ثانیه ها، ساعت ها، روزها و سالها ساخته دست بشر هستند

لگوهای شخصیتی افراد به نوع استفاده کردن از زمان و نحوه برخورد و نوع دیدگاهشان نسبت به زمان، مؤثر است .گروه تیپ A: در روانشناسی افراد را به در گروه تیپ A و B تقسیم بندی می کنند .تیپ A گروهی که معمولا اضطراب و استرس زمانی دارند . جهت انجام کارها شتاب می کنند . خشم، پر خاشگیری انفجاری، فقدان برنامه‌ریزی و مشغله ذهنی و در یک لحظه ممکن است نگران چند کار باشد . ترکیب این خصوصیات منجر با این شده است که این گروه تیپ به گروه مقابل تیپ B به نظر سازمان یافته و کار درآمد برسند اما بررسی ها نشان می دهد که افراد تیپ A از سازمان خوبی برخوردار نیستند و نسبت به شخصیت های تیپ B کار مفید تری انجام نمی دهند و کیفیت کارشان کمتر از تیپ A است .اعتیاد با کار : گروهی از افراد معتاد به کار هستند و در کار کردن افراط می کنند . این گونه افراد بیشتر اوقات خود را به کار اختصاص می دهند . انجام کار زیاد خود نوعی اعتیاد است و اینگونه افراد با کار زیاد و سنگین اعتبار کسب می کنند و عزت نفسشان بالا می رود . اینگونه افراد معمولاّ در زمانهای رسمی به کارهای جزئی می رسند و در زمانیکه دیگران دست از کار می کشند را به کارهای مهم و ضروری اختصاص می دهند .گروه سوم کسانی هستند که در آن واحد می خواهند چند کار خود را انجام دهند . تردست ها، نمونه کسی است که مشغول تراشیدن صورتش است و با تلفن همراه حرف می زند و با زانویش فرمان ماشین را نگه می دارد .دفع الوقت کنندگان -وقت کش ها : این افراد از انجام دادن کارها شانه خالی می کنند و مرتب کارشان را به بعد موکول می کنند .

وقت کشها به چند گروه تقسیم می شوند

:

الف

:وقت کش های علنی : با آنکه می دانند کاری را باید انجام دهند از زیر آن شانه خالی می کنند . مثلاّ برنامه فوتبال تماشا می کنند .

ب

:وقت کش های گمراه کننده : کسانیکه وانمود می کنند کاری دارند انجام می دهند ولی آن را تا آخرین لحظه به تأخیر می اندازند .

ج

5-

6-

:انجام کارهای ساده و موکول کردن کارهای دشوار به زمان دیگری .گروه کمال طلب : کسانیکه می خواهند بدون عیب و نقص کارشان را انجام دهند . این افراد آنقدر به جزیئات و کیفیفت توجه می کنند که کل موضوع فراموش می شود و کمال طلب خودش را فریب می دهد و گر نه هیچ کاری بدون عیب و نقص نمی باشد و فکر می کند صد در صد کاری را انجام می دهند . گروه وابسته : اینگونه افراد در جواب نه دادن مشکل دارند . افراد وابسته هستند . ظاهری بسیار خوب و مهربان را به نمایش می گذارند . آنها می خواهند با کمک کردن به دیگران برای خود اعتبار وتأئید بخرند . اما اغلب احساس قربانی و مظلومیت می کنند و به عزت نفسشان کمکی نمی شود .

مدیریت زمان

. یک دانشمند روسی تصمیم گرفته بود برای اهدافی که می خواهد انجام دهد، برنامه ریزی کند . پس از برنامه ریزی متوجه شد که جهت انجام آنچه می خواهد نیاز به 150 سال عمر دارد . دوباره برنامه ریزی کرد و این بار توانست آن را به 90 سال برساند . برنامه ریزی صیحیح خیلی مهم است و اما نتوانست از کارهایش بگذرد و بالا خره شروع به انجام برنامه هایش کرد او پس از 30 سال تمام کارهایی که قرار بود انجام دهد را انجام داد . مهم برنامه ریزی و مشخص کردن جزئیات و اقدام کردن است . نباید اگر فقط در برنامه ریزی گیر کنید که همانند گروه کمال طلب هستید و آنقدر به جزئیات و شهری که باید به آن سفر کنید، می پردازید که زمان مسافرتتان تمام می شود و بدون اینکه از شهری دیدن کرده باشید مجبور هستید به سر کار برگردید .

شما از وقت و زمانتان چقدر استفاده می کنید؟ در طول یک شبانه روز راندمان کاری شما چقدر است؟ آیا به همه کارهایتان می رسید یا اینکه قسمتی از آنها را به فردا می گذارید؟ آیا استرس دارید؟ اگر شما استرس دارید یعنی نتوانسته اید از مدیریت زمان استفاده کنید و زمانتان تلف شده

.

تصور کنید بانکی امکاناتی در اختیار شما قرار داده است و هر روز مبلغ

متاسفأنه اکثر ما درک نمی کنیم که باید چنین برخوردی را با زمان داشته باشیم

86400 را در اختیار شما قرار می دهد . شما این آزادی را دارید که هر چقدر می خواهید از آن استفاده کنید ولی یک شرط دارد که در پایان روز باقیمانده پول هر چه باشد کسر می شود . میزان برداشت فقط در یک روز است و در چنین مواقعی چه می کنید؟ آیا سعی می کنید طوری برنامه ریزی کنید که از تمام امکانات و پولتان استفاده کنید یا بدون برنامه ریزی عمل می کنید؟ . هر روز از 86400 ثانیه درست شده است . ثانیه هایی که ما می توانیم آنها را برنامه ریزی کنیم .آیا برنامه ای برای بعد از این برنامه دارید یا اینکه هر چه پیش آید خوش آید . اکثرافراد برنامه ریزی ندارند . اگر ما برنامه ریزی نکنیم دیگران برایمان برنامه ریزی کنند و طبیعتاّ آنگونه که ما دوست داریم برنامه ریزی نمی کنند . البته ما اکثراً اجازه می دهیم دیگران وقت ما را مدیریت کنند و احساس قربانی شدن می کنیم یا اینکه می گوئیم وقتم مال خودم نیست .

تمام کارهایی که ممکن است در طول یک روز انجام دهیم را به چهار دسته تقسیم می کنیم

:

کارهای ضروری و مهم

: کارهایی که ضرب العجل آنها نزدیک است . مثل ارائه طرح‌ها که در این مورد تنها راه شما این است که این کارها را انجام دهید .

کارهای ضروری اما بی اهمیت

: کارهایی که مجبور هستید جواب دهید ولی ممکن است ضروری نباشد . مثل جواب دادن به تلفن .

کارهایی غیر ضروری و مهم

: کارهایی که باید انجام شوند اما ممکن است تا پایان سال طول بکشد . مثل انجام دادن یک طرح تا پایان دوره .

کارهایی که نه ضروری هستند نه مهم

: مثل بازیهای رایانه‌ای، گپ زدن با تلفن، تماشای فیلم .

مدیریت زمان ساده است

. باید وقت خود را به کارهای مهم و ضروری اختصاص دهیم و پس از آن کارهای غیر ضروری و مهم را انجام دهیم .کاری که نه ضرروری هستند و نه مهم باید در انتهای جدول قرار گیرند .

بیشتر افراد به کارهایی که ضروری و مهم نیستند، عمل می کنند و بعد کارهای نه صروری و نه مهم را انجام می دهند

.

کارهای ضروری و مهم و کارهای غیر ضروری و مهم را به وقت دیگر پاس می دهند و زمانی می رسد که متوجه می شوند زمان خود را از دست داده اند

. ثانیه هایی را که در اختیار داشته اند صرف کارهای کرده اند که نه مهم و نه ضروری، بوده است .

اگر خیلی سرتان شلوغ است حتماً وقتتان را برنامه ریزی کنید

. فکر نمی کنم لازم باشد مجدداً داستان مردی که می خواست درختان را اره کند را بازگو کنم . ممکن است بگوئید من اصلاً وقت ندارد چه برسد به اینکه بخواهم بنشینیم و برنامه ریزی کنم . اگر شما از این دسته هستید، حتماّ نیاز به برنامه ریزی دارید . باید هر لحظه مشخص باشد که شما می خواهید چه کار کنید . جدولی داشته باشید که هر ساعت را مشخص کنید و نوع فعالیتتان را مشخص کنید و مقوله تان که از کدام دسته است را در آن مشخص کنید آیا کار شما ضروری است یا غیر ضروری، مهم است یا بی اهمیت .

در هر ساعت باید مشخص باشد که در این زمان شما باید چه کاری انجام دهید

. مثلاً زمان شما باید از الان مشخص باشد که فردا ساعت 11 الی 12 چکار باید بکنید . آیا مشخص است، برای هر ساعت باید مشخص باشد . اگر اینکار را انجام دهیم از زمان خارج می شویم و زمان را می توانیم تحت مدیریت و کنترل خود قرار دهیم .

بعضی از مدیران بنا به موقعیت و مسئولیتشان باید اندکی از زمان جلو باشند

4-

. بعضی باید یک روز آینده را ببینند . گروهی باید برای یک ماه آینده برنامه ریزی کنند . گروهی دیگر برای سال آینده . گروهی از مدیران و حتی افراد برای 10 سال آینده برنامه ریزی می کنند و گروهی دیگر باید برای نسل های آینده برنامه ریزی داشته باشند و اگر اینگونه برنامه ریزی ها در افراد یا مدیران وجود نداشته باشد موجب تحمل هزینه زیاد از طرف افراد یا مردم می شود . عاقل ترین مدیر یا فرد آن است که با حل مشکل اکنون، آینده چند سال خود را ببیند تا هم اکنون بتواند با صرف هزینه اندک آن را برطرف سازد .دفترچه ای داشته باشید و هر زمانیکه فکری به ذهنتان رسید، آن را بنویسید . این دفترچه می تواند نظرات، کارهای روزانه، رویاها، اسامی اشخاص و شماره تلفن اشخاص یا هر مطلبی که نمی خواهید فراموش کنید را داخل آن بنویسید . به ذهنتان اعتماد داشته باشید، به حافظه تان اعتماد داشته باشید، ولی با این وجود در دفترچه هم بنویسید .

برنامه ای جهت بهتر برنامه ریزی کردن

:

کمتر فیلم های تکراری را ببینید

. تلویزیون و فیلم بیشتر وقت را به خودش اختصاص داده است . با برنامه ریزی، فیلم یا برنامه مورد علاقه تان را ببینید .

هفته ای یکبار دفتر، اتاق و یا محل کارتان را تمیز و پاکسازی کنید

. در طول هفته نامه، کتاب و چیزهایی که روی هم انبار شده اند را سامان دهید .

سعی کنید هر شب خواب راحتی داشته باشید

. ممکن است در کوتاه مدت راندمان کار را بالا ببرید ولی در طولانی مدت موجب کاهش راندمان و در جا زدن می کنید .

در هر لحظه فقط به یک کار بپردازید

. با انجام کارهای همزمان وقت خود را تلف می کنید . راندمان کار کاهش می یابد و قدرتی که مغز و درون شما دارد، کاهش می یابد .

برای استفاده بهتر از زمان کارهای زیر پیشهناد می گردد

1-

2-

3-

:تفویض کردن کار : بعضی از کارهایی که دیگران می‌توانند انجام دهند را به عهده آنها بگذاریم . مجبور نیستید همه کارها را خودتان انجام دهید . وقتی کارها را به عهده دیگران می گذاریم چگونگی انجام دادن آن و زمان تعیین شده برای تحویل مشخص می گردد و اگر به عهده خودتان باشد ممکن است زیاد به تأخیر بیفتد . فقط از تفویض کارهای که توضیح انجام آنها بیشتر از انجام کار طول می کشد، خودداری کنید و خودتان انجام دهید .برنامه زمان بندی شده تان قابل انعطاف باشد . همیشه جای را برای تغییر بگذارید . بعضی از کارها مانند ملاقات افراد، تلفن و ... ممکن است به طول انجامد و اگر انعطاف نداشته باشید، شما دچار خشم و بی قراری می گردید . هنگامی که کارهای مهم انجام دهید به تلفن جواب ندهید .باید در برنامه ریزی روزانه قدری را به خودتان اختصاص دهید . اگر چنین نکنید، برنامه ای را به خودتان اختصاص ندهید، نتیجه فرسودگی و بیماری است . سلامتی شما باید از اولویت برخوردار باشد . اوقاتی جهت نرم دویدن، قدم زدن و یا مراقبه اختصاص دهید . این وقت نشان می دهد که شما برای خودتان احترام قائلید و خودتان را دوست دارید . در برنامه ریزی که در مورد دوست داشتن بدن هست، به تفضیل در این مورد صحبت می شود . این روش پیشگیری از بیماری یا اتفاق های نا مشخص و غیر قابل پیشگیری هستند . مثلا اگر روزانه وقتی را به خود اختصاص می دهید احتمال اینکه بیمار شوید، کمرتان درد بیاید، سرما بخورید و مجبور باشید چندین برابر آن وقت، را استراحت کنید تا بهبودی حاصل شود، جلوگیری می شود و آن موقع شما با صرف وقت و هزینه بسیار اندک از اتفاق پر هزینه ای جلوگیری می کنید . طبیعتاً جلوگیری از شکستن یک سد بسیار راحتر و کم هزینه تر از زمانی که آن اتفاق بیفتد و بخواهید مشکل را برطرف کنیم . این موضوع باید مورد توجه تمام مدیران قرار گیرد . یک مدیر باید بتواند نسبت به موقعیتی که دارد چند سال آینده خود را ببیند .

حالا خودتان را ارزیابی کنید

.

به این سوالها جواب دهید

1-

:چه عواملی اوقات شما را هدر می دهد؟

2-

آیا خشم یا احساس حل نشده ای در مورد کسی یا چیزی موجب شده است که نتوانید کارتان را خوب انجام دهید؟

3-

برنامه های بزرگ در کار و زندگیتان کدام است؟

4-

همه ما لحظاتی را خسته وتنبل می شویم . چگونه می‌ 5- توانید چرخه خستگی و تنبلی را پاره کنید؟

جهت استفاده بهتر از زمان و انجام کارها باید برنامه ریزی درست انجام پذیرد

برگرفته از: aramgroup.org