وقتی می ‌خواهیم کارکنان موردنیاز یک سازمان را از بین گروهی داوطلب انتخاب کنیم، لازم است:

1. قبلاً آن شغل را تجزیه ‌و تحلیل کرده باشیم.

2. ارزش آن شغل را در رابطه با مشاغل دیگر و همچنین با مشوقهای مالی پیش‌بینی شده، برای داوطلبان انتخاب شده روشن کنیم.

3. پیش‌بینی ‌های لازم برای آموزش اثربخش آنان را کرده باشیم.

4. بدانیم بعداً چگونه عملکرد شغلی آنان را ارزیابی خواهیم کرد.

5. روشن سازیم چنین افرادی با چه سبک رهبری و مدیریت در سازمان بهتر کار خواهند کرد.

6. وضعیت آنان را از لحاظ سلامت روانی و جسمانی ارزیابی کنیم.

7. فرهنگ و جو سازمانی محل کارشان را برای آنان روشن سازیم.

8. آمادگی آنان را برای ملحق شدن به گروه‌های غیررسمی (سازنده یا مخرب) پیش‌بینی نماییم.

9. علاقه یا آمادگی آنان را در زمینه خلاقیت و نوآوری ارزیابی کنیم.

10. توانمندی آنان را در برقراری ارتباط اثربخش با دیگران، مورد سنجش قرار دهیم.

11. با نگرش‌های آنان در رابطه با شغل و سازمان موردنظر، با همکاران، مدیریت سازمان و ... آشنا شویم.

12. انگیزه اصلی آنان را برای پیوستن به سازمان، جویا شویم.

13. ابزار، وسایل، اتاق کار و ماشین‌آلات مورد استفاده آنان را به‌نحوی طراحی کنیم که بهره‌وری شغلی بیشتری داشته باشند.

14. ایمنی آنان را در محیط کار تأمین کنیم و آموزش‌های لازم را نیز در این زمینه برایشان فراهم آوریم.

15. استعداد آنان را برای انواع فساد اداری (دزدی از وقت، کم‌کاری و ...) بسنجیم.

16. میزان توجه یا نگرش آنان را در رابطه با زمان، ارزیابی کنیم.

17. آمادگی آنان را برای مشارکت اثربخش در گروه‌های کاری، بسنجیم

18. توان آنان را برای سازگاری با تغییرات آینده در سازمان، مورد ارزیابی قرار دهیم.

فرایند و رویه‌های انتخاب علمی کارکنان: در دو دهه اخیر، رویه‌های انتخاب کارکنان براساس روش شناختی علوم فنی، طراحی شود. یکی از مزایای این رویه‌ها آن است که کلیه "الزامات" سازمان استخدام‌کننده و همچنین انتظارات داوطلب شغل موردنظر، مورد توجه قرار می ‌گیرد.

تعریف وظایف: در اولین مرحله، لازم است نقش روش‌ها یا رویه‌های به‌کارگرفته شده، تعریف شوند. به‌عبارت دیگر، روش‌های به‌کار گرفته شده برای انتخاب کارکنان باید به‌گونه‌ای باشد که: (1) امکان گردآوری اطلاعات مربوط‌، فراهم آید؛ (2) با استفاده از این رویه‌ها بتوان به پیش‌بینی عملکرد شغلی فرد انتخاب شده در آینده، پرداخت؛ (3) ارزیابی عملکرد شغلی وی پس از شروع به‌کار، امکان‌پذیر باشد؛ (4) براساس آن بتوان به تصمیم‌گیری در مورد انتخاب فرد پرداخت، و بالاخره (5) امکان آگاه ساختن سازمان استخدام‌کننده و فرد داوطلب شغل در این موارد، فراهم باشد.

بهره‌گیری از رویه‌های ترکیبی: در این مرحله، باید (1) به طراحی شیوه‌های جدید انتخاب داوطلب پرداخت؛ (2) رویه‌های شناخته شده قبلی را که در عمل اثربخش بوده‌اند، یا ترکیبی از رویه‌های کلاسیک و رویه‌های دیگری که همراه با خلاقیت و نوآوری برای شغلی خاص طراحی شده است، به‌کار گرفت.

ارزیابی رویه‌های به‌کار گرفته شده: در این مرحله باید به ارزیابی رویه‌های به‌کار گرفته شده پرداخت و طی آن رویه‌های به کار گرفته شده را از جهات گوناگون نظیر عملی ‌بودن، قابلیت این رویه‌ها در زمینه پیش‌بینی موفقیت فرد در شغلی که به وی واگذار خواهد شد، هزینه آن، مدت زمان لازم برای طراحی و به‌کارگیری آن، ظرفیت این رویه‌ها برای انتخاب مناسب‌ترین داوطلبان، اثربخشی این رویه‌ها نظایر آن، مورد ارزیابی قرار داد.

تصمیم‌گیری: در این مرحله می ‌توان به تصمیم‌گیری در مورد استفاده از شیوه‌های سنتی انتخاب کارکنان یا رویه‌های پیشنهادی توسط "روی"، پرداخت و مراحل اجرایی رویه‌های انتخاب موردنظر را آغاز کرد. اما باید دانست که قبل از هرگونه استفاده از آزمون‌های استخدامی، لازم است شغل موردنظر، تجزیه ‌وتحلیل شده باشد.

تجزیه ‌وتحلیل شغل پیش نیاز هرگونه تصمیم‌گیری در زمینه روش انتخاب فرد مناسب برای شغلی است که قصد داریم برای تصدی آن، مناسب‌ترین داوطلب را از بین داوطلبان دیگر، انتخاب کنیم. تجزیه شغل، یعنی، فرایند جمع‌آوری اطلاعات درباره یک شغل و تعیین و تعریف همه وظایف خردی است که باید انجام گیرند. در فرایند تجزیه‌ وتحلیل شغل، باید: (1) کارها، فعالیت‌ها، رفتارها یا وظایف مهم آن شغل تعیین شوند و (2) اهمیت نسبی و دفعات تکرار هر فعالیت، مشخص گردند. نتایج حاصل از تجزیه‌وتحلیل شغل پیش‌نیاز فعالیت‌هایی نظیر توصیف شغلی، تعیین شرایط احراز شغل، تهیه نیم‌رخ روانی شغل، طبقه‌بندی شغل، ارزیابی شغل، تعیین نیازهای آموزشی افرادی که استخدام می ‌شوند و ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان است. اما یکی از مهمترین و فوری ‌ترین نتایج حاصل از تحلیل یک شغل، تعیین ویژگی‌های شخصی لازم برای انجام دادن موفقیت‌آمیز وظایف آن شغل است. بر این اساس، می ‌توان تصمیم گرفت که از کدام ابزار سنجش، یعنی، (1) بررسی سوابق قبلی فرد، (2) آزمون‌های شناختی (هوش و استعداد)، (3) آزمون‌های عملی، (4) آزمون‌های شخصیت، (5) نگرش سنج‌ها، (6) مصاحبه استخدامی (فردی، گروهی)، (7) مشاهده فرد در حین انجام دادن وظایف شغلی، (8) معاینه جسمانی، معاینه روانی (مصاحبه بالینی) و نظایر آن، استفاده کرد.

انواع و ویژگی ‌های یک آزمون مناسب: آزمون مناسب باید دارای سه‌ویژگی عمده باشد یعنی روایی داشته باشد، از اعتبار کافی برخوردار باشد و در صورت امکان، هنجار آن نیز محاسبه شده باشد. لازم به یادآوری است که محاسبه اعتبار، پایایی و هنجار یک آزمون باید براساس نظریه‌های مرتبط با روانسنجی و استفاده از روش‌های آماری پیشرفته انجام گیرد.

آسیب‌شناسی فرایند انتخاب کارکنان در سازمان‌های ایران

در این بخش، مشکلاتی را که در مراحل گوناگون فرایند انتخاب کارکنان در سازمان‌های کشور و به درجات کم یا زیاد در هر سازمان، مشاهده می ‌شود، معرفی می ‌نماییم و راه‌حلی ‌ها و راهبرد‌هایی را جهت رهایی از این مشکلات، ارائه می ‌دهیم.

پیش‌بینی نیاز سازمان: یکی از وظایف روانشناسان صنعتی سازمانی در سازمان‌ها، برنامه‌ریزی برای منابع انسانی یا پیش‌بینی افراد موردنیاز برای تصدی مشاغل در زمان حال، در آینده نزدیک و در آینده دور است.

ساده‌ترین روش برای پیش‌بینی نیاز سازمان به افراد جدید آن است که: (1) روانشناسان صنعتی سازمانی یا مدیر منابع انسانی وضعیت بازار فروش کالاها یا خدمات سازمان را در وضع حاضر، در آینده نزدیک و دور روشن سازد؛ (2) و براساس آن، افراد و تخصص‌های موردنیاز سازمان را تعیین کند؛ و (3) از مدیریت واحدهای مختلف سازمان بخواهد نیازهای فعلی و بعدی خود را در زمینه تخصص‌های و افراد اعلام کنند.

تصمیم‌گیری در زمینه طرح انتخاب افراد موردنیاز: مدیریت منابع انسانی سازمان باید از دیدگاه مشاور و متخصص روانشناسی کارکنان در رابطه به فرایند انتخاب علمی کارکنان آگاهی کامل داشته باشد و دلایل هر یک از مراحل را بداند.

انتشار آگهی در جراید کثیر‌الانتشار: انتخاب مناسب‌ترین افراد برای استخدام سازمان و تصدی پست‌های خالی در شرایط امکان‌پذیر است که کلیه افراد واجد شرایط بتوانند آمادگی خود را برای استخدام در مشاغل موردنظر، اعلام کنند. بنابراین، هرچه تعداد داوطلبان واجد شرایط برای شرکت در امتحانات استخدامی محدودتر باشد، به‌همان نسبت نیز احتمال یافتن بهترین‌ها در بین آنان، کاهش می ‌یابد.

بررسی درخواست‌های ارسال شده: یکی از وظایف مدیریت امور اداری سازمان استخدام‌کننده ان است که برای هریک از مشاغل خود یک فرم درخواست شغل تهیه کند و بعد، به‌بررسی دقیق درخواست‌هایی بپردازد که برای شرکت در امتحانات استخدامی، ارسال شده‌اند. این نوع بررسی مقدماتی باید درحضور متخصص روانشناسی کار و کارکنان، مدیر امور اداری و نماینده مدیریت عامل، انجام گیرد تا هر یک از آنان، پذیرش یا عدم پذیرش مقدماتی درخواست‌ها را از دیدگاه‌های مختلف، انجام دهند.

انتخاب مکان مناسب برای اجرای امتحانات: داوطلبان باید بتوانند در فضایی آرام و دور از هرگونه تنش، آلودگی صوتی و نظایر آن، به‌ سؤال‌های آزمون‌ها، پاسخ دهند. برای این منظور باید در هنگام ورود داوطلبان به محل امتحان: (1) رفتاری مناسب با آنان داشته باشیم؛ (2) برای پارک کردن ماشین آنان جای مناسبی را درنظر گرفته باشیم؛ (3) از تابلوهای راهنما برای هدایت داوطلبان به جلسه امتحان استفاده کرده باشیم؛ (4) پیش‌بینی لازم برای پذیرایی از داوطلبان را در هنگام پاسخ‌ به سؤال‌ها، به‌عمل آورده باشیم.

انتخاب ابزار سنجش مناسب: یکی از دشوارترین و پیچیده‌ترین تصمیمات مدیریت منبع انسانی، انتخاب ابزار مناسب برای ارزیابی داوطلبان ورود به سازمان است. در این مرحله، مدیریت منابع سازمان و متخصص روانشناسی کار و کارکنان باید به سؤال‌های زیر پاسخ‌دهند:

1. آیا پرسشنامه‌ای که به‌منظور بررسی سوابق قبلی داوطلبان تهیه شده است؟

2. آیا اعتبار و پایایی آزمون‌هایی که به‌کار گرفته خواهند شد، قبلاً محاسبه شده‌اند؟

3. آیا مصاحبه ‌استخدامی به‌وسیله متخصص روانشناسی کار و کارکنان انجام خواهد گرفت؟

4. آیا برای انجام معاینه جسمانی و روانشناختی با افراد متخصص قراردادی بسته شده است؟

5. آیا آزمون‌ها، پاسخنامه‌ها، راهنمای ‌آزمون و برگه شرح حال مختصر (که باید پرشود) به تعداد کافی چاپ و شماره‌گذاری شده‌اند؟

اجرای امتحانات استخدامی: اجرای امتحانات استخدامی هر سازمان باید به ‌وسیله روانشناس کار و کارکنان یا کارشناسانی که در این زمینه آموزش دیده‌اند، انجام گیرد. اقدامات اجرایی مجری امتحانات استخدامی را می ‌توان در چند مرحله زیر، تقسیم‌بندی کرد:

الف) قبل از شروع جلسه امتحان استخدامی:

1. بازدید از سالن امتحان به ‌وسیله مجری امتحان

2. کنترل مجدد ابزار و وسایل لازم برای جلسه امتحان

3. کنترل شماره صندلی ‌ها، وسایل سمعی ‌و ‌بصری، روشنایی سالن، تهویه مطبوع سالن، سروصداهای احتمالی و ...

4. قراردادن یک میز بزرگ جهت استقرار مسئول یا سرپرست گروه "موزعان" سؤال‌ها

5. کنترل نحوه ورود داوطلبان به سالن امتحان

6. طراحی و چاپ یک پرسشنامه مختصر جهت توزیع بین داوطلبان در آخرین مرحله امتحان جهت آشنایی بیشتر با داوطلبان و همچنین دادن فرصت به موزعان جهت کنترل شماره‌های آزمون‌ها.

ب) در حین اجرای امتحان استخدامی:

1. کسب اطمینان نسبت به اینکه کلیه داوطلبان، درجای خود قرار گرفته‌اند.

2. کسب اطمینان نسبت به اینکه سرپرست موزعان براساس آموزش‌های قبلی، در جای خود قرار گرفته.

3. خوشامدگویی به داوطلبان و ارائه توضیحی مختصر در رابطه به نحوه برگزاری امتحان.

منبع:charismaco.com