موضوعات اصلي
مطمئنأ همگی شما با نرم افزارهای Outlook، Excel، Word، PowerPoint و Access از مجموعه نرم افزاری آفیس آشنایی دارید. نرم افزارهایی که از اهمیت بالایی برخوردارند. اما در آفیس به جز این چند نرم افزار، برنامه هایی هستند که به صورت ناشناخته مانده اند. در این ترفند قصد داریم این برنامه های ناشناخته را معرفی کنیم. اين برنامه بـا وجود امكانات ويرايشي كمتر نسبت به برنامه Photo Editor كه با نسخه‌هاي قبلي Office عرضه مي‌شد، به خوبي جايگزين آن شده است. همان‌طور كه از نام آن نيز پيداست، Picture Manager بيشتر براي مديريت عكس‌هـا و تصاوير كاربرد دارد تا ويرايش آنها. در حقيقت اين ابزار مشابه برخي از برنامه‌هاي مديـريت آلبوم است كه همراه اسكنرها و دوربين‌هـا عرضه مي‌شود و از قابليت‌هاي همساني نيز برخوردار است. همچنين قابليت‌هاي بيشتري نسبت به امكانات ساده برنامه‌هـايـي چون Fax Viewer Windows Picture and دارد. اين برنامه نه تنها ابزار مناسبي براي مديريت و مشاهده تصاوير است، بلكه امكان ويرايش ساده تصاويـر براي قالب‌هاي TIFF، PNG، JPEG، GIF، EMF، BMP و WMF را فراهم مي‌كند. به علاوه از اين نرم‌افزار مي‌توانيد جهت فشرده سازي فايل‌ها در اكثر قالب‌هـاي ذكر شده و تبديل تصاوير از يك قالب به قالب ديگر استفاده كنيد.
معمولا Microsoft Office به خاطر برنامه‌هاي كاربردي اصلي آن يعني Outlook، Excel، Word، PowerPoint و Access مورد استفاده قرار مي‌گيرد اما اگر از 2003 Office استفاده مي‌كنيد، صرف‌نظر از نسخه انتشاري، ابزارهاي مفيد ديگري را مي‌توانيد از منوي Start ويندوز و در گروه Microsoft Office Tools›Microsoft Office بيابيد.
اگر به هنگام نصب از تنظيمات پيش فرض Office استفاده كنيد، تمامي 8 يا 9 ابزار آن در منوي مذكور ظاهر خواهند شد. توجه داشته باشيد كه ابزار Microsoft Office Access Snapshot Viewer فقط در نسخه‌هايي نصب مي‌شود كه شامل Access باشند. برخي از گزينه‌هاي موجود در اين منو به برنامه‌هايي اشاره مي‌كنند كه روي هاردديسك قرار دارند و بقيه اقلام منو قبل ازاينكه برنامه مربوطه براي اولين بار اجرا شود، آن را نصب مي‌كنند (بنابراين CD نصب Office را در دسترس قرار دهيد يا از محل قرارگيري فايل‌هاي مربوطه روي شبكه آگاهي داشته باشيد.) در اين مقاله هر كدام از اين ابزارها را به طور مختصر معرفي مي‌كنيم.
ابزار Microsoft Office Picture Manager
ممکن است این سوال برای شما نیز پیش آمده باشد که آیا امکان قرار دادن پسورد بر روی پرونده های مختلف آفیس وجود دارد؟ پاسخ مثبت است. با استفاده از ترفندی که هم اکنون به شما معرفی خواهید کرد، می توانید با استفاده از قابلیت های نسخه جدید آفیس بر روی پرونده های ساخته شده توسط نرم افزارهای Word ، Excel و PowerPoint پسورد بگذارید، به طوری که مشاهده این پرونده ها تنها با وارد کردن پسورد صحیح امکان پذیر باشد. بدین منظور یکی از برنامه های Word ، Excel و یا PowerPoint را اجرا نمایید. از منوی Tools بر روی Options کلیک کنید. اکنون به تب Security بروید. در این قسمت دو فیلد را مشاهده می کنید. یکی قسمت Password to open و دیگری Password to modify می باشد. کاربرد قسمت Password to open بدین شکل است که با وارد کردن پسورد در این بخش و ذخیره آن ، با هر بار باز کردن فایل محافظت شده، از شما پسورد خواسته می شود و تا زمانی که پسورد را وارد نکنید امکان هیچ کاری را نخواهید داشت. اما عملکرد بخش Password to modify بدین شکل است که پس از ذخیره پسورد در فایل، بعد از اجرا نمودن فایل گزینه ای به نام Read Only در اختیار کاربر قرار می گیرد که با استفاده از می توان تنها فایل را مشاهده کرد و در صورت تغییر به شکل جدا آن را ذخیره نمود. در نتیجه فایل هیچ تغییری نمی پذیرد. دقت کنید پس از انتخاب پسورد و زدن دکمه OK نیاز به وارد کردن مجدد پسورد میباشد. در صورتی هم که هر دو قسمت توسط شما پسورد گذاری شود، هنگام باز کردن فایل دوبار از شما پسورد خواسته می شود. نیازی به انتخاب دو پسورد یکسان برای دو قسمت وجود ندارد. لازم به ذکر است در انتخاب پسورد دقت کافی به خرج دهید، اگر دو پسورد می گذارید این دو پسورد را حتما به خاطر بسپرید چرا که غیر قابل بازیابی نیست (مگر در موارد خاص توسط نرم افزارهای مخصوص). 
در صورتی که با نرم افزار Microsoft Word زیاد سر و کار داشته باشید ممکن است ناخواسته تنظیمات این برنامه را تغییر داده باشید، سپس هر کاری کرده اید نتوانسته اید آنها را به حالت قبلی بازگردانید یا گزینه ای در تنظیمات را گم کردید. گاهی با نصب مجدد برنامه هم تنظیمات به گذشته باز نمی گردد. در این ترفند قصد داریم به معرفی روشی ساده از طریق رجیستری بپردازیم که با بهره گیری از آن می توانید تمام تنظیمات نرم افزاری برنامه را به حالت پیش فرض هنگام نصب برگردانید. این ترفند بر روی کلیه نسخه های Word قابل اجراست. برای این کار ابتدا دقت کنید برنامه Word کاملأ بسته باشد. از منوی Start به Run رفته و عبارت regedit را وارد کنید و Enter بزنید تا وارد ویرایشگر رجیستری شوید. سپس به مسیر زیر بروید: HKEY-CURRENT-USER Software Microsoft Office)10.0(Word Data اکنون روی شاخه Data راست کلیک کرده و Rename را انتخاب کنید. نام آن را به Data-Tarfand30T یا هر نام دیگری غیر از Data تغییر دهید. اکنون رجیستری را بسته و یکبار سیستم را از نو راه اندازی کنید. خواهید دید که تنظیمات Word به حالت اولیه بازگشته است.( یک شاخه Data جدید و دست نخوره ایجاد شده است.) کاربران تازه کار دقت کنند این کار تنها جهت بازگرداندن تنظیمات نرم افزاری Word است ، طبعأ فایل های شما آسیبی نخواهد دید.
همان طور که می بینید 10.0 در پرانتز قرار گرفته است. بسته به نوع آفيس مورد استفاده ، عدد مشخص شده در این مسیر متفاوت است. مثلا براي آفيس 2000 ، اين عدد 9 بوده و برای آفيس 2003 ، 10 یا 11 و براي آفيس 2007 اين عدد 12 مي باشد.