برای اینكه بتوانیم بر وقت خود بهتر مدیریت كنیم ،میبایست پنج گام برداریم . شما با انجام این پنج مرحله میتوانید مدیریت بروقت خود را بهبود بخشید .
● این پنج گام عبارتند از :
▪درك ارزش وقت
▪رفع آفات
▪تقسیم اوقات
▪نظیم برنامه
▪تصمیم بر اجرا
هر یك از موارد فوق مكمل مورد قبلی خود است رها كردن چند مرحله و پرداختن به یك از آنها نمیتواند شما را یاری دهد : باید كوشش كنید كه در كلیه موارد موفق شوید ، تا نتیجه نهایی كسب گردد .
●درك ارزش وقت :
درك ارزش وقت ، مهمترین گام در راه بهبود مدیریت وقت است . قدم نخستینی است كه اگر درست برداشته شود آگاهی برای رسیدن به مقصد را در طول مسیر به فرد میدهد . غفلت از ارزش زمان است كه باعث میشود فرد به آفات وقت خود توجه نكند ،در پی تقسیم اوقات خود و برنامه ریزی در زندگی نبوده و مصمم از استفاده بهتر از وقتش نباشد .
●تقسیم اوقات :
تقسیم اوقات گام مهمی برای تنظیم برنامه روزانه به حساب میآید . اكثر كسانی كه نمیتوانند مدیریت موفقی بر وقت خود داشته باشند ، در حقیقت قادر به تقسیم اوقات خود نیستند .
▪ در تقسیم اوقات باید به سه اصل توجه نمود .
الف :تفكیك اوقات ب : اولویت بندی اقدامات ج : بهبود مدت اجرا
هر یك از موارد فوق ،جایگاه ویژهای در مدیریت وقت دارد و باید در به كارگیری آنها دقت نمود .
● رفع آفات :
برای رفع آفاتی كه باعث اتلاف وقت میشوند . باید دو مرحله را پشت سر گذارد . اول شناسایی آفات كه از این طریق به آفات وقت خود پی خواهیم برد . دوم : مبارزه با آفات كه راه حلهای لازم برای رفع آفات را به ما نشان داده و عمل به آنها منجر به از بین رفتن آفات به از بین رفتن آفات وقت خواهد شد .
▪ ما به سه نوع آفات وقت روبرو هستیم :
آفات خود كه به خلقیات فردی ما بر میگردد .
آفات دیگران كه به علت خلقیات دیگران و به دلیل ارتباط ما با آنها بر ما تحمیل میشود .
آفات اتفاقات و حوادث : كه در اختیار ما نیست و گذشت روزگار بر ما تحمیل میكند اگر چه ممكن است بعضی از آنها به علت عدم توجه ما و یا دیگران اتفاق افتد . البته تجربه نشان داده است كه بیشترین آفات وقت برای هر فرد آفات خود است .
یكی از راههای مناسب برای شناسایی آفات وقت ، بررسی عملكرد روزانه است . هر فرد با نوشتن اقداماتی كه در روز انجام داده است و با تجزیه و تحلیل موارد برای مدت یك هفته تا یك ماه كه بستگی به میزان گرفتاری وی به آفات وقت دارد ، میتواند اشكالات موجود را بیاید
●تنظیم برنامه :
گام چهارم در بهبود مدیریت وقت ، تنظیم برنامه است ” تنظیم برنامه ” در حقیقت اجرایی نمودن مدیریت وقت است . عدهای در برابر برنامه مقاومت میكنند ،چرا كه معتقدند برنامهریزی ما را در موارد غیر مترقبه در بند میكشد و مسایل ناگهانی را در نظر نمیگیرند در حالیكه برنامهریزی خوب در حقیقت نه تنها باعث دربند شدن فرد نمیشود ، بلكه باعث آزادی وی میگردد . یك برنامهریز هوشیار برای تغییرات و بحرانها و آنچه انتظار آن نمیرفته است ، جایی در برنامه خود در نظر میگیرد . برنامهریزی وقت میگیرد ، وقتی كه در حقیقت باعث حفظ اوقات در دراز مدت است و كلید اصلی در بهره برداری موثر از وقت میباشد .
ابتدایی ترین طریق مدیریت بر وقت ،فهرست كردن كارهایی است كه فرد در روز باید انجام دهد . تغییرات شرایط روحی فرد و وضعیت سلامتی وی در پیگیری برنامه نقش دارد . پس نباید با برنامه ریزیهای غیر قابل انعطاف ، مانعی بزرگ در راه نظم اوقات خود به وجود آورد.
●تصمیم بر اجرا :
برای اینكه بتوانیم این گام نهایی را در مدیریت وقت بردارید ، میبایست با توجه به پنج اصل زیر تصمیم جدی بگیرید كه لحظه ای از كوشش برای بهبود مدیریت بر وقت خود غافل نشوید .
۱- اهمیت قائل شدن برای وقت
۲- كنار گذاشتن رو دربایستیها و تعارف بیجا
۳- عزم بر تغییر در دراز مدت
۴- رفع اشكالات با تمرین
۵- بررسی مكرر و راهیابی
