مقدمه
قبل از اینکه به مقوله مدیریت پورتفولیو بپردازم, لازم می دانم به این نکته اشاره کنم که علارغم تلاشهای به کار رفته در جهت ایجاد اصطلاحی به جای پورتفولیو هنوز نتوانسته ایم واژه و عبارتی مناسب جایگزین آن کنیم. پورتفولیو در لغت به معنی مقام, سهام و در علوم بازرگانی به معنی موجودى اوراق بهادار ،اسناد بهادار جمع آورى شده و .. می باشد.

مدیریت پورتفولیوی پروژه (PPM( Project Portfolio Management
را می توان به عباراتی چون مدیریت سبد کاری پروژه,مدیریت بسته های کاری پروژه و .. تعبیر کرد.
اما از آنجا که کلیه عبارات و اصطلاحات ناقص موجود فاقد معنی روشن و در برگیرنده مفهوم واقعی آن است, ترجیح در متن از عبارت مدیریت پورتفولیو یا PPM استفاده کرده و یافتن و جایگزین کردن ترجمه صحیح آن را به اهل فن و زبان شناسان واگذار کنم!
مدتها بود که در فکر یافتن و پیدا کردن ترکیب و رابطه بین مقوله کیفیت و مدیریت پورتفولیوی پروژه بودم.!ولی نمی دانستم چگونه و از چه زاویه ای باید به بررسی موضوع فوق بپردازم و به رابطه آنها پی ببرم, تا آنکه به طور اتفاقی به مقاله ای به نام "به پروژه هایی که فاقد مدیریت است خاتمه دهیم!" که در اکتبر 2002 در مجله ای با نام Optimize توسط James S.Pennypacker وKent Crawfor به چاپ رسیده بود برخورد کردم و Kandy Miller که در آن موقع نائب رییس مدیریت اطلاعات شبکه زیمینس بود توانست به طور شفاف ارتباط دو موضوع فوق را برای من توضیح دهد.
وی به این نکته اشاره کرد که اگر قبول کنیم که کیفیت مهم است, بنابراین کنترل پروژه ضروری به نظر می رسد.و کنترل پروژه بدون مدیریت پورتفولیو غیر ممکن است. پس رابطه بین دو موضوع روشن است:
مدیریت پورتفولیوی پروژه برای اطمینان یافتن از کیفیت پروژه ضروری است.
PPM به یکی از بحث از انگیز ترین و داغ ترین موضوعات سالهای اخیر تبدیل شده است!
و در کنفرانسها و نشست های PMI و کنفرانسهای تحقیقاتی, مقالات زیادی را به خود اختصاص داده است. مدیریت پورتفولیو در
Gartner IT Expoکه پاییز 2002 در اورلاندو فلوریدا برگذار شد به یکی از جنجالی ترین موضوعات تبدیل شده بود. در نوامبر سال گذشته کنفرانسی به حمایت IIR در شیکاگو برگزار شد که منحصرا بهموضوع مورد نظر اختصاص داده شد.
انتشاراتی که در زمینه IT و تجارت فعالیت می کنند نیز به طور منظم مطالبی را در این زمینه چاپ می کنند.
از جمله موسسه Pacific Edge Software که مجله و وب سایتی با نام Portfolio Knowledge به آدرس www.portfolioknowledge.com به راه انداخته, که آخرین مطالب و نظرات را در زمینه دانش مدیریت پورتفولیو را ارائه می کند.
اینها همه نشان دهنده پی بردن به اهمیت این دانش در سالهای اخیر است.
PPM در حال تبدیل شدن به جز با اهمیت و بحرانی در مرحله توجیه پروژه و مرحله ارزیابی آن است و سازمانها را قادر می سازد سرمایه های موجود و پیشنهادی خود را با ارزیابی صحیحی از تخصیص محدود منابع, زمان و بودجه ترکیب کنند.
شرکت ها باید بتوانند منابع صحیح را به پروژه های صحیح اختصاص دهند.ما در محیطی زندگی می کنیم که علارغم تقاضاهای نامحدود با محدودیت منابع روبرو هستیم.و بعضی اوقات این بدان معنی است که به پروژه هایی که در جهت تحقق اهداف استراتژیک شرکت ها و سازمان ها ایجاد نمی شوند و ارزش زیادی را به ارمغان نمی آورند, باید خاتمه داد.
لازم به ذکر است که عدم بکارگیری صحیح مدیریت پورتفولیو می تواند باعث تضاد سردرگمی و فشار و استرس شود.
PPM معمولا شامل سه مرحله می شود:
1- مرحله تطبیق دادن
2- کاربرد پذیر و سودمند کردن
3- متعادل کردن
مرحله تطبیق کردن:
این مرحله شامل ارزیابی پروژه های جاری و سپس مرور استراتژی های سازمان می شود.در این مرحله حتما باید معیار هایی برای انتخاب و اولویت بندی پروژه ها در نظر گرفته شود.قبل از اینکه پروژه ای جهت سرمایه گذاری انتخاب شود باید بتواند در چهارچوب معیار های ایجاد شده قرار گیرد.معیار های ایجاد شده نیز باید در راستای مسیر استراتژیک, حد اقل های بازار و خاتمه دان به توجیه های کاغذ بازی اداری ایجاد شود.
مرحله کاربرد پذیر کردن و سود مند کردن:
این مرحله در زمانی صورت می گیرد که ارزش هر پروژه به وسیله هزینه ها, منافع و ریسک های وابسته به خوبی تعریف شده باشد.
لازم به ذکر است که بحرانی ترین پروژه ها در برابر استاندارد های از پیش تعیین شده ای اندازه گیری می شوند و توسط فرایند های آنالیز شده که خود به وسیله اطلاعات قابل سنجش بدست می آیند در جهت اطمینان از پیش بینی هزینه ها و منافع مررور می شوند.
مرحله تعادل بخشی:
این مرحله دقیقا جایی است که باید صحت اطلاعات پروژه و تصمیمات پورتفولیو تایید شود. به دنبال ا ین هستیم که بتوانیم پورتفولیوی جامعی را بهینه و جایگزین پروژهای منفرد و تک تک کنیم.
نظمی که مدیریت پورتفولیو ارائه می دهد به شرکتها و سازمانها این امکان را می دهد که بتوانند قبل از اجرای پروژها در صورتیکه به طور موثر و درست ارائه شود راهکاری آنها را با توجه به اولویت های موجود طبقه بندی کنند.
PPM صحیح در جهت ارزیابی, انتخاب, اولویت بخشی, بودجه بندی و برنامه ریزی برای پروژه های صحیح ارائه می دهد. البته برای پروژه هایی که بالاترین ارزش را برای اهداف استراژیک سازمان ها به ارمغان می آورند!
مدیریت پورتفولیو با ارائه دقت نظر و حساسیتی در برنامه های استراتژیک شروع شده و با انتخاب صحیح پروژه ها خاتمه می یابد.
با وجود اینکه تاثیر مدیریت پورتفولیو ساده به نظر می رسد, اما حقیقت این است که اجرای فرایند PPM
نیازمند تغییرات فرهنگی زیادی در سازمان است که خود تلاش و عزمی زیادی می خواهد و تبع زمان زیادی نیز می برد .
به دلیل وجود فشار های اقتصادی اغلب مدیران بر این باورند که باید دقت نظری ویژه ای به پروژه هایی که با تاخیر مواجه اند یا بالاتر از بودجه خود اجرا می شوند اعمال کنند تا بتوانند راه هایی را در جهت اطمینان از کیفیت درونشان پیدا کنند.
PPM راهی به سوی این هدف است!!!

محمد نهاوندی
m.nahavandi@modares.ac.ir
منبع: شبکه تحلیلی مدیریت پروژه