شرکت داروسازی Genzyme در ژوئن 2009 مجبور شد که به سبب بروز مشکلات ناشی از ناخالصی ها وآلودگی ها، تولید برخی از داروهایش را متوقف سازد، داروهایی که تنها راه درمان مؤثر برای افرادی بود که از بیماریهای ژنتیکی نادر رنج می بردند.
با عنایت به اصل « نوآوری و کیفیت در تولید »، شرکت Toyota در فوریه 2010 ناچار شد تا میلیونها
دستگاه خودرو که دارای نقص فنی در سیستم های گاز و ترمز بودند را پس گرفته و به کارخانه باز گرداند.
در آوریل 2010 نیز شرکت BP) British Petroleum ( بدترین فاجعه سرازیری نفت از سکوی نفتی
به آب را در تاریخ آمریکا به بار آورد و منجر به بحرانهای اقتصادی و زیست محیطی گسترده و همچنین نابودی ارزش و اعتبار برند خود گردید.
حال سؤال اینجاست که چرا بسیاری از سازمانها به ناگاه دچار مشکلات درون سازمانی وحشتناک
می شوند؟ و چرا مدیران ارشد قادر نیستند تا پیش از آنکه دیر شود، وقوع چنین مشکلاتی را پیش بینی کنند؟
پاسخ این است که اغلب زمان کاری مدیران ارشد، به مبارزه با مشکلات و تلاش برای حصول نتیجه مورد نظر می گذرد و آنها وقت این را ندارند که به رخدادهای خارج از حیطه کاری خود توجه کنند. همچنین، ممکن است اطلاعاتی که به دست آنها می رسد، بارها و بارها از فیلتر افراد دیگری گذشته و تغییر کرده باشد.
اگر اطلاعات کافی به یک مدیر نرسد، او نمی تواند درک درستی از فرآیندهای فنی بسیار پیچیده درون شرکت خود بدست آورد. اطرافیان مدیر آرزو می کنند که مشکلات به سرعت حل شود، اما غالباً از ابراز عواقب مشکلات وحشت دارند. محصول شما، نتایج بدست آمده توسط شما و شرکت شما همگی باید بر فرآیندهایی استوار باشد که کاملاً ایمن و قابل اطمینان هستند.
شما بعنوان یک رهبر وظیفه دارید تا از احتمال بروز یک معضل جدید آگاهی یابید. شما مسلماً نمی توانید نسبت به تمامی هشدارهای موجود واکنش نشان دهید اما با این وجود نمی توانید سر خود را مانند کبک در برف کرده و از مسئولیت پیچیدگی ها و چالشهای شرکت فرار کنید.
اگر شما به اخطارها و هشدارهایی که در رده های پایین شرکت بوجود می آید، توجه نکنید، پس چگونه
می توانید به مشکلی که در جایی از شرکت وجود دارد و شما مسئول مستقیم آن نیستید، پی ببرید؟ و چگونه می توانید اطمینان حاصل کنید که دیگران، راه کار درستی را برای جلوگیری از تبدیل شدن آن مشکل به یک فاجعه بزرگ اتخاذ می کنند؟
اقدامات لازم برای افزایش مهارت در شناسایی و حل مشکلات جدی بالقوه:
1 با کارمندان سطوح پایین تر صحبت کنید: مدیر ارشد مالی یک شرکت نرم افزاری ملزم شد تا
گزارشات مالی شرکت را از نو تهیه کند. با این کار، او پی برد که کسب و کارش با خطر ورشکستگی مواجه است. وی برای حل این مشکل، راه کار درستی را اتخاذ کرد. او شخصاً به ملاقات کارمندان سطوح پایین تر شرکت رفت و از آنها خواست تا مشکل شرکت را ذکر کنند و بدین ترتیب به اطلاعات فیلتر نشده ای از نظرات کارمندان دست یافت. بر پایه همین اطلاعات، او « فرهنگ اعتماد » را در سازمان خود بنا نهاد و مطمئن شد که آن مشکل، دیگر هیچگاه پیش نخواهد آمد.
تقریباً پیش از وقوع هر فاجعه ای، افراد در سطوح مختلف سازمان، علائم هشداردهنده آن را احساس می کنند. از این رو، آگاهی از چگونگی روند طبیعی حرکت اطلاعات در شرکت امری ضروری می باشد.
برای نیل به این هدف، پیشنهاد می شود:
• نقشه ای از ارتباط انسانی درون سازمان خود تهیه کنید.
• کارمندان را ترغیب نمایید که با کارمندان واحدهای دیگر نیز ارتباط برقرار کنند.
• به جوانترها این فرصت را بدهید تا سؤالات، دغدغه ها و سؤالات خود را به طور مستقیم با شما مطرح کنند.
• به واحدها و بخشهای مختلف شرکت سر بزنید. بهتر است تا بطورغیرمنتظره در قسمتهای مختلف شرکت حضور یابید اما این طور احساس نشود که برای مچ گیری یا جاسوسی از کارمندان وارد اتاقهای آنها شده اید، بلکه در این بازدیدها آنها را تشویق به برقراری ارتباط باز، صادقانه، حقیقی و رو در رو نمائید.
2 داده ها را با دقت فراوان بررسی نمایید: Bill Gates عادت داشت تا در شرکت Microsoft به کارمندان سطوح بسیار پایین نیز سر بزند و از آنها سؤال کند که بر روی چه برنامه ای کار می کنند؟ در این بخش پیشنهاد می شود:
• به صورت موردکاوی و اختصاصی، گزارشات مربوط به مشکلات ایجاد شده را بررسی نمایید.
• به داده های خام توجه کنید و سؤال کنید.
• ابزار لازم جهت پیش بینی و درک مشکلات را در اختیار پرسنل سازمان قرار دهید.
• به کارمندان آموزش دهید که چگونه داده های خام را تبدیل به نمودارهای قابل درک نمایند.
3 پرسشهای صحیح را عنوان کنید: برای آگاهی از مرکز مشکلات و نحوه مواجهه با اخطارهای بروز بحران می بایست:
• به جزئیات بخشهایی از شرکت واقف شوید که در آنها تخصصی ندارید و دیگران را نیز تشویق به این کار کنید.
• اجازه ندهید که موانع سازمانی سد راه شما شوند.
• شاخصهای اولیه بروز خطر را فرا گرفته و به دیگران نیز آموزش دهید.
• از افراد مسئول در حوزه های خطر آفرین سوال کنید که به چه مسائلی در این حوزه ها به اندازه کافی دقت نشده است.
• زمینه را برای ارائه نظرات مخالف و یا به اصطلاح « جنگهای صحیح » فراهم سازید.
• شرایطی را فراهم آورید که کارمندان بتوانند بروز هر گونه مشکلی را بیان کنند.
• احساس امنیت را در کارمندان ایجاد کنید و بدین طریق، از مسائل و مشکلات آگاه شوید و پایداری کل شرکت را تضمین کنید.
4 قدرت پیش بینی مشکل را افزایش دهید: از خود بپرسید:
• من چقدر در درک نشانه های بروز مشکلات مهارت دارم؟
• افرادیکه گزارشات مربوط به مشکلات را به من ارائه می دهند تا چه حد از این مهارت برخوردارند؟
• آیا من تمام تلاش خود را برای ایجاد شفافیت و صداقت در شرکت بکار بسته ام؟
• آیا من از شجاعت کافی برای جلوگیری از یک بحران برخوردارم؟
• آیا من، تمامی ابزار و امکانات مورد نیاز برای ایفای وظیفه خود در زمان وقوع یک بحران را در اختیار دارم؟
همواره به این نکته توجه داشته باشید که کنترل و محافظت شما از کسب و کارتان، سفری است مستمر و پرمخاطره که رهبری، کنجکاوی و شجاعت شما را می طلبد.