در این مقاله با رویكردی كاربردی به مفهوم توانمندسازی كاركنان، به بررسی عوامل موثر بر توانمندسازی آنها پرداخته شده است . توانمندسازی كاركنان یكی از ابزارهای موثر برای افزایش بهره وری كاركنان و استفاده بهینه از ظرفیتها و تواناییهای فردی و گروهی آنها در راستای اهداف سازمانی است. سازمانها امروزه تحت تاثیر عواملی از قبیل افزایش رقابت جهانی، دگرگونیهای ناگهانی، نیاز به كیفیت و خدمات پس از فروش، وجود منابع محدود و... زیر فشارهای زیادی قرار دارند. پس از سالها تجربه، دنیا به این نتیجه رسیده است كه اگر سازمانی بخواهد در امور كاری و اقتصاد خود پیشتاز باشد و در عرصه رقابت عقب نماند، باید از نیروی انسانی متخصص، خلاق و باانگیزه بالا برخوردار باشد. منابع انسانی اساس ثروت واقعی یك سازمان را تشكیل می دهد. در ادامه به اهمیت و ضرورت توانمندسازی كاركنان در سازمانها و ویژگیهای سازمانها و كاركنان توانمند اشاره و دستاوردهای حاصل از اجرای توانمندسازی در سازمانها و موانع موجود جهت اجرای توانمندسازی آورده شده است. درنهایت به بررسی چند نمونه از فنون و ابزار خلق توانمندی در سازمان پرداخته شده است .
مقدمه
توانمندسازی كاركنان یكی از تكنیكهای موثر برای افزایش بهره وری كاركنان و استفاده بهینه از ظرفیت و تواناییهای فردی و گروهی آنها در راستای اهداف سازمانی است. توانمندسازی فرایندی است كه در آن از طریق توسعه و گسترش نفوذ و قابلیت افراد و تیم‌ها به بهبود و بهسازی مستمر عملكرد كمك می شود . به عبارت دیگر توانمندسازی یك راهبرد توسعه و شكوفایی سازمانی است. در این مقاله با یك رویكرد كاربردی به مفهوم توانمندسازی كاركنان به توضیح و تبیین ابعاد این مفهوم پرداخته شده است. تعاریف، ویژگیهای سازمانی كاركنان توانمند، عوامل موثر بر توانمندسازی دستاوردها و موانع موجود در سازمانها مقولاتی است كه در این نوشتار به آن پرداخته شده است. در این مقاله سعی بر این بوده است كه با پرهیز از بحثهای پراكنده و حاشیه ای برای سازمانی كه مدیریت آن درصدد بهبود تواناییهای كاركنان خویش است، چارچوبها و روشهای دستیابی به این هدف تبیین شود .
اهمیت و ضرورت توانمندسازی كاركنان در سازمانها
سازمانهای امروز تحت تاثیر عواملی از قبیل افزایش رقابت جهانی، دگرگونیهای ناگهانی، نیاز به كیفیت و خدمات پس از فروش و وجود منابع محدود و … زیر فشارهای زیادی قرار دارند. پس از سالهای زیادی تجربه، دنیا به این نتیجه رسیده است كه اگر سازمانی بخواهد در اقتصاد و امور كاری خود پیشتاز باشد و در عرصه رقابت عقب نماند باید از نیروی انسانی متخصص، خلاق و باانگیزه بالا برخوردار باشد. منابع انسانی اساس ثروت واقعی یك سازمان را تشكیل می‌دهند. بین سرمایه انسانی و بهره‌وری در سازمانها رابطه‌ای مستقیم وجود دارد. از دغدغه‌های مهم بنگاههای اقتصادی موفق جهان، گردآوری سرمایه انسانی فرهیخته و خردورزی است كه قادر به ایجاد تحول در سازمانی كه به آن متعلقند، باشند. یك سازمان موفق مجموعه‌ای است مركب از انسانهایی بافرهنگ سازمانی، اندیشه و اهداف مشترك كه با كار گروهی در نظام انعطاف‌پذیر سازمان، تجارب و دانش خود را با عشق به پیشرفت روزافزون سازمان در اختیار مدیریت خود قرار می‌دهند. بنابراین هر فرد نسبت به سازمان و وظیفه‌ای كه انجام می‌دهد، احساس مالكیت خواهد كرد. استفاده از تواناییهای بالقوه منابع انسانی برای هر سازمانی مزیتی بزرگ به شمار می‌رود. در بهره‌وری فردی، سازمان از مجموعه استعدادها و تواناییهای بالقوه فرد به منظور پیشرفت سازمان استفاده می‌كند و با بالفعل درآوردن نیروهای بالقوه و استعدادهای شگرف در جهت سازندگی موجب پیشرفت فرد و همسویی با سازمان خواهد شد. بنابراین لازمه دستیابی به هدفهای سازمان، مدیریت موثر این منابع باارزش است. دراین راستا رشد، پیشرفت، شكوفایی و ارتقای توانمندیهای كاركنان كه در سالیان اخیر تحت عنوان توانمندسازی كاركنان مورد توجه صاحبنظران و كارشناسان مدیریت منابع انسانی واقع شده است. همانگونه كه سازمانها به مقابله با چالشهای سازمانی بر می‌خیزند و بهبود مستمر را در اولویت قرار داده‌اند، نیاز بیشتری به حمایت و تعهد كاركنان و درگیركردن آنها در كار احساس می‌شود. توانمندسازی تكنیكی نوین و موثر در جهت ارتقای بهره وری سازمان به وسیله بهره‌گیری از توان كاركنان است. كاركنان به واسطه دانش، تجربه و انگیزه خود صاحب قدرت نهفته هستند و در واقع توانمندسازی آزاد كردن این قدرت است. این تكنیك ظرفیتهای بالقوه‌ای كه برای بهره‌برداری از سرچشمه توانایی انسانی كه از آن استفاده كامل نمی‌شود، در اختیار می‌گذارد و در یك محیط سالم سازمانی روشی متعادل را در بین اعمال كنترل كامل از سوی مدیریت و آزادی عمل كامل كاركنان پیشنهاد می‌كند. در بحث توانمندسازی مسائلی از این قبیل مورد بررسی قرار می‌گیرد كه جو مدیریتی و فضای سازمان برای كاركنان چگونه است؟ مدیریت سازمان آیا امكان بروز عقاید و افكار را به كاركنان خود می‌دهد؟ آیا اساس انتخاب و بكارگیری افراد در مشاغل شایستگیها و صلاحیتهاست یا اینكه صرفاً بر اساس داشتن رابطه و اطلاعات محض است؟ آیا سیستم تشویق و تنبیه عادلانه در سازمان وجود دارد؟ میزان مشاركت در سازمان چقدر است؟ مدیران تا چه اندازه محیط را برای انجام كار جذاب نموده‌اند؟
امروزه مزیتی كه سازمانها برای پیشی گرفتن از یكدیگر دارند نه در بكارگیری فناوری جدید، بلكه در بالا بودن اعتماد به نفس و میزان تعهد كاركنان به اهداف سازمانی نهفته است. برای گذر از مرحله‌های گوناگون، سازمانها باید خود را با موقعیتهای مختلف سازگار كنند و روشهای جدیدی را فرا گیرند. در این صورت باید به شناسایی مواردی كه می‌تواند در سازندگی محیط كار توانمند و موثر باشد، برسند. در سازمانهای نو كاركنان نه تنها برای انجام وظیفه‌ای كه به عهده دارند، بلكه برای بهبود كاركرد كل سازمان احساس مسئولیت می‌كنند. آنها برای افزایش مستمر عملكرد بهره وری به گونه‌ای فعال با یكدیگر به كار می‌پردازند .
تعاریف مفهومی واژه توانمندسازی
تعاریف گوناگونی از واژه توانمندسازی توسط پژوهشگران و صاحبنظران دراین زمینه ارائه شده است. عبارت زیر تقریباً همه مفاهیم موجود در تعاریف ارائه شده را در برمی‌گیرد :
- توانمندسازی عبارت است از شناختن ارزش افراد و سهمی كه می‌توانند درانجام امور داشته باشند .
- توانمندسازی نیروی انسانی یعنی ایجاد مجموعه ظرفیتهای لازم در كاركنان برای قادر ساختن آنان به ایجاد ارزش افزوده در سازمان و ایفای نقش و مسئولیتی كه در سازمان به عهده دارند، توأم با كارایی و اثربخشی .
- توانمندسازی عبارت است از طراحی و ساخت سازمان به نحوی كه افراد ضمن كنترل خود، آمادگی قبول مسئولیتهای بیشتری را نیز داشته باشند .
- توانمندسازی عبارت است از توسعه و گسترش قابلیت و شایستگی افراد برای نیل به بهبود مستمر در عملكرد سازمان .
- توانمندسازی عبارت است از ارتقای توانایی كاركنان در استفاده بیشتر از قوه تشخیص و تحلیل، داشتن بصیرت در انجام كارهایشان و مشاركت كامل در تصمیم‌هایی كه بر زندگی آنها اثر می‌گذارد .
- توانمندسازی عبارت است از آزاد كردن نیروهای درونی افراد برای كسب دستاوردهای شگفت انگیز .
- توانمندسازی در مفهوم سازمانی عبارت از تغییر در فرهنگ و شهامت در ایجاد و هدایت یك محیط سازمانی است .
عوامل موثر در فرایند توانمندسازی كاركنان
با توجه به مطالب ذكر شده می‌توانیم در یك جمع‌بندی كلی عوامل موثر بر توانمندسازی كاركنان را به شرح زیر بیان كنیم :
-1 مشخص بودن اهداف، مسئولیتها و اختیارات در سازمان : كاركنان باید از مسئولیتها و شرح وظایف خود، هدف و ماموریت سازمان و مراحل و فرآیندهای كاری آن آگاهی داشته باشند .
-2 غنی‌سازی مشاغل و ارتقای شغلی كاركنان : سازمان باید به منظور به روز بودن اطلاعات فنی و تخصصی كاركنان و افزایش محتوی شغلی آنها اقدام كند. همچنین به منظور برآورده كردن اصل جانشین‌پروری در سازمان باید از فنون چرخش كاری استفاده كند .
-3 روحیات و تعلق سازمانی : به منظور برآورده كردن این عامل باید برای كاركنان در سازمان احترام گذارد و درجهت رفع مشكلات شخصی یاری و كمك كرد. برای ابداع، نوآوری و خلاقیت در كاركنان باید زمینه‌های مناسب فراهم شود و مدیریت ارشد سازمان اطمینان حاصل كند كه كاركنان تمایل به انجام اموری كه به آنها واگذار شده است را دارند .
-4 اعتماد، صمیمیت و صداقت : سازمان باید فضای مثبت و روابط كاری دوستانه را بین كاركنان ایجاد كند و اعتماد بین مدیران و كاركنان را افزایش دهد .
-5 تشخیص و قدردانی : تناسب حقوق و دستمزد و پاداش دریافتی با كاری كه كاركنان انجام می‌دهند، توزیع مناسب امكانات رفاهی در سازمان و تناسب ارتقای شغلی كاركنان با شایستگی آنها می‌تواند عامل مطرح شده را در سازمان پوشش دهد .
-6 مشاركت و كارگروهی : بكارگیری نظرات و ایده‌های كاركنان در تصمیم‌گیریها و همكاری آنها در بهبود و پیشبرد امور سازمان، تفویض اختیار به كاركنان در سطوح مختلف، مشاركت دادن كاركنان در ارائه پیشنهاد جهت بهتر انجام شدن امور و كنترل امور انجام شده كاركنان توسط خودشان می‌توانند به عنوان عامل مشاركت و كارگروهی در افزایش توانمندسازی كاركنان در سازمانها تاثیرگذار باشد .
-7 ارتباطات : شامل برقراری ارتباط و دسترسی آسان كاركنان به مدیران و سرپرستان، شفافیت و روشن بودن ارتباطات كاری كاركنان با مدیران و سرپرستان و اطلاع كاركنان از امور جاری شركت در ارتباط با حوزه كاری خود و … است .
-8 محیط‌كاری : از جمله عوامل موثر كه كمابیش در سازمانها بر روی آن تاكید می‌شود محیط كاری است. اهمیت به ایمنی و سلامت كاركنان در محیط كار، ایجاد موقعیتهای مناسب جهت ارتقای شغلی كاركنان، كاهش فشار و تنشهای موجود در محیط كار می‌تواند از جمله موارد مرتبط با محیط كار باشد .
-9 بهینه‌سازی فرایندها و روشهای كاری : شفاف و مشخص بودن گردش كار و اطلاعات در سازمان، مستندسازی روشهای كاری و بازنگری دوره‌ای و اصلاح روشهای كاری و ساده‌سازی امور از عوامل موثر در برآورده شدن بهینه‌سازی فرایندها و روشهای كاری است .
-10 اطلاعات، دانش و مهارت شغلی : جهت تامین این عامل وجود امكانات جهت توسعه مهارتهای شغلی در سازمان ، وجود زمینه‌های آموزش موثر و كارا در سازمان و داشتن اطلاعات فنی و تخصصی در ارتباط با پست‌ها می‌تواند مفید باشد .
دستاوردهای حاصل از اجرای توانمندسازی در سازمان
توانمندسازی كاركنان همانگونه كه در بخشهای قبل به آن اشاره شد، استفاده از ظرفیتهای بالقوه در كاركنان است كه در زمان حال از آن استفاده كامل نمی‌شود. از جمله دستاوردهایی كه سازمانهای توانمند می‌توانند در اثر به كارگیری و اجرای این عوامل به دست آورند، موارد زیر است :
- تامین رضایت مشتری و افزایش آن
- همسویی با نیازهای بازار
- افزایش رضایت شغلی در كاركنان
- افزایش احساس تعلق، مشاركت و مسئولیت در كاركنان
- تغییر طرز تلقی از اجبار به اختیار
- تعهد بیشتر كاركنان و بهبود كیفیت در كارها
- ارتباط بهتر كاركنان با مدیران و سرپرستان
- كاهش هزینه های عملیاتی و افزایش سودآوری سازمان
- افزایش كارآیی فرایند تصمیم گیری
- بهبود مستمر در سازمان و افزایش بهره‌وری
- خلق ابتكارات جدید و استفاده بیشتر از منابع فكری .
موانع موجود در سازمانها جهت اجرای توانمندسازی
اجرای عوامل توانمندسازی در سازمانها بسیار مفید و باعث افزایش بهره‌وری سازمان و كاركنان می‌شود. لازمه اجرای این تكنیك نیاز سازمان، پشتیبانی مدیران ارشد آن و همكاری با كاركنان و عوامل اجرایی در پیشبرد امور است . از جمله موانع اجرای این عوامل عبارتند از :
- حاكم بودن ساختار رسمی و سلسله مراتبی
- پایین بودن اعتماد و اطمینان اعضای سازمان به یكدیگر
- نگرش نامناسب مدیران به كاركنان و سبكهای مدیریت و رهبری نامناسب
- فقدان مهارتهای لازم در كاركنان
- تفاوت زیاد بین افراد در سازمان و وجود سیستم‌های پرسنلی غیرهماهنگ
- تشنج و استرس در محیط كاری .
فنون و ابزارهای خلق توانمندی در سازمانها
به منظور توانمندسازی كاركنان در سازمان به بسترسازی اولیه و مناسب در محیط سازمان نیاز است. در سازمانهایی كه عوامل تاثیرگذار در توانمندسازی به طور كامل و صحیح اجرا می شود، می‌توان اطمینان داشت كه بهترین استفاده از نیروی انسانی و درنتیجه بیشترین بهره‌وری در سازمان وجود دارد. ولی برای اجرای این عوامل از چه فنون و ابزاری می‌توان استفاده كرد؟ در زیر به چند نمونه از فنون خلق توانمندی در سازمانها اشاره شده است و درصورت لزوم توضیحاتی نیز ارائه شده است .
-1 اجرای نظام پیشنهادها در سازمان
-2 تشكیل دوایر كیفیتی
-3 تشكیل گروههای كاری: از جمله وظایف مدیران تشكیل گروههای كاری توانمند است. برای این منظور ایجاد و رشد عوامل چندی در محیط كار از الزامات به شمار می‌رود كه مدیران و كاركنان با هم در ایجاد و گسترش آنها سهیم‌اند . از جمله این موارد عبارتند از: احترام، اطلاعات، كنترل، تصمیم‌گیری، مسئولیت و مهارت .
-4 ایجاد و بكارگیری سیستم مناسب ارزیابی عملكرد و معرفی كارمند نمونه در دوره های زمانی مشخص .
-5 ایجاد امكانات انگیزشی
-6 غنی‌سازی شغلی: به منظور غنی‌سازی شغلی باید اطلاعات كافی در مورد شغل وجود داشته باشد كه از طریق تجزیه و تحلیل شغل می‌توان به آن دست یافت . تجزیه وتحلیل شغل عبارت است از روشهایی برای تعیین و شناسایی وظایف، مسئولیتها، شرایط كاری و ارتباط بین مشاغل و خصوصیات انسانی كاركنان. در واقع تجزیه و تحلیل شغل خلاصه‌ای از وظایف، مسئولیتها، رابطه آن با مشاغل دیگر، دانش و مهارتهای مورد نیاز برای تصدی شغل و شرایط كاری است. تجزیه و تحلیل شغل از اساسی‌ترین و بهترین كارهایی است كه كلیه موسسات برای استفاده، پرورش و حفظ منابع انسانی و غنی‌سازی شغل آنها انجام می‌دهند .
نتیجه گیری
این مقاله با تاكید بر ایجاد امنیت و آرامش در محیط كار، پرخاشگری، اعمال زور و انحصارطلبی در اختیارات و دستاوردها را شایسته محیط اثربخش نمی‌داند. همچنین روابط بر مبنای احترام و اعتماد متقابل را لازمه ایجاد وحدت جمعی در تصمیم‌گیری، اجرا و مسئولیت‌پذیری می‌داند و معتقد است اگر مدیریت بتواند ساختارهای تكمیلی و آئین‌نامه‌های موجود را در راستای توانمندسازی كاركنان و كار گروهی تغییر دهد می‌تواند اعلام كند كه گامی در جهت توانمندسازی خود، كاركنان و سازمان برداشته است كه نتیجه آن خلق یك محیط كاری توانمند در هر یك از ابعاد سازمانی است. در غیراین صورت تمام تلاشها محكوم به شكست خواهد بود .
منابع
1 - دنیس ، تی جف/ سیندیا دی اسكات مهارتهای مدیریت برتر ، توانمندسازی كاركنان زمینه ای برای مدیریت توانمند، مترجم : دكتر بهزاد رمضانی، نشر دایره (1377 )
2 - گیزلا هاگمن، انگیزش و مدیریت تحول، مترجم : علی محمد گودرزی، نشر موسسه خدمات فرهنگی رسا (1380 )
3 - حبیب ا... دعائی، مدیریت منابع انسانی، نشر دانشگاه فردوسی مشهد (1377 )
4 - بلانچارد، كارلوس و راندولف، مدیریت تواناسازی كاركنان، مترجم: دكتر مهدی ایران نژاد، نشر مدیران، (1381 )
5 - درك رون تری، چك لیست مدیران، مترجم : عباس دهقانی، نشر پیكان (1382 )
6 - مجله تدبیر شماره 128, 129, 132، 155 (مطالب مرتبط با توانمندسازی كاركنان )
http://www.todaysengineer.org
htpp://www.pr.agri-jahad.ir
_ فضل الله ساجدی: كارشناس ارشد مهندسی صنایع و رئیس اداره تشكیلات و كیفیت شركت مخابرات استان یزد
_ _ اعظم امیدواری: كارشناس مهندس صنایع و كارشناس نظام مدیریت كیفیت شركت مخابرات استان یزد
فضل الله ساجدی
اعظم امیدواری
منبع: تدبیر
