معنی کنترل
مدیریت فرآیندی است برای اطمینان یافتن از این که عملیات واقعی طبق عملیات برنامه ریزی انجام شده است.
v کنترل به چهار مرحله تقسیم می شود:
§ تعیین روش و استاندارد برای سنجش عملکرد
§ سنجش عملکرد
§ تطبیق عملکرد با استاندارد
§ اقدامات اصلاحی علت مورد نیاز بودن کنترل
v یک دلیل برای مورد نیاز بودن کنترل این است که بتوان پیوسته فرآیند امور و پیشرفت کارها را تحت نظارت قرار داد و اشتباهات را اصلاح کرد.
v همچنین کنترل به مدیران کمک می کند تا تغییرات محیطی و اثرات آنها را روی پیشرفت سازمان تحت نظر داشته باشند.
اهمیت کنترل با توجه به سرعت تغییرات محیطی
v بهبود بخشیدن به کنترل کیفیت
v سازگاری با پدیده تغییر
v افزایش سرعت در تولید و تحویل کالا
v افزایش ارزش
v تفویض اختیار و تیم
طرح ریزی سیستم های کنترل
v این سیستم ها باعث می شود که مدیریت بتواند نتیجه دقیق عملیات را در موعد مقرر به مقامات و دست اندرکاران بدهد و از یک روش صرفه جویانه که مورد قبول اعضای سازمان است، استفاده کند.
شناسایی زمینه های عملکرد اصلی
v عملکرد اصلی یا حوزه های بازده اصلی که اگر به صورتی اثربخش عمل کند کل واحد یا سازمان موفق خواهد شد.
v معمولاً این گونه فعالیت ها که در کل واحد سازمان وجود دارند کار یا فعالیت اصلی سازمان را تشکیل می دهند.
تعیین نقاط کنترل استراتژیک
v علاوه بر تعیین زمینه های اصلی عملکرد، این موضوع هم اهمیت دارد که در سیستم باید نقاط اصلی را تعیین کرد، یعنی جایی که می توان از آنجا اطلاعات را کنترل یا جمع آوری کرد.
v اگر این نقاط کنترل استراتژیک تعیین شوند، می توان مقدار اطلاعاتی را که باید جمع آوری و ارزیابی کرد تا حد زیادی کاهش داد.
v مهم ترین و مفیدترین روش برای تعیین نقطه کنترل استراتژیک این است که در هر زمینه ای از فعالیت در پی ارکان اصلی برآمد و آنها را شناسایی کرد.
v مسأله مهم دیگر تعیین محل هایی است که تغییراتی در آنها رخ می دهد.
کنترل های مالی
v صورت های مالی
§ با استفاده از صورت های مالی، می توان ارزش پولی کالاها و خدمات ورودی و خروجی سازمان را تعیین کرد.
§ این صورت های مالی ابزار یا وسایلی هستند که بدان وسیله از سه دیدگاه به وضع مالی سازمان توجه می شود:
• نقدینگی
• وضع مالی
• سودآوری
§ از جمله صورت های مالی که مورد استفاده شرکت های کوچک و بزرگ قرار می گیرند، عبارت اند از:
• ترازنامه
w پیام یک تراز نامه چنین است: «در این مقطع خاص زمانی، وضع شرکت از نظر مالی چنین است».
• صورت سود و زیان
w در صورت سود و زیان عملکرد مالی شرکت را در یک مقطع زمانی نشان داده می شود. بنابراین، پیام صورت سود زیان چنین است: «آنچه را که ما توانسته ایم در سایه پول ها به دست آوریم، چنین است».
• صورت جریان نقدی (صورت منابع و مصارف وجوه)
w بسیاری از شرکت ها علاوه بر ترازنامه و صورت سود و زیان، صورت جریان های نقدی یا صورت منابع و مصارف وجوه را نیز تهیه می کنند. این صورت حساب ها نشان می دهند که وجوه در طول سال از چه محلی تهیه شده اند، یعنی از عملیات، از محل وصول مطالبات یا از محل فروش اقلام سرمایه گذاری شده و نیز این وجوه به چه مصرفی رسیده اند.
روش های کنترل بودجه
v بودجه فهرستی از منابع (برحسب عدد و رقم) است که برای فعالیت های برنامه ریزی شده و برای دوره های معین زمانی، در نظر گرفته می شوند.
v از این رو، آنها از متداول ترین ابزارهایی است که در هر سطح از سازمان برای برنامه ریزی و کنترل مورد استفاده قرار می گیرد.
v به چند دلیل، این مقادیر به صورت فزاینده ای مورد استفاده قرار می گیرند:
§ نخست، اقلام بودجه برحسب پول بیان می شوند، که می توان در رابطه با انواع زیادی از فعالیت های سازمانی، به عنوان یک شاخص یا معیار سنجش مورد استفاده قرار داد.
§ دوم، جنبه پولی بودجه بدان معنی است که می توان در مورد منابع سازمان (سرمایه) و هدف اصلی سازمان (سود) اطلاعات لازم را گزارش کرد.
§ سوم، در سایه وجود بودجه می توان استانداردهای روشن و مشخصی، برای عملکرد سازمان، در طی دوره های زمانی مشخص (معمولاً یک سال) تعیین کرد.
مراکز مسئولیت
v مرکز مسئولیت، یعنی یک سازمان یا واحدی از سازمان زیر نظر شخصی به نام مدیر یا مسئول، اداره می شود.
v یک مرکز مسئولیت مصرف کننده منابع (یعنی اقلام برون داد یا هزینه) است تا چیزی را (محصول یا درآمد و فروش) تولید و ارائه نماید.
v اصولاً مسئولیت یک مرکز سرمایه گذاری، مرکز سود، مرکز هزینه، یا مرکز درآمد، به یک نفر واگذار می شود.
v مرکز درآمد
§ واحدی از سازمان است که در آن تولید یا بازده، برحسب مقدر پول محاسبه و تعین می شود، ولی آن مبلغ مستقیماً با مبالغ هزینه های مصرف شده مقایسه نمی گردد.
v مرکز هزینه
§ در یک مرکز هزینه اقلام مصرفی (داده ها یا درون دادها) براساس سیستم کنترل، برحسب مقادیر تولید شده تعیین می گردند، ولی بازده محصول (ستانده ها) محاسبه نمی شود.
v مرکز سود
§ در یک مرکز سود عملکرد براساس تفاوت بین درآمد و هزینه تعیین می گردد.
v مرکز سرمایه گذاری
§ در یک مرکز سرمایه گذاری، نه تنها با استفاده از سیستم کنترل، ارزش پولی مقادیر مصرف شده و میزان تولیدات (داده ها و ستانده ها) را محاسبه می کنند، بلکه همچنین در چنین مرکزی میزان تولید یا محصول را با اقلام معینی از دارایی (که برای ایجاد این تولیدات به کار گرفته شده اند) مقایسه می نمایند.
فرآیند بودجه بندی
v معمولاً بودجه بندی بدین گونه شروع می شود که مدیریت عالی سازمان، برای سالی که در پیش است مقدار فروش، سود و وضع اقتصادی را پیش بینی می کند و از مدیران رده پایین تر سازمان، مسئولان بخش ها و واحدها می خواهد که بودجه واحد مربوطه را طبق یک جدول زمان بندی شده بنویسند.
v مدیریت عالی سازمان با این پیش بینی ها و تعیین هدف ها، دستورالعمل های صادر می کند، که مدیران رده پایین تر به هنگام نوشتن بودجه باید آنها را رعایت کنند.
v مسیر بالا به پاین
§ مدیران ارشد، بدون مشاوره با مدیران رده های پایین تر، بودجه را تعیین و به سطوح پایین تر اعلان می نمایند.
v مسیر پایین به بالا
§ نخستکسانی که در سطح اجرایی هستند بودجه ها را تهیه می نمایند، سپس برای تصویب و تأیید مقامات ارشد، آن مقادیر را به سطوح بالاتر سازمان می فرستند.
v نقش کارکنان بودجه
§ اگرچه تهیه و نوشتن بودجه، از مسئولیت های مدیران است، ولی آنها از گروه برنامه ریزان، یک واحد رسمی یا کمیته بودجه اطلاعات لازم را می گیرند.
v مسائلی در بودجه بندی
§ به هنگام تهیه یا نوشتن بودجه، اگر منابع محدود باشند و به مقدار لازم به دوایر تخصیص نیابند، مدیران دوایر از این وحشت دارند که نتوانند سهم مناسبی از کل بودجه را بدست آورند.
§ چون رقابت بین مدیران تشدید گردد، تنش و فشارهای روانی افزایش می یابد، که در این میان افراد به اقدامات سیاسی متوسل می شوند، تا میزان بودجه تخصیص یافته به خود را با مقادیر سایر دوایر مقایسه نمایند.
§ همچنین از آنجا که مدیران می دانند با توجه به توانایی شان، برای رسیدن به استانداردهایی که در بودجه تعیین شده، مورد ارزیابی قرار می گیرند، دچار اضطراب و فشار روانی خواهند شد.
§ از این رو سعی می کنند بیش از آنچه مورد نیاز است درخواست نمایند، تا بدین وسیله مقدار بیشتری پول به آنها تخصیص یابد.
§ برعکس مقامات ارشد، به هنگام بودجه بندی، همیشه در پی تعیین هدف هایی هستند که سطوح واحدها را کم کنند، تا بتوانند هرچه بیشتر درآمد را افزایش دهند.
انواع بودجه
v بودجه عملیاتی
§ بودجه های هزینه های جاری
§ بودجه هزینه های مهندسی
§ بودجه مرکز درآمد
§ بودجه مرکز سود
v بودجه ثابت و متغیر
§ در بودجه ثابت مقدار هزینه هایی را که باید برای حجم مشخصی از فعالیت به مصرف رساند معین می شوند.
§ در بودجه متغیر جدول هایی از هزینه ها تنظیم می گردد که نشان می دهد، با چه درصدی از فعالیت یا تولید چه مقدار هزینه لازم است و با تغییر آن مقادیر، مقدار بودجه هم تغییر خواهد کرد.
§ هنگام تهیه و تدوین بودجه سه نوع هزینه باید مورد توجه قرار گیرد:
• هزینه های ثابت
• هزینه های متغیر
• هزینه های نیمه متغیر
حسابرسی
v حسابرسی خارجی
§ حسابرسی خارجی یعنی تأیید دفاتر و صورت حساب های مالی شرکت که به وسیله یک فرد مستقل انجام شود.
§ حسابرسی خارجی نه تنها شرکت را تشویق و ترغیب می نماید که در تهیه صورت
حساب ها صداقت و درستی را به کاربرد، بلکه می کوشد شرکت را وادار کند در سایر امور هم به همین گونه عمل کند.
§ زمانی حسابرس خارجی به امور شرکت رسیدگی می کند که دوره عملیاتی شرکت پایان یافته و صورت های مالی تهیه و تکمیل شده باشند.
v حسابرسی داخلی
§ حسابرسی داخلی به وسیله اعضای سازمان انجام می شود و هدف این است که مسئولان و دست اندرکاران شرکت مطمئن گردند که دارایی های سازمان به شیوه ای معقول محفوظ مانده اند و این که گزارش ها و رونده های مالی دارای صحت و دقت لازم هستند، تا بتوان بر آن اساس صورت حساب ها را تهیه کرد.
§ معمولاً در شرکت های بزرگ حسابرسی داخلی به صورت یک فعالیت تمام وقت است.
مهدی یاراحمدی خراسانی
برگرفته از : athir.blogfa.com