برآورده شده، چه احساسى خواهید داشت؟ کلید تحقق این آرزوى شما، در آموزههاى علم مدیریت زمان مىباشد! با تغییر اولویتها و مدیریت مؤثر زمان، مىتوان به راحتى از دچار شدن به بیمارى عجله، اجتناب ورزید.
مدیریت زمان، شامل مجموعهاى از مهارتها، براى کنترل و استفاده‌ی بهتر از زمان است. رهنمودهایى عمومى وجود دارند که مىتوانند براى مدیریت زمان، در حوزههاى متفاوت -خانه، دانشگاه و کارگاه- استفاده شوند. در این بخش، برخى از این رهنمودها را شرح مىدهیم. توجه به این نکته مهم است که رهنمودهاى ارائه شده در این مقاله، کلى و نقطه‌ی شروعى براى توسعه‌ی روش مدیریت زمان هستند. شما براى مدیریت موفق زمان، باید یک روش مدیریت زمان مناسب خود طراحى کنید.
کجفهمىها در مورد مدیریت زمان
یکى از مشکلات ما در زمینه‌ی کنترل زمان، این است که بسیارى از ما تصورى نادرست از مدیریت زمان و کاربرد آن داریم. آیا این موارد براى شما آشنا هستند؟
1. «مدیریت زمان، چیز خاصى نیست. من در کارم موفقم؛ پس مفهومش این است که از زمانى که در اختیار دارم، در حد مطلوب استفاده مىکنم». ممکن است چنین باشد؛ اما چه بسا شما با رعایت اصول زمان در مدیریت، به مراتب موفقتر از این مىبودید. اگر به شما نشان داده شود که با رعایت اصول مدیریت زمان، بازدهى شما دو برابر مىشود، چه مىگویید؟ فکر مىکنید تا چه حد مىتوانید بیش از این موفق باشید؛ در حالى که همه راهحلهاى مربوط به تنظیم زمان در مدیریت، آسان است. آنچه آسان نیست، ایجاد انضباط فردى براى اجراى همین امور ساده است.
2. «من از یک تقویم تنظیم برنامه و فهرست، استفاده مىکنم؛ آیا کافى نیست»؟ این روشى است که اغلب افراد بدان توسل مىجویند که مىتواند باتلاقى فرو بلعنده باشد. تقویم به شما مىگوید که امروز در کجا هستید و چه باید بکنید؛ اما در مورد آینده، چیزى نمىتواند انجام دهد و تقریباً غیرممکن است که چیزى از گذشته را یادآور شود. بهترین ابزار زمان در مدیریت، یک نظام منسجم به هم پیوسته است؛ نظرى که به شما امکان دهد تا اطلاعات لازم براى کار را کسب کنید؛ طرحها و پروژهها را دنبال کنید؛ نگاه و توجهتان به سوى هدف متمرکز شود و تصمیمات کلیدى، ضبط گردد. برخى، مدیریت زمان را خیلى جدى نمىگیرند و مىپندارند که این امر، شادى را از آنها مىگیرد؛ اما اگر فشار و کشمکشهاى عصبى، فراموش کردن قرارها، از دست دادن مهلتهاى تعیین شده و کارکردن تا نیمهشب، در نظر شما شادى زندگى است، با همه‌ی آنها خوش باشید. حال از این طرف به موضوع نگاه کنید؛ اگر در روز، دو ساعت وقت اضافه داشته باشید، آن گاه مىتوانید به لذت استفاده از آن پى ببرید.
3. «مدیریت زمان، آزادى آدمى را مىگیرد». آزادى واقعى، از طریق انضباط به دست مىآید. فرض کنید به طور ناگهانى به شما پیشنهاد مىشود که به مدت یک هفته در خانهاى دولتى، در شیراز اقامت کنید و شما فقط دو روز فرصت دارید تا حرکت کنید. آیا آنقدر آمادگى دارید که در برنامههایتان به گونهاى تجدیدنظر کنید تا بتوانید بروید؟ این، آزادى واقعى است.
4. «مدیریت زمان، براى انجام برخى کارها خوب است؛ اما در کار من، خلاقیت وجود دارد و نمىتوانم درگیر روزمرگى و امور جارى متعارف شوم». مدیریت زمان، اساساً به معناى روزمرگى نیست؛ بلکه تأکید اصلى آن، بر انضباط فردى است. بهرهگیرى مؤثر از زمان، به شما امکان مىدهد تا خلاقیت خود را به کار گیرید. این کار، شما را از نگرانى و امور کسالتبارى که مانع از اندیشه‌ی خلاق است، مىرهاند.
5. «اصولى که براى اجراى مفاد مدیریت زمان لازم است، بسیار دور و دراز است؛ من وقت ندارم به همه‌ی این اصول، عمل کنم». درست است وقت ندارید و درست است که تدوین برنامه‌ی روزانه که کارى جدید است، وقتتان را مىگیرد؛ اما وقتى با این کارها خو گرفتید، واقعاً وقتگیر نیست؛ چند دقیقه صرف وقت، موجب صرفهجویى چند ساعته مىشود.
نکاتى سودمند، براى بهبود کیفیت مدیریت زمان
حال که باورهاى نادرست درباره‌ی اداره‌ی زمان و مدیریت بر آن را یادآور شدیم، وقت آن رسیده است که یک سرى نکات کلى و اساسى را جهت بهبود کیفیت مدیریت زمان، متذکر شویم.
1. مهمترین نکته در مدیریت زمان، این است که ابتدا باید هدف مشخصى در کارهایتان داشته باشید. ضربالمثلى مىگوید: «اگر نمىدانید کجا مىروید، مهم نیست که کدام راه را انتخاب مىکنید» و مىتوان اضافه کرد که «مهم نیست که براى رسیدن به جایى که نمىدانید کجاست، چه قدر زمان صرف مىکنید». بدون هدف، سراسر زندگى شما بىثمر، بىفایده و بدون اثر خواهد بود و بدون تعیین زمان، حتى سادهترین هدفها دستنیافتنى مىشوند. تعیین هدف، به شما وقت بیشترى عطا مىکند. طبیعت بشرى، چنان شکل گرفته که اگر در روزى معین، فاقد هدف خاصى باشد، زمان خود را به بیهودگى صرف مىکند و از سوى دیگر، اگر داراى چندین هدف اصلى باشیم و آنها را به دقت دنبال کنیم و اگر با مبانى مدیریت زمان آشنا باشیم، مىتوانیم در همان روز گامهایى مهم برداریم. کلید اصلى در این راه، تعیین اولویتهاى واقعى است. داشتن هدفى که فعالیتهاى خود را در طول روز بر محور آن تعیین کنید، زمینهاى را فراهم مىآورد تا به طور موفقیتآمیزى، از طریق مدیریت زمان، گامى مثبت به سوى آن هدف بردارید.
2. براى رسیدن به هدفهایتان برنامهریزى کنید. روزتان را برنامهریزى کنید؛ به جاى آنکه اجازه دهید در خدمت خواستهها و حتى هوسهاى دیگران باشد. نکات زیر، جهت برنامهریزى، مىتوانند سودمند واقع شوند:
1. هدفهاى درازمدت وضع کنید و براى رسیدن به آنها، مقصدهاى کوچکى را قرار دهید تا شما را به آن هدفها مرتبط سازند.
2. اولویتها را به نسبت اهمیت آنها در میان اهداف و مقصدها، مشخص کنید.
3. انرژى خود را ارزیابى کرده، ساعاتى را که مىتوانید در حد مطلوب کار کنید، مشخص کنید.
4. با توجه به این مبنا یعنى اهداف، اولویتها و ساعات کار مطلوب، برنامه‌ی کار روزانهتان را مشخص کنید و روى کاغذ بیاورید. هیچ چیز براى تنظیم وقت، ارزشمندتر از برنامه‌ی مدون روزانه نیست. بدون وجود چنین برنامهاى، همواره در خدمت خواستههاى دیگران خواهید بود؛ اما با وجود این برنامه، همواره مىدانید در کجا هستید و در کجا باید باشید و با اهمیتى به همین شدت، مىدانید با امورى که در طول روز، جلوى رویتان طرح مىشوند، چگونه برخورد کنید؛ زیرا ضرورتهاى دیگرى از پیش برایتان تعیین شدهاند. در هدف‌گزینى درست، باید ابتدا هدف بلندمدت را تعیین کرد و در راستاى آن هدف بلندمدت، مقصدهایى را مشخص کرد؛ مثلاً «داشتن کسب و کارى مستقل براى خود، در پنج سال آینده»، همان هدف بلندمدت است؛ سپس هر گامى که برداشته مىشود، باید در مسیر آن هدف نهایى باشد؛ بدین معنا که باید یک رشته هدفهاى کوتاه مدت که معمولاً مقصد خوانده مىشوند، تعیین شوند. به سخن دیگر، باید یک هدف بزرگ تعیین کرد و آن هدف را خرد کرد و به هدفهاى کوچکترى تقسیم کرد؛ هدفهایى که انجام آنها آسانتر و در مدتى کوتاهتر، تحققپذیر باشند.
3. از بهترین زمان روز خود سود ببرید. ممکن است به این مسئله پى برده باشید که در مواقعى از روز، احساس چابکى و سرحالى ذهنى و جسمى بیشترى مىکنید. این مواقع، زمان سرحالى بدن شما نیز هست؛ چون در این اوقات، بهتر مىتوانید کار کنید. برنامههاى خود را چنان طرحریزى کنید که کارهاى اولویتدار شما، بیشتر در این مواقع باشد تا بازده عمل نیز بالا رود. براى مثال، بسیارى از مردم مىدانند که بهتر است کارهایى را که به خلاقیت بیشترى نیاز دارد، صبحها انجام دهند و کارهاى متداول و روزمره را به بعد از ناهار موکول کنند؛ زیرا در این ساعات، بدن با افت انرژى و کمبود نیرو روبهرو مىشود.
4. ناخوشایندترین کار هر روز را اول انجام دهید. یک ضربالمثل قدیمى مىگوید: «روز خود را با خوردن یک قورباغه زنده شروع کنید». اگر وظایف ناخوشایند و مخالف میل خود را به آخر هر روز موکول کنیم، نتیجهاى جز نگرانى و به فکر فرو رفتن به بار نخواهد آورد و حتى انجام کارهاى دیگر را نیز تحتالشعاع قرار مىدهد. از این رو، در صورت امکان، کارهایى را که کمتر مایل به انجام آنها هستید، همان اول روز انجام دهید.
5. براى هر کارى، یک ضربالاجل قرار دهید. هر کارى را بیش از اندازه طول ندهید. وقتى کارى به قدر کافى خوب انجام شد و شما را به مقصود مورد نظرتان رساند، کافى است و خود را در دام کمالطلبى اسیر نکنید.
6. یک فهرست از کارهایتان درست کنید. براى این که این فهرست مفید باشد، باید روزانه تهیه شود و فقط کارهاى مهم (و نه کارهاى عادى و روزمره) را فهرست کنید و بدین صورت، از طولانى شدن و بىنظمى آن جلوگیرى کنید.
7. قانون پارتو را فراموش نکنید. اقتصاددان ایتالیایى، «ویلفردو پارتو»، قانونى در اولویتبندى دارد که بسیار مفید است. قانون پارتو مىگوید: «تقریباً 80 درصد نتیجه‌ی مورد نظر، از 20 درصد تلاشهایى حاصل مىشود که انجام مىدهیم». براى این که کارهاى خود را به صورت مؤثر اولویتبندى کنید، باید 20 درصد مهم آن را جدا کنید. وقتى کارهاى مهم تعیین شدند، شما مىتوانید بر اقداماتى تمرکز کنید که بیشترین نتیجه‌ی مورد نظر را حاصل مىکنند. هنگام تحلیل چگونگى گذراندن اوقات خود، متوجه خواهید شد که خیلى از اوقات شما صرف کارهاى کوچک و ناچیز مىشود. به همین دلیل، توان شما صرف حوزههاى اصلى و حیاتى -که نیازمند تلاش بیشتر هستند- نمىشود.
8. از امروز به بعد، روزانه 10 دقیقه را به امور زیر اختصاص دهید:
الف) پىگیرى زمان؛ این کار نباید بیش از 5 دقیقه وقت شما را بگیرد. اگر بیش از این وقت شما را اشغال کرد، احتمالاً جزئیات زیادى را در آن وارد مىکنید؛ جزئیات را حذف کنید.
ب) تجزیه و تحلیل زمان در پایان کار؛ روزانه چند دقیقه صرف تجزیه و تحلیل جدول پىگیرى زمان خود کنید و راههایى را کشف کنید که با حذف کردن، تأخیر انداختن و واگذار کردن امور، وقت بیشترى را صرفهجویى کنید.
9. لازم نیست همه‌ی کارها را خودتان انجام دهید. واقعیت این است که اگر سعى کنید همه‌ی کارها را خودتان انجام دهید، هیچ کارى را درست به پایان نخواهید رساند. اگر بخواهید در مقابل تقاضاهاى فزاینده‌ی صرف وقت، جان سالم به در برید، باید بیاموزید که چه زمانى واگذارى اختیار کنید و یا کار ویژه را کنار بگذارید. این را هم بدانید که واگذارى اختیار زمان، جلوى اتلاف وقت شما را مىگیرد و در این صورت، مىدانید کى و چگونه واگذارى اختیار کنید.
10. روشها را با موقعیت خود تطبیق دهید. باز هم مىگوییم که رهنمودهاى ارائه شده در این مقاله، کلى و نقطه شروعى براى توسعه‌ی روش مدیریت زمان هستند. براى مدیریت موفق زمان، باید یک روش مدیریت زمان، مناسب خودتان، طراحى کنید.
منابع:
1. هیندل تسیم، مدیریت زمان.
2.ترى دکلان، فن مهار کردن زمان در یک هفته.
3. غلامرضا خاکى، مدیریت زمان.
4. الک مک کنزى، مدیریت بهرهورى از زمان، ترجمه محمدرضا رضاپور.
سید مهدى موسوى
منبع: سایت پرسمان
