سؤال: رایج‌ترین اشتباهاتی که تاجران تازه‌کار در هنگام بودجه‌ریزی بوجود می‌آورند چیست و من چطور می توانم از آنها دوری کنم؟جواب: اگر پنج سال گذشته چیزی به ما آموخته باشد، این است که طرحهای بازاریابی و تجارب مطلوب، معنی ندارد درصورتیکه آنها با استراتژی مالی بلند مدت معقولی همراه نباشند.تعدادی از این طرحها می‌تواند در دوره‌های کوتاه مدت قرار بگیرد، اما حقیقت همیشه در آخر ظاهر می‌شود. بنابراین همچنانکه ما برای یک اقتصاد نوین واقعی تدارک می بینیم، کارآفرینان چگونه از پیشینیان خود درس می‌گیرند؟اجتناب از این پنج خطای معمولی به شما کمک خواهد کرد که اندیشه میلیون دلاری خود را از تبدیل به یک خطر میلیون دلاری حفظ کنید.

۱- پیش‌بینی‌های اغراق‌امیز

Enron اولین شرکتی نبود که بدقولی کرده و خدمات سطح پایینی را ارائه کرده و متاسفانه آخری هم نخواهد بود.سرمایه‌گذاران گاهاً بواسطهٔ طرحهای کوتاه مدت فریب می خورند اما نهایتاً تقریباً همواره شرکت‌های سرمایه گذار دچار ضرر می‌شوند. در حقیقت بودجه‌ها و پیش‌بینی‌ها ممکن است تلاش شما برای تامین درآمد را به درازا بکشانند. اما زمانی که پول حاصل می‌شود این پول حلال خواهد بود و شما باید طرح سودآوری را به مدت چندین سال دنبال کنید.

۲- نادیده گرفتن نیازهای بودجه‌ای ضروری

از طرف دیگر، اگر طرح نشان بدهد که شما برای گرفتن یک کالا در بازار به ۵۰۰۰۰ دلار نیاز دارید درخواست ۳۰۰۰۰ دلار نکنید. سرمایه‌گذاران و بانکداران فقط از این موضوع متعجب خواهندشد،که چرا برای پروژه‌ای بدون سود که با شکست مواجه خواهد شد باید به شما پول بپردازند.سرمایه‌گذاران آگاه‌تر شده و۵۰۰۰۰‌ دلار را بشکلی جلوه‌گر خرج می‌کنند به جای اینکه ۳۰۰۰۰ دلار را دور بیاندازند.

۳- فرض کردن اینکه وجود درآمد نشاندهندهٔ وجود گردش پول است

در واقع درهر معامله، یک تاخیر زمانی بین اتمام معامله و وصول پول نقد وجود دارد. این واقعیت تجارت است و نباید به عنوان یک مشکل فرض شود. متاسفانه، بسیاری از مشاغل این تاخیر زمانی را ندارند و با مشکلات جدی گردش پول مواجه می‌شوند چرا که آنها پولی را خرج می‌کنند که هنوز ندارند. شاید آنچه که بیشتر باعث دردسر می‌شود این است که بسیاری از این معاملات به راحتی حدود ۳۰ روز به تاخیر می‌افتد. کمی اندیشه، صلاحدید و پیشنگری می‌تواند شرکت را به سمت بقاء سوق دهد.مرحلهٔ بعد نیاز دارید که مدیریت مالی را تجدید کنید. می‌دانید چگونه؟ اصول اساسی مدیریت مالی، نوشتهٔ Eagene F و Brigham and Joel Fو Houston را بخوانید.

۴- بی‌توجه بودن (بی‌خیال بودن)

مانده‌های پایان روز اغلب بیشتر از آنچه واقعاً هستند ظاهر می گردند. مالیات فروش بر درآمدها و محدودیت‌های کارمندان ممکن است بطور موقت در حسابهای شما قرار گیرد اما نهایتاً به دولت بدهکار خواهید شد.در ترازنامه‌های شما نباید این سرمایه‌گذاریها بعنوان موجودی فرض شود. در غیر اینصورت شما خطر بودجه‌ریزی برای طرحها و هزینه‌های آینده را اجرا می‌کنید که از عهدهٔ آنها برنخواهید آمد.

۵- بد اداراه کردن تبلیغات

تبلیغات به نظرامری ابتدایی می‌آید: اما تبلیغات منجر به فروش می‌شود. از این رو بودجه زیاد، هزینه‌های تبلیغ را به عنوان درصدی از فروش در همین دوره نشان می‌دهد. عملیات بازاریابی/تبلیغات می‌بایست قبل از اینکه فروش پیش‌بینی شود حداقل در یک دوره آغاز شود. وقتی که هزینه‌های شخصی اضافی به داخل حساب کشیده می‌شود، قبل از هر درآمد، بودجهٔ تبلیغات سالم نیاز می‌شود. با شکست در بودجه، اقلام مناسب در یک چهارچوب زمانی استراتژیک، داراییهای مورد نیاز را بهره‌برداری خواهد کرد تا به اهداف فروش دست یابد و می توانند منجر به خرج بالا در ماههای بعدی می‌گردد. ایجاد یک تصور قسمت سخت کار است. کارآفرینانی که بودجه‌شان را مانند دیگر مؤلفه‌هایشان با دقت کامل مورد عمل قرار می‌دهند کسانی هستند که ماندگار می‌مانند.

کسب و کارهای کوچک معمولاً با مشکلات زیادی روبه رو می‌شوند. برای مثال، شخصی که کار دو، سه یا چهار نفر را به تنهایی انجام می‌دهد، مسلم است که در کارش با مشکلات زیادی روبه رو می‌شود چرا که همزمان باید مشتریان را ملاقات کند، محصولاتش را بفروشد و در سمینارهای مختلف شرکت کند. جرالد کین درباره انجام دادن تجارت یک نفره به شوخی می‌گوید: «آقا بالاسر خود بودن خوب است، چرا که هم می‌توانید فقط نصف روز کار کنید و یا در روز دوازده ساعت سر کار باشید».نکته‌ای که باید تمام کاسبان و تاجران به آن توجه کنند این است که باید در زمان بسیار محدودی کارها و وظایف بسیاری انجام دهند و البته باید از حداقل کار بهترین نتیجه لازم را بگیرند یعنی کارشان باید بیشترین بهره داشته باشد. اما برای اینکه از کمترین زمان بهترین استفاده را برد چه باید کرد؟اگر شما دوست دارید که برنامه‌ها و کارهایتان را به سریع‌ترین و بهترین نحو انجام دهید بهتر است که به نکاتی که در این مقاله به آن اشاره می‌شود خوب توجه کنید و آنها را در رأس کارهایتان قرار دهید. البته برای اینکه خواندن این مقاله خسته کننده نباشد این نکات به صورت پرسش و پاسخ آمده است و فایده دیگر آن این است که به خاطر سپردن نکات آسان‌تر می‌شود.

●پرسش اول

چگونه می‌توانم مشتریان بیشتری بگیرم؟

پاسخ: گاهی اوقات برای جلب مشتریان بیشتر لازم است که کارهایی را که تاکنون برای این کار انجام داده‌ایم، متوقف کنیم. گاهی اوقات باید از روشهای مؤثری برای این کار استفاده کرد. البته روشهای استانداردی برای جلب مشتریان وجود دارد و نیز روشهای غیراستاندارد دیگر. اما این نکته را به خاطر داشته باشید: یک روش را بارها و بارها امتحان کنید. اگر انتظار داشته باشید که نتایج منفی به همراه داشته باشد پول و انرژی خود را از دست داده‌اید. بنابراین آنچه که باید انجام دهید فقط کار کردن نیست. ذهنتان را متوجه اهداف و کارهای دیگر کنید. همان طور که پیشتر اشاره شد گاهی اوقات راه حل مشکل این نیست که چه کار دیگر باید انجام داد بلکه این است که برای گرفتن مشتریان بیشتر انجام چه کارهایی را باید متوقف کرد.

نکته مهمی که باید به ذهن بسپارید این است که قوانین و مقررات نامرئی در جهان وجود دارند. حتی اگر شخصی با ذهنیت متافیزیکی نباشید، می‌توانید ببینید که نیروهای نامرئی بسیاری در زندگی‌های ما وجود دارد. الکتریسیته، نور، گرما و غیره. یک بذر را در نظر بگیرید: به محض آنکه در دل خاک کاشته می‌شود، نیروهای نامرئی دست به کار می‌شوند و آن را به یک گیاه، درخت یا بوته تبدیل می‌کنند. تمام این نیازها چیزهای بسیار اساسی هستند که به بذر کمک می‌کند که قسمت‌های دیگری به آن اضافه شود و باصطلاح رشد و نمو کند. اما بیشتر مردم فکر می‌کنند که چنین نیروهایی به چیزهای مرئی و مشهودی که می‌توانیم در زندگی روزانه خود ببینیم، تعلق ندارد. آیا شما احساس کرده‌اید که در طول یک روز همه چیز بر وفق مرادتان پیش می‌رود و باصطلاح کارهایتان روی غلتک افتاده است؟ در این مواقع چه فکر کرده‌اید؟ آیا دوست داشته اید که تلاش اضافی که به نتایج عادی بزرگتر می‌انجامد، انجام دهید؟ چه چیزی آن روز را متفاوت‌تر از روزهای دیگر کرده است؟ نیروهای نامرئی که به نفع خود تحت کنترل درآورده‌اید. آیا تاکنون با کسی ملاقات کرده‌اید که شما را سخت تحت تأثیر خود قرار داده باشد، به اصطلاح شما را جادو کرده باشد؟ آیا به نظرتان او یک آدم جذاب بود؟ البته منظورم زیبایی و جذابیت فیزیکی نیست بلکه انرژی اوست. راز این دسته افراد این است که این افراد موفق یاد گرفته‌اند که چگونه چهار قدرت نامرئی خود را کنترل و هدایت کنند.

چهار قدرت نامرئی عبارتند از:

رفتار

تمرکز

گفت وگوی درونی با خود

باورها.

روش و رفتار مثبت باعث خلق مثبت می‌شود. من از ساده طبعی و یا تأییدات بی‌فایده سخن نمی‌گویم، بلکه عقیده دارم که احساس و برداشت من از جهان مردم، وقایع و اتفاقات و باورها و رفتارهای مناسب با آن را برایم به ارمغان می‌آورد. آنچه که زندگیم را تغییر می‌دهد نوع نگاه و نگرش من به اشیاء و افراد و در کل، جهان است.یک فکر مثبت نتیجه مثبت به همراه دارد. با نگاه کردن به گلها، گیاهان و درختان و دیگر چیزها این احساس را در خود به وجود آوریم که برای رشد آنها نیروهای نامرئی دست‌اندرکارند. اما علف‌های هرز از کجا می‌آیند؟ از بذرها. نتایج احساسات خود از کجا نشأت می‌گیرند؟ بذرهای افکار، باور و رفتارها. در ذهن شما چه چیزی کاشته شده است؟ زندگی همیشه ما را با چالشها و مشکلات زیادی روبه رو می‌سازد. از این رو مهم است که این نظریه را به خاطر بسپاریم: یک شخص بدبین هر فرصت و شانس را یک مشکل می‌بیند و یک شخص خوش‌بین مشکلات را یک فرصت می‌داند.خود من چه از نظر شخصی و چه از نظر شغلی به این نتیجه رسیده‌ام که داشتن ذهنیت مثبت باعث افزایش اعتماد به نفس در انسان می‌شود. شاید اگر این حرف را به دوستانتان بزنید آنها به شما بخندند و بگویند: «این از آن حرف‌های متافیزیکی عجیب و غریب است.» اما این مسئله را به خاطر بسپارید که آنها چه موفقیت‌هایی در زندگیشان کسب کرده‌اند؟ زندگی افراد مشهور را مطالعه کنید. در زندگی انسان‌ها لحظاتی وجود دارد که باید به آن نگاهی عمیقی انداخت. خود من متوجه شده‌ام که عامل مهم موفقیت شغلی‌ام دیدگاه و نگاه مثبتی بوده است که به کارم داشته‌ام.اگر به نتایج بهتری در زندگی شخصی و شغلی خود نیاز دارید، دو چیز است که باید به آنها بیشتر از هر چیز دیگر توجه کنید: چگونه به نتایج مثبت و جالبی در زندگیتان دست یابید؟ با استفاده از نیروهای نامرئی که در وجود هر موجود زنده‌ای به ودیعه گذاشته شده است؟ چنانچه نتایج حاصله مثبت نیستند، استفاده از این نیروها می‌تواند تغییرات زیادی را در شما به وجود آورد.

افزایش اعتماد به نفس در کسب موفقیت بسیار مهم است. گفت وگوی درونی با خود و تکرار کلمات و جملات تأکیدی روش بسیار مفیدی برای افزایش اعتماد به نفس در انسان می‌شود. یکی از مشتریانم با استفاده از این روش توانست ۴۰ پوند از وزنش را البته بدون کم کردن از میزان غذای خود کم کند.

تغییرات کوچک می‌تواند نتایج بزرگی به همراه داشته باشد. سعی کنید که دستورات بالا را به مدت چند هفته به کار گیرید.

●پرسش دوم

چرا وقتی که مطمئنم که مشتریان خوبی پیدا کرده‌ام، آنها را خیلی زود از دست می‌دهم؟

پاسخ: وقتی که دانش آموز سر کلاس حاضر باشد، سر و کله معلم نیز پیدا خواهد شد. حال ممکن است معلم بد باشد. هر جا که فروشنده باشد، مشتری هم است، اما باید روش تشخیص آنها را خوب بدانید.

●پرسش سوم

می‌دانم درست نیست که این را بگویم اما گاهی اوقات یک مشتری تمام روزم را خراب کرده است. در این مواقع چه کار باید بکنم؟

پاسخ: آیا فقط یک بار اتفاق می‌افتد یا همیشه؟ یاد بگیر چطور این تناقض را تغییر دهی تا تو و مشتری‌هایت به جای عذاب کشیدن از معامله لذت ببرید.

●پرسش چهارم

می‌دانم برای اینکه کارم را بسیار خوب انجام دهم بسیار خوب هستم اما به دلایلی چندان اعتماد به نفس ندارم. با این وضعیت چگونه برخورد کنم؟

پاسخ: همیشه چیزهای کوچک هستند که باعث بروز اختلافات بزرگ می‌شوند. داشتن دیدگاه و ذهنیت مثبت و باور داشتن توانایی‌های خود باعث می‌شود که ترستان از انجام کار بریزد و از کارتان لذت ببرید.

●پرسش پنجم

دسته‌ای از افراد وجود دارند که نمی‌توانم با آنها ارتباط برقرار کنم. این در حالی است که یقین دارم که آنها مشتریان بسیار خوبی از آب در می‌آیند. چه کار کنم که بتوانم آنها را متقاعد سازم؟

پاسخ: یک بار کسی گفت: «من تا به حال نتوانسته‌ام همسرم را درک کنم». یک روز تمام با او صحبت کردم ولی نتوانستم حرف هایش را بفهمم. چیزی که عجیب است این است که اگر چه پاسخ به این سؤال بسیار روشن است، اما بیشتر افراد نمی‌توانند پاسخ این سؤال را بیابند و همین مشکل هم بر روی افراد کاسب و بازرگان نیز تأثیر می‌گذارد.

●پرسش ششم

من برای متقاعد کردن مشتریانم دست به هر کاری می‌زنم، اما بیشتر اوقات نتیجه نمی‌دهد. آیا تکنیک مؤثری برای این کار سراغ دارید؟

پاسخ: گاهی یک تصویر کار هزاران کلمه را می‌کند. سعی کنید از محصولاتتان تصاویر واضح و زیبایی تهیه کنید. در این صورت خیلی راحت‌تر مشتریان خود را برای خرید اجناستان قانع می‌کنید.

مرجع: روزنامه همشهری،‌ پنجشنبه ۳ شهریور ۱۳۸۴

۱- فضایی کاملا مجزا و در صورت امکان اتاقی جدا را برای محل کارتان ایجاد کنید. اگر محل کارشما در اتاقی است که برای کارهای شخصی از آن استفاده می شد از پرده و یا دیوار برای جدار کردن فضای خصوصی از فضای کار استفاده کنید.

۲- شماره ای جدا برای کارتان تهیه کنید. و ترجیحا از یک خط جدا استفاده کنید. که کار شما را حرفه ای تر نشان خواهد داد. خط شخصی خودتان را برای استفاده خانواده و فرزندانتان نگه دارید.

۳- با برخوردی خوشایند به تلفن پاسخ دهید به گونه ای که از شنیدن صدای هر تماس گیرنده لذت می برید و در همین لحظه تصویری از یک کار حرفه ای را خلق کنید. از یک آینه استفده کنید تا مطمئن شوید همانطورکه به تلفن پاسخ می‌دهید لبخند هم می زنید.این کار به شما کمک می‌کند که «صدای لبخند» را ایجاد کنید.

۴- هر روز اهداف کاررا تنظیم کنید و ابتدا بر اساس آنها کار کنید. یاد بگیرید که موارد مهم را از ضروری متمایز کنید.

۵- همانطور که برای پولتان ارزش قائل هستید برای وقتتان نیز ارزش قائل شوید. مراقب ماشین فاکس نباشید که برگه های متعدد بفرستد. به جای نصب فتوکپی یا اسناد دستی به پشت و جلوی فروشگاه، محل کارتان را با تکنولوژی، مانند یک ماشین اداری چندکاره مجهز کنید ( قمیت حدود ۵۰۰ دلار یا کمتر) . مانند فکس، دستگاه کپی، پرینتر، ماشین پاسخگو (منشی) ، اسکنر و غیره. همچنین از کامپیوترتان برای فرستادن و دریافت فکس ها استفاده کنید. با این کار شما هزینه های کاغذ را کاهش خواهید داد.

۶- بااستفاده از چک و نرافزارهای حسابداری زمان را حفظ کنید. اما کپی‌های رسید، فاکتورها، و چک‌ها را نگه دارید. بعد از اینکه شما درآمد را بایگانی کردید پرونده‌های مالیاتی باید به مدت حداقل ۶ سال نگه داری شود.

۷- به منظور اینکه هرچیزی آسان یافت شود سیستم‌های بایگانی خود را سازماندهی کنید. برای برجسته کردن آنها از برچسبهای باعلامت‌های رنگی در پرونده‌ها و دیسکت‌های کامپیوتراستفاده کنید.

۸- به جای مبلمان اداری، مبلمانی متناسب با کار در منزل فراهم کنید. تعدادی از شرکت‌های مبلمان در حال ساخت خط تولید مبلمان ویژه کار در منزل هستند. مبلمانهای کوچکتر برای ورودی‌ها وبه منظور فضای قابل دسترس، در اکثر منازل مناسب‌تر است.

۹- نوع پوشش شما به بازدهی کار شما کمک می‌کند. بعضی از مردم لازم می‌دانند طوری لباس بپوشند مثل اینکه آنها با ارباب رجوعان در یک اداره ملاقات می‌کردند، عده‌ای ترجیح می‌دادند پوشش راحت و گشاد مثل عرق‌گیر یا لباس باز بپوشند.

۱۰- این نگرش را داشته باشید که شما از طریق خانه کار می‌کنید نه در خانه. خواب زمستانی برای خرسها خوب است نه برای مردم. بیرون بروید و ارتباطات جدید حاصل کنید و افراد پیر را سرزنده کنید

کاپیتان ایی.جی. اسمیت سالها قبل از نخستین سفر کشتی تایتانیـــک گفت: من نمی توانم هیچ وضعیتی را که موجب غرق شدن این کشتی شود، مجسم کنم. کشتی سازی مدرن از این فراتر رفته است. موفقیت ممکن است گول زننده باشد و ما را مشتاق سازد که کارها را به همان شیوه سابق انجام دهیم در صورتی که آنچه سالهای قبل جواب می داد حالا ممکن است موجب از دست رفتن سازمان شود. برای جلوگیری از این اتفـــاق پیشنهاد می شود به توصیه های زیر عمل کنید:

۱ - برنامه قلع و قمع سریع دراکولا را اجرا کنید. آغاز سال بهترین زمان تحلیل فرایندهای کاری سازمان است. چیزهایی را که موجب زیان و چیزهایی که موجب بهره وری می شوند را شناسایی و چیزهایی را که مانع بهترین عملکرد می شود، حذف کنید. دراکولاهایی را که پول و منابع را از سطوح عملیاتی سازمان می مکند. قلع وقمع کنید. برای این کار بهتر است از یک مشاور بیرون از سازمان کمک بگیرید. بیرونی ها رویکرد متعصبانه ندارند و چشم انداز متفـاوتی از کسب و کار شما ارائه می کنند.

۲ - یک محیط کاری پرجاذبه ایجاد کنید. جاذبه بالا در اولین روز کاری آغاز می شود. تلاش زیادی روی برنامه های جهت دهی کارکنان داشته باشید. عامل عمده ای که موجب می شود کارکنان بعد از ۹۰ روز همچنان به شکل خوبی حضور داشته باشند. بستگی به نحوه برخورد با آنها در دو روز اول کارشان دارد. مدیران باید با کارکنان جدید در هفته اول ملاقات و یک مطالعه استخدامی را تقریباً بعد از یک ماه روی آنها داشته باشند. نتایج این تحقیق می تواند در تعیین تفاوت بین آنچه انتظار داشتیم و الزامات آن شغل، بسیار کمک کننـده باشد. مدیر باید بـه رفع این تفاوت کمک کند و آنچــه را که می تواند موجب خروج زودهنگام آنها شود. شناسایی کند.

۳ - مدیران و یا روسای دمدمی مزاج را به کار نگیرید. واقعیت این است که افراد خوب مدیران بد را ترک می کنند. نتایج یک طرح تحقیقاتـی نشان می دهد که ۳۵درصد از پاســخ دهندگان، علت کنارگذاشتن کار خود را رییس بلافصل خود ذکر کرده اند. کمپانی پیتزا روزا که یک فروشگاه زنجیره ای با ۵۳ شعبه و ۳۰۰ پرسنل است هردو سال یکبار، روسای شعبه‌های خود را بااستفاده از روش شاخص رضایت مشتری از پایین به بالا ارزیابی می‌کند. پس از پایان ارزیابی، هیئت مدیره جلسه ای را با مدیران جهت بحث و بررسی پیرامون موضوعهایی تشکیل می داده که روی کارکنان تاثیر می گذارند.

۴ - یک برنامه قدردانی در نظر بگیرید. سیستم‌های پاداش خیلی خوب هستند اما آنچه را که افراد واقعاً به آن نیاز دارند قدردانی از آنهاست. در یک طرح تحقیقی اکثر پاسخ دهندگان در پاسخ به این پرسش که چه چیزی موجب بیشترین نارضایتی شما در محیط کار می شود، اظهار داشته اند: فقدان قدرشناسی. تنظیم برنامه ای برای ایجاد این احساس در افراد که از آنها قدردانی می شود زیاد مشکل نیست. یک برنامه خوب طراحی شده، جو دوستانه ای را ایجاد می کند و موجب می شود که افراد احساس خوبی به خود و کارشان داشته باشند.

۵ - یک محیط کار پرانگیزه ایجاد کنید. سازمان خوب، سازمانی است که دارای یک محیط کاری پرانگیزه باشد. توجه داشته باشید که آنچه شما را بر می انگیزد لزوماً دیگران را برنمـــــی انگیزد. مدیرعامل سازمانی، مطمئن بود که برای کارکنان پاداشهای نقدی بر هر چیز دیگری مرجح است. در حالی که برعکس، پول اهمیت نداشت بلکه برای آنها پارکینگ مهم بود. در آن سازمان مدیران و برخی از کارکنان رده بالا می توانستند درست کنار ساختمان پارک کنند در حالی که بقیه کارکنان مجبور بودند چندین ساختمان دورتر پارک کنند. با کسب چنین اطلاعاتی، برنامه ای تنظیم شد که کارکنان هم بتوانند از پارکینگ مدیران استفاده کنند.

۶ - موضوع خانواده را جدی بگیرید. اکثر سازمانها منافع تاثیر روابط خانوادگی - دوستانـه بر بهره وری و جذب کارکنان تشخیص نمی دهند. شرکت تنسی از اولین شرکتهایی بود که موضوع خانواده را جدی گرفت و آن را در اولویت اول قرار داد. و مدیران خود را به یک دوره آموزشی سه روزه فرستاد. دوره شامل چگونگی مربیگری، ارتباط و مشاوره کارکنان بود. بخشی از این دوره نیز شامل حساس کردن آنان به هزینه های جذب و ترک کارکنان و دلایل اصلی ترک کار کارکنان بود. در نتیجه ساعات کار کارکنان دوبرابر افزایش یافت و مشتریان بانک ۷ درصد افزایش یافت.تشخیص نمی دهند. شرکت تنسی از اولین شرکتهایی بود که موضوع خانواده را جدی گرفت و آن را در اولویت اول قرار داد. و مدیران خود را به یک دوره آموزشی سه روزه فرستاد. دوره شامل چگونگی مربیگری، ارتباط و مشاوره کارکنان بود. بخشی از این دوره نیز شامل حساس کردن آنان به هزینه های جذب و ترک کارکنان و دلایل اصلی ترک کار کارکنان بود. در نتیجه ساعات کار کارکنان دوبرابر افزایش یافت و مشتریان بانک ۷ درصد افزایش یافت.

۷ - یک چتر نجات با خود داشتـه باشید. آیا مـی توانید چتر بازی را خارج از هواپیما بدون هیچ آموزشی تصور کنید؟ بارها، اولین هزینه‌ای که در برنامه ریزی های اقتصادی حذف می‌شود برنامه های توسعه ای و آموزشی است. در حالی که سازمانهایی که روی آموزش سرمایه گذاری می کنند دستاوردهای بیشتری را از آنهایی که این کار را انجام نمی دهند. کسب می کنند. در یک مطالعه تحقیقاتی روی ۳۱۰۰ کارگر امریکایی، توسط مرکز ملی کیفیت آموزشی نیروی کار، مشخص شد که به طور متوسط ۱۰ درصد افزایش روی آموزش کارکنان به افزایش ۸/۶ درصد بهره وری کل منجر گردیده بود. در صورتی که ۱۰ درصد افزایـش هزینه تجهیزات فقط۳/۴درصد بهـــره وری را افزایش داده بود.

۸ - برای عملکرد بالا، سطوح پایین به بالا سازمان خود را درگیر کنید. مطالعات نشان داده است که درگیری کلیه کارکنان در سطوح مختلف تاثیر عمده ای بر بهبود بهره وری، اخلاق وانگیزه ها خواهد داشت.

۹ - جمود ذهنی را بشکنید. بسیاری از سازمانها از چیزی که شاید بشود آن را جمود ذهنی یا سندرم ما تا حالا این کار را آن طوری انجام نداده ایم نامید، رنج می برند. شرکت رابر مید، یکی از نوآورترین شرکتهای دنیاست. آنها صدها محصول جدید در سال - تقریباً روزی یک محصول جدید - تولید می کنند. برای مثال آنها برای شبیه سازی ایده محصولات جدید تعدادی از کارکنان خود را برای مطالعه روی اقلام آماده کردن غذاهای باستانی به موزه ای در مصر فرستادند. همه کارکنان صرفنظر از موقعیت شان بایستی مترصد ایده های جدیدا برای ارتقای بهره وری و منافع سازمان باشند. برای ارتقای بهره وری و منافع سازمان باشند.

۱۰ - به تلفن مشتریان پاسخ دهید. در ایالات متحده افراد استانداردهایشان را پایین آورده و خدمات به مشتریانشان از بعضی جهات تنزل پیدا کرده است. آنها به طور کورکورانه ای پست صوتی و سیستم های تلفنی اتوماتیک را طراحی و جایگزین کرده اند. دلیل به کارگیری این سیستم ها هم این است که آنها تصور مـــی کنند این سیستم ها کم هزینه تر از حقوق فردی برای پاسخ به تلفن ها هستند. در حالی که آنها اشتباه می کنند. استفاده از این سیستم ها باعث یک رابطه خشک و غیررسمی بین سازمان و مشتری می گردد. به علاوه جلوه ای از سردی، بی تفاوتی و بیگانگی است و مشتریان و پولهایشان را به سمت منبع رضایت بخش تری سوق می دهد.

مرجع: ماهنامه تدبیر - شماره ۱۶۰

یکی از مشکلات کارکنان در محیط های کاری ، زمانبندی صحیح و منظم کارهای روزانه می باشد . مواردی از قبیل رفت و آمد مکرر مراجعه کنندگان ، تلفن های پی در پی ، احضار کارمند توسط کارفرما یا مراجعات سایر کارکنان و .... ،شاید هیچگاه در برنامه روزانه افراد منظور نگردد اما مطمئناً موجب بروز وقفه در این زمانبندی خواهد شد. با توجه به ماهیت این گونه امور که غیر قابل پیش بینی می باشند از این رو به ً زمانهای وقفه کاری ً اشتهار دارند . تحقیقات نشان داده است که عوامل پیدایش زمانهای وقفه ، در بیشتر مواقع نه تنها از لحاظ موضوعی ارتباط چندانی با وظائف یک کارمند نداشته بلکه در زمان بروز ، موجب می گردند تا کارمند به طور کلی از فعالیت در حال اجرای خود دست کشیده ، تمرکز خود را بر روی موضوع قبلی از دست داده و با جدیت تمام به موضوع جدید رسیدگی نماید .جالب است بدانید ، طبق محاسبات انجام گرفته ، حدوداً ۲۰ دقیقه طول می کشد تا کارمند در صورت بازگشت به کار قبلی خود ، تمرکز خود را بر روی آن موضوع بازیابد .

حال بایستی به میزان ساعات تلف شده در هر روز کاری فکر کنیم و متوجه شویم که چگونه مراجعات مکرر نامربوط و یا در برخی اوقات مرتبط اما بد موقع همکاران و یا مراجعه کنندگان ، تا چه حد وقت ارزشمند ما را از بین می برد !

راه حل چیست ؟ آیا بایستی این زمانهای وقفه را در هر روز کاری داشته باشیم و یا در زمان برخورد با امور پیش بینی نشده و غیر منتظره ، از انجام آن سر باز زنیم ؟ به نظر شما کدام یک صحیح تر است ؟طبق بررسیهای صورت گرفته هیچ کدام از این دو روش راه حل مناسبی نمی باشند . یکی از راه حلهای ساده جهت جلوگیری از ایجاد وقفه کاری ، این است که در طول روز وقت مشخصی را جهت مشاوره با رئیس یا کارفرمای خود و یا جهت بررسی مشکلات کاری همکاران و یا مراجعه کنندگان به آنان اعلام و در جدول روزانه فعالیتهای خود درج نمائیم ، به نحوی که عملاًَ در آن زمانها کار دیگری انجام ندهیم .با این کار رسماً به همکاران و مراجعه کنندگان خود اعلام می کنیم که وقتی را جهت بررسی مسائل و مشکلات احتمالی و یا حتی مشاوره ، به آنها تخصیص داده ایم و آماده همکاری با آنها هستیم . خواهید دید که پس از مدتی آنها نیز به این شیوه عادت نموده و برنامه منظم تر و منسجم تری به فعالیتهای روزانه خود می دهند .اما سوالی که بیش از همه مطرح است این است که : چه مقدارزمان وقفه در برنامه زمانبندی روزانه می تواند مناسب باشد ؟ البته پاسخ این سئوال از شخصی به شخص دیگر متغیر می باشد . اما آنچه که مسلم است ، این زمان بایستی مناسب و به اندازه ای باشد که کارمند در طول مدت آن احساس راحتی نماید . به طور مثال اگر شما یک نیروی تازه کار در سازمان هستید یقیناً در طول روز چند دقیقه ای بیش ، به زمان وقفه نیاز ندارید ، این در حالی است که مدیر سازمان ممکن است در هر روز بیش از چند ساعت از وقت خود را به این کار اختصاص دهد . در یک قاعده کلی ، پیشنهاد می گردد که زمان وقفه کمی قبل و یا بعد از زمان صرف نهار یعنی در ساعات میانی روز کاری باشد ، تا حداقل کارمند مطمئن باشد که بخشی از فعالیتهای روزانه خود را به نحو احسن انجام داده است و با خیالی آسوده می تواند پاسخگوی مراجعان خود باشد .

نویسنده : Eric Plantenberg

مترجم : راضیه بیگم سبحانی – کارشناس انفورماتیک مجتمع فارس

منبع : WWW . sideroad . com

جامعه‌ای که اصطلاحاً جامعه‌ی دانشی نامیده می‌شود، تعداد فزاینده‌ای ازسیستم‌های فنی و اجتماعی را عرضه می‌کند که از طریق آن‌ها می‌توانیم با خلق سریع دانش، با نیازهای خاص خدمتگیران همگام شویم.شاید بپرسید که آیا از منابع انسانی و فنی، خوب استفاده می‌شود یا نه؟ آیا فناوری بخوبی از تولید پشتیبانی می‌کند، و آیا به برقراری تماس‌های درون‌سازمانی و تماس با خدمتگیران کمک مؤثر می‌کند؟ آیا روابط داخلی و دوجانبه بین کارکنان و مدیریت به گونه‌ای سازماندهی شده‌اند که به پیشبرد روند خلق و اشاعه‌ی دانش بینجامند؟

●اشتغال و شکل‌های جدید کار

گرایش عمومی، به کارهایی است که وجه غالب آن‌ها، دانش است و توجه به چنین امری به‌خودی‌خود، شرط اولیه‌ی توسعه‌ی سالم می‌یاشد. باید از عوامل خاصی که اشتغال به آن‌ها بستگی دارد، ارزیابی دقیق‌تری به عمل آورد. باشکل‌های بدیع کار، می‌توان به مزایای ویژه‌ای درارتباط با اشتغال و بهره‌وری دست یافت.به موجب یک بررسی تجربی که به‌وسیله‌ی «پکا ییلوستالو»[۳] انجام شد و بر شرکت‌های فنلاندی متمرکز بود، مکان‌های کاری که امکان یادگیری مستمر در آن‌ها فراهم شده بود، دارای میانگین افزایش برابر با ۱۵ نفر بودند، درحالی که تعداد کارکنان مکان‌های کاری که فرصتی برای یادگیری و رشد فراهم نمی‌کردند، رو به کاهش بود. متأسفانه فقط یک چهارم از مجموع مکان‌های کاری در رده‌ی موارد مثبت قرار داشتند.بررسی‌ها همچنین نشان می‌دهند که اثرات اشتغال، بیش‌ترند؛ گروه‌ها، کانون‌ها، نوبت‌های کاری، و محافل کیفی بیش‌تری به ظهور رسیده‌اند. اگر درمحل کار موفق به نوآوری در فرآیندها شویم، افزایش اشتغال در ارتباط با دیگر عرصه‌ها به سه برابر می‌رسد، و در صورت نوآوری درتولید،‌ اختلاف در پیامدهای اشتغال، به ۱۲ برابر می‌رسد.

●یادگیری و توسعه‌ی سازمانی

حیات کاری مبتنی بر دانش و کاردانی، نیازمند مهارت‌آموزی پایه‌ای و حرفه‌گرا است. مهارت‌آموزی درعین‌حال به یک هدف شخصی تبدیل می‌شود. مطالعات پژوهشی نشان می‌دهند که مهارت‌آموزی، سرمایه‌گذاری خوبی در حوزه‌ی اشتغال و بهره‌وری است، به‌شرطی‌که بنابه یک نیاز خاص، به آن اقدام شود، یا این که سازماندهی کار نیز در همان حین گسترش یابد و مهارت‌های جدید و پیشین، واقعاً در سازمان به کار گرفته شوند.در همین ارتباط، مزایای فناورانه را نیز تنها هنگامی می‌توان دریافت که حال و هوای عملیات درمحیط شغلی ارتقا یابد. اگر ندانیم که چگونه درمحیط کار از مهارت‌ها یا از فناوری پیشرفته بهره بگیریم، یا اگر هدف ما درمحیط کار، سودبردن از منابع عمومی و از جویندگان کار، بدون توجه به مسئولیت‌ها و بدون توجه به کارآیی واقعی باشد، در آن صورت، ایراد کار را تنها در مهارت‌آموزی نباید جستجو کرد.خانم‌ها و آقایان، برای بهره‌گیری از سرمایه‌گذاری‌های فناورانه و مهارت‌آموزی، نیازمند سازماندهی مجدد کار هستیم. بهره‌گیری از سرمایه‌ی فکری و مهارت‌آموزی به این معنا است که کانون توجه سیاست کار را به سوی ابزارها و شیوه‌های توسعه‌ی حیات کاری تغییر دهیم. باید از محل‌های کار در بهبود کارکردهایشان پشتیبانی کرد واین، کار آسانی نیست؛ هر چند که ما پیش‌شرط‌های اطلاعاتی و سازمانی لازم برای این امر، و نیز مقدار تجربه‌ی عملی لازم را به دست آورده‌ایم. سیاست «توسعه‌ی حیات کاری» در عرصه‌ی صنعت و پیشه[۴]، سیاست بسیار ثمربخشی است، زیرا عمدتاً از سرمایه‌های فنی و انسانی موجود بهره می‌گیرد. به تبع اصطلاح معروف «تحقیق و توسعه»[۵] در اینجا باید از «یادگیری و توسعه‌ی سازمانی»[۶] سخن بگوییم.

●از دورکاری تا کار الکترونیکی

تعریف سنتی دورکاری، کار در مکان‌هایی غیر از مکان‌های کاری متعارف کارفرما، استفاده از فناوری اطلاعات یا فناوری مخابرات و احتمالاً اوقات کاری انعطاف‌پذیر را شامل می‌شده است. در بررسی این مشخصه‌ها، می‌بینیم که کاربرد فناوری مخابرات واطلاعات، امروزه پیش‌شرط تقریباً هرنوع کاری است. انجام کارهای شخصی بر محیط‌های رابط کاربر[۷] و شبکه‌های داده‌ای استوارند. اتصالات ]ارتباطی[ درونی و بیرونی محل‌های کاری و نیز انتقال اطلاعات و داده‌ها، از عناصر کار معمول ]وبهنجار[ هستند. بنا به توافق محلی و شخصی، اوقات کاری، متنوع و گوناگون می‌شوند. فناوری سیار، مثل تلفن همراه، برقراری تماس و انجام کار در هر مکانی را، عملاً ممکن ساخته و در نتیجه تغییرات فنی و سازمانی، توصیف عمومی کار را در راستای دورکاری گسترش داده است.علاوه بر نکات بالا، دریافته‌ایم که تأمین نیازهای خدمتگیران، نیازمند همکاری دو جانبه در سطحی عمیق‌تر می‌باشد. این امر در قالب عملکردی دریک زنجیره‌ی ارزش افزوده، یا در شبکه‌ی ارزش افزوده نمود می‌یابد: کارکنان غالباً در گروه‌هایی کار می‌کنند که افراد تشکیل‌دهنده‌ی این گروه‌ها از سوی سازمان‌های مختلفی استخدام‌شده‌اند.حتی محیط رابط یک سازمان ممکن است انعطاف‌پذیر باشد. یک سازمان کارآمد دارای همکاری‌های گسترده است، توزیع‌شونده است، و بلکه از بسیاری اتصالات و ارتباطات خود، ارزش افزوده کسب می‌کند.به این دلیل،‌ کار معمولاً به سمت و سویی تغییر شکل می‌داد که تا دیروز، با واژه‌ی دورکاری به آن اشاره می‌کردیم. امروز به جای دورکاری، از کار الکترونیکی سخن می‌گوییم. البته این بدان معنا نیست که حیات کاری، یکباره و یکسره، از نظر فناوری یا اوقات کاری، وضعیتی انعطاف‌پذیر یافته، یا این که غایت مطلوب ما چنین وضعیتی است. ولی در هر حال، پیشرفت‌ها مسیری را در پیش گرفته که دورکاری مثل کار ]متعارف[، یعنی کار از طریق شبکه‌های داده‌ای، که در بسیاری جاها مستقر شده و پشتیبانی فنی می‌شود، به شکلی خارق‌العاده در حال گسترش است.مفهوم شبکه عرفاً با پرهیز از تحرکات فیزیکی غیرلازم، صرفه‌جویی‌های زیست‌محیطی و تقسیم کار به شیوه‌ای که به لحاظ خط‌مشی‌های منطقه‌ای، مصلحت‌آمیز می‌باشد، پیوند خورده است. این مضامین هنوز بحث روز هستند، و بحث درباره‌ی دورکاری به کاربردهای عملی در این عرصه‌ها منجر شده.

●کار الکترونیکی وکیفیت حیات کاری

تماس‌های فزاینده و همواره فعال با بسیاری از بخش‌ها، هم تعداد فرایند‌های کاری را افزایش می‌دهند و هم چرخه‌ی مربوط به آن‌ها را تقویت می‌کنند. باید از مزایا و معایب شکل‌های جدید کار، آگاه باشیم. افزایش همزمان کیفیت حیات کاری و سوددهی، امکانپذیر است؛ بنابراین می‌توانیم از فرسودگی در کار، بیماری، و بازنشستگی زودهنگام پرهیز کنیم. ابداً مجاز به وضعیتی نیستیم که درآن، تغییرات فنی و سازمانی درحیات کاری، منجر به افزایش ازکارافتادگی شود.

●اهداف اقتصادی

در طی دوره‌ی ۲۰۰ ساله‌ی روشنگری، استدلال و کارآیی، به قابلیت نامتوازنی از نظر فنی و سازمانی دست یافته‌ایم. درواقع، سیستم‌هایی که خلق کرده‌ایم، به‌خودی‌خود، در صورتی که از محدوده‌های زیست‌شناسی و بومشناسی[۸]، یا گستره‌ی انسانی فراتر بروند، بزرگ‌ترین تهدید هستند.مسئله‌ی مهم دیگر، به مدیریت سیستم‌های اقتصادی و فنی مربوط می‌شود. هر روز باید از خود بپرسیم که آیا ما درخدمت این سیستم‌ها هستیم، یا این سیستم‌ها درخدمت ما. ما کار نیستیم، ما انسان‌ایم. نتایج کار باید برای ساختن یک حیات ارزشمند انسانی مورد استفاده قرار گیرند، و درعین حال باید مراقب باشیم که فشار بیش از حد بر محیط زیست وارد نکنیم. این نیازهای گسترش‌یافته‌ی انسانی و بومشناسانه، ماده‌ی اصلی آینده‌ی اقتصادی و مبنای کنترل حیات راتشکیل می‌دهند.دراینجا ورود شرکت‌کنندگان ارجمند، سخنرانانی که نظرات کارشناسانه‌ی گرانبهای خود را ارائه می‌کنند و رؤسای همایش «دورکاری ۲۰۰۱» به هلسینکی را صمیمانه خیرمقدم می‌گویم. رویداد حاضر که مبتنی بر شبکه‌ها، همکاری و یادگیری است، فقط به بحث درباره شکل‌های جدید کار نمی‌پردازد، بلکه خود، نمودی از این شکل‌های نوین نیز هست.

[۱]. Tarja Filatov, “From telework to e-work – humane organization of work”, in Telework ۲۰۰۱-Report of the ۸th European Assembly on New Ways to Work. Helsinki: ۱۲-۱۴.۹.۲۰۰۱, pp. ۱۲-۱۴

[۲]. وزیر کار فنلاند

[۳]. Pekka Ylostalo

[۴]. business

[۵]. Research and Development (R&D)

[۶]. Learning and Organizational Development (L&OD).

[۷]. user interfaces

[۸]. ecology

تارجا فیلاتف[۲]

مترجم: علی‌حسین قاسمی

دانشجوی دوره‌ی دکتری اطلاع‌رسانی و کتابداری دانشگاه فردوسی مشهد

اکنون فناوری نوینی که در اختیار مدیریت منابع انسانی و نیز دیگر مجریان ارشد موجود است با توسعه الگو و مدل‌های شایستگی عملکرد شغلی بالا در تسهیل و یکپارچه‌سازی سریع فرایندهای نیروی انسانی می‌شتابد و استراتژی منابع انسانی و استراتژی کسب و کار در یک راستا قرار می دهد و تضمین می کند که از سرمایه‌گذاری شرکت در نیروی انسانی منابع سرشاری عاید خواهد شد.با جایگزین شدن اقتصاد تولیدی به اقتصاد خدمت محور، اهمیت سرمایه انسانی به عنوان عامل کلیدی بازار با قدرت فزاینده ای آشکار شده است. شرکتها به این نتیجه رسیده اند که اگر بخواهند خود را متمایز از دیگران بدانند و در بازار به رقابت بپردازند ملزم به استخدام، آموزش و پرورش و نگهداری نیروی انسانی با استعدادهای برجسته هستند. پرسشی که در اذهان افراد(مردم) می تواند باشد، درباره نقش سرمایه انسانی در موفقیت سازمانی همیشه ذهن افراد را به خود مشغول کرده است. شرکتهایی نظیر مایکروسافت و جنرال الکتریک مدتهای زیادی است نقش نیروی انسانی را به عنوان عامل موفقیت تجارت (کسب‌و‌کار) خود به اثبات رسانده اند. رهبران سازمانهای بسیار موفق ۵۰ درصد از وقت خود را به ارزشیابی پرورش و گزینش سرمایه های انسانی شرکت خویش اختصاص داده اند. چیزی که برای خیلی ها هنوز روشن نیست، رابطه افراد و منافع است. ارتباط مستقیمی بین افراد و منافع آنها وجود دارد که می توان از آن به عنوان «شایستگی» نام برد. این سطح شایستگی نیروی کار شرکت است که مشخص می‌کند که آن شرکت چگونه برنامه‌ریزی و سازماندهی نماید و داراییها (سرمایه، مواد خام، فناوری و نیروی انسانی) را کنترل کند. در شرکتی با شایستگی بالا گرایش بر آن است که همه این داراییها به خوبی مدیریت شود. ولی در شرکتهای با شایستگی پایین درست عکس این موضوع صادق است و باعث می شود که منافع شرکت نابود گردد. به سخن دیگر، برای هر مسئله کسب و کار موضوع شایستگی مطرح است. به عنوان مثال؛ مشکل تجهیزات ممکن است به بی‌کفایتی و عدم شایستگی مهندسی طراح و سطح شایستگی تیم و گروهی باشد که با آن تجهیزات کار می‌کنند. بنابراین ، «شایستگی‌ها » از جمله مولفه‌های تعیین کننده اثر بخشی سازمانی و منابع کسب و کار هستند. با وجود مدارک روشن در این رابطه، شرکتها هنوز هم وقت بیشتری را به مشکلات کسب و کار می‌پردازند، تا به نیازهای شایستگی (کارکنان) که در آغاز باعث بروز مشکل شده است. دکتر دمینک ایده مهمی را بیان داشت مبنی بر اینکه «در نخستین جایگاه باید به حل مشکلات پرداخت. همین موضوع در مورد مدیریت سرمایه انسانی صادق است. بهره‌ وری و سودآوری بالا مستلزم این است که از همان ابتدا مشکلات را باید بر طرف ساخت.» ایجاد سازمانی با عملکرد بالا با پاسخ به این پرسش آغاز می شود که اصولاً عملکرد بالا چیست؟ مطالعه ای که به وسیله انجمن روان شناسی آمریکا صورت گرفته نشان داد که بین عملکرد بالا و متوسط از نظر بهره وری اختلاف زیادی وجود دارد. در سطح مدیریت ارشد باور بر این است که این اختلاف ۳۲ درصد و در سطح پایین تر ۱۹ درصد است. کلید شناخت بهره‌وری سازمانی در سطح مشاغل حرفه ای در توان سازمان برای آن دسته از شایستگیهایی نهفته است که مجریان قوی را از مجریان ضعیف مشخص می‌سازد. این تفاوتها را در اختلاف متمایز کننده شایستگی می شناسیم که با ایجاد الگوهای عملکردهای با شایستگی بالا بازتاب این شایستگی‌ها متمایز کننده است. اکنون فناوری نوینی که در اختیار مدیریت منابع انسانی و نیز دیگر مجریان ارشد موجود است با توسعه الگو و مدل‌های شایستگی عملکرد شغلی بالا در تسهیل و یکپارچه‌سازی سریع فرایندهای نیروی انسانی می‌شتابد و استراتژی منابع انسانی و استراتژی کسب و کار در یک راستا قرار می دهد و تضمین می کند که از سرمایه‌گذاری شرکت در نیروی انسانی منابع سرشاری عاید خواهد شد. سرمایه گذاری در این گونه نرم افزار، سود هنگفتی را برای افرادی در بر خواهد داشت که بدانند چگونه از آن به شکل معقول استفاده کنند.

منبع:ماهنامه تدبیر ، شماره ۱۶۱

مترجم: محمداسماعیل انصاری

شاهد ورشکستگی و پایان تجارت یک شرکت بودن، بسیار سخت است. ۱۰ دلیل اصلی ورشکستگی در کسب و کارهای کوچک به شرح زیر است :

۱ـ فقدان سرمایه کافی

پول می تواند علت اصلی تمام ورشکستگی ها در تجارت باشد. صاحبان کسب و کارهای کوچک باید تخمین بزنند که به چه مقدار پول نیاز دارند تا بتوانند کار خود را راه اندازی کنند. آن را خوب اداره کرده و سپس در سطح خوبی نگه دارند و به عنوان یک شرکت بازرگانی موفق خود را مطرح کنند.نورمن اسکاربورو استاد تجارت در کالج Presbyterian در کارولینای جنوبی می گوید: "زمانی که سرمایه کافی ندارید و با فقدان سرمایه روبرو می شوید، این موضوع می تواند خود شروع یک حرکت مارپیچی نزولی باشد که شما نمی توانید از آن جلوگیری کنید."

۲ـ به جریان انداختن ضعیف نقدینگی

هنگامی که نقدینگی نتواند هزینه ها و دیگر مخارج را جبران کند، حتی مشاغلی که مراحل نخستین رشد خود را طی کرده اند، نیز سقوط می کنند. مراقب نرخ سوخته (rate burn) باشید. این اصطلاح را شرکتهای دات کام ابداع کرده اند برای آگاهی از اینکه چه مقدار از نقدینگی به هدر رفته یا به اصطلاح سوخت شده است، اسکاربورو می گوید : "نقدینگی تنها چیزی است که واقعا ارزش دارد."

۳ـ برنامه ریزی نامناسب و ناکافی

عدم برنامه ریزی صحیح در واقع، علت مشکلاتی از قبیل فقدان سرمایه کافی و جریان انداختن ضعیف نقدینگی است. باید یک برنامه کاری منسجم را با در نظر گرفتن تمام امور مالی، بازاریابی، رشد و دیگر موارد خاص در نظر بگیرید. می تواند بسیار زمان بر باشد، زیرا یک برنامه ریزی صحیح و مناسب هفته ها یا ماهها تلاش نیاز دارد. عقاید و نظرات شما زمانی کارساز خواهد بود که با برنامه ریزی صحیح جلو بروید. در غیر این صورت در آخر کار، سرمایه شما به هدر خواهد رفت.

۴ـ در نظر نگرفتن رقابت

نظرات منحصر بفرد را بندرت می توان یافت. بسیار مهم است که بتوانید بهره برداری لازم را از کار خود بنمایید. اسکاربورو می گوید : "بسیاری از صاحبان تجارت، کسب و کار خود را مشابه و همانند دیگران انجام می دهند. اطمینان حاصل کنید که در کار شما چیزی منحصر بفرد و متفاوت از دیگر رقبا وجود دارد."

۵ـ بازاریابی ضعیف

آیا مشتریان شما از فعالیتها و کیفیت کالای شما رضایت لازم را دارند ؟ ضروری است که استراتژی بازاریابی خود را توسعه دهید تا دریابید که چه کسانی و به چه علتی مشتریان شما هستند. اطمینان حاصل کنید که استراتژی بازاریابی شما، مشتریان بیشتری را به سوی شما جذب می کند و به این ترتیب، شما را از دیگر رقبا متمایز خواهد کرد.

۶ـ نداشتن انعطاف پذیری لازم

صاحبان کسب و کارهای کوچک می دانند که یک رقیب بزرگتر با میزان نقدینگی بالاتر و تعداد کارمندان بیشتر، می تواند رقیبی بسیار جدی برای آنها باشد. هرگز فراموش نکنید که انعطاف پذیر باشید. کالا، روند فعالیت و بازاریابی خود را به گونه ای تطبیق دهید که بتوانید با رقبای بزرگ رقابت کنید.

۷ـ نادیده گرفتن قدم بعدی

اجازه ندهید روند حرکت کاری شما کند و آهسته شود مطمئن شوید که شما و کارمندانتان بر روی حمایت و دادن خدمات به مشتری، تأکید لازم را می کنید.

۸ ـ سعی در انجام دادن تمام امور بطور کامل و بی عیب و نقص

اکثر بازرگانان از ذکاوت لازم برای کار و تجارت برخوردارند. اما اداره کردن یک کسب و کار کوچک، پیچیدگیهای خاص خود را دارد. سعی نکنید که همه کارها را خودتان انجام دهید و بخواهید که تمام کارها کامل و بدون نقص انجام شود. اگر می خواهید دانش و آگاهی خود را در مورد کارتان افزایش دهید، کتابهای تخصصی در این زمینه را بخوانید و حتما با یک کتابدار خوب مشورت کنید. هنگام پیش آمدن مشکلات حقوقی، به جای تکیه بر دانش شخصی خود، سعی کنید از یک وکیل مجرب کمک بگیرید. توصیه می شود یک وکیل وارد به امور تجارت و بازرگانی برای امور حقوقی شرکت خود داشته باشید.

۹ـ رئیس در حد عالی، کارمندان در حد معمولی

نمونه هایی از ورشکستگی برخی از شرکتها حاکی از این است که چگونه یک کسب و کار موفق و منسجم که صاحب آن بسیار آگاه و علاقه مند به شغل خود است و معلومات وی در زمینه کاری اش در سطح عالی است، با داشتن کارکنانی بی تجربه و بی انگیزه می تواند سقوط کند و دچار ورشکستگی شود. اطمینان حاصل کنید که حتما کارکنان شما هم از دانش و مهارتهای لازم برخوردار هستند.

۱۰ـ رشد کنترل نشده

یک تجارت کوچک که خیلی ساده و سریع رشد می کند، می تواند موجبات ورشکستگی خود را فراهم آورد.

اگر تولید کالای شما همگام با تقاضای لازم در بازار نباشد، رشدی که شما به عنوان صاحب تجارت توقع دارید و از آن خشنود هستید، می تواند موجودیت تجارت و سرمایه شما را تهدید کند. سعی کنید به رشد مورد نظر و پیش بینی شده در برنامه های خود برسید. اطمینان حاصل کنید که هرگز کنترل رشد تجارت و کسب و کارتان از دستتان خارج نشود.

مرجع: مجله پیام فردا

یکی از مشکلات کارکنان در محیط های کاری ، زمانبندی صحیح و منظم کارهای روزانه می باشد . مواردی از قبیل رفت و آمد مکرر مراجعه کنندگان ، تلفن های پی در پی ، احضار کارمند توسط کارفرما یا مراجعات سایر کارکنان و .... ،شاید هیچگاه در برنامه روزانه افراد منظور نگردد اما مطمئناً موجب بروز وقفه در این زمانبندی خواهد شد. با توجه به ماهیت این گونه امور که غیر قابل پیش بینی می باشند از این رو به ً زمانهای وقفه کاری ً اشتهار دارند . تحقیقات نشان داده است که عوامل پیدایش زمانهای وقفه ، در بیشتر مواقع نه تنها از لحاظ موضوعی ارتباط چندانی با وظائف یک کارمند نداشته بلکه در زمان بروز ، موجب می گردند تا کارمند به طور کلی از فعالیت در حال اجرای خود دست کشیده ، تمرکز خود را بر روی موضوع قبلی از دست داده و با جدیت تمام به موضوع جدید رسیدگی نماید .جالب است بدانید ، طبق محاسبات انجام گرفته ، حدوداً ۲۰ دقیقه طول می کشد تا کارمند در صورت بازگشت به کار قبلی خود ، تمرکز خود را بر روی آن موضوع بازیابد .

حال بایستی به میزان ساعات تلف شده در هر روز کاری فکر کنیم و متوجه شویم که چگونه مراجعات مکرر نامربوط و یا در برخی اوقات مرتبط اما بد موقع همکاران و یا مراجعه کنندگان ، تا چه حد وقت ارزشمند ما را از بین می برد !

راه حل چیست ؟ آیا بایستی این زمانهای وقفه را در هر روز کاری داشته باشیم و یا در زمان برخورد با امور پیش بینی نشده و غیر منتظره ، از انجام آن سر باز زنیم ؟ به نظر شما کدام یک صحیح تر است ؟طبق بررسیهای صورت گرفته هیچ کدام از این دو روش راه حل مناسبی نمی باشند . یکی از راه حلهای ساده جهت جلوگیری از ایجاد وقفه کاری ، این است که در طول روز وقت مشخصی را جهت مشاوره با رئیس یا کارفرمای خود و یا جهت بررسی مشکلات کاری همکاران و یا مراجعه کنندگان به آنان اعلام و در جدول روزانه فعالیتهای خود درج نمائیم ، به نحوی که عملاًَ در آن زمانها کار دیگری انجام ندهیم .با این کار رسماً به همکاران و مراجعه کنندگان خود اعلام می کنیم که وقتی را جهت بررسی مسائل و مشکلات احتمالی و یا حتی مشاوره ، به آنها تخصیص داده ایم و آماده همکاری با آنها هستیم . خواهید دید که پس از مدتی آنها نیز به این شیوه عادت نموده و برنامه منظم تر و منسجم تری به فعالیتهای روزانه خود می دهند .اما سوالی که بیش از همه مطرح است این است که : چه مقدارزمان وقفه در برنامه زمانبندی روزانه می تواند مناسب باشد ؟ البته پاسخ این سئوال از شخصی به شخص دیگر متغیر می باشد . اما آنچه که مسلم است ، این زمان بایستی مناسب و به اندازه ای باشد که کارمند در طول مدت آن احساس راحتی نماید . به طور مثال اگر شما یک نیروی تازه کار در سازمان هستید یقیناً در طول روز چند دقیقه ای بیش ، به زمان وقفه نیاز ندارید ، این در حالی است که مدیر سازمان ممکن است در هر روز بیش از چند ساعت از وقت خود را به این کار اختصاص دهد . در یک قاعده کلی ، پیشنهاد می گردد که زمان وقفه کمی قبل و یا بعد از زمان صرف نهار یعنی در ساعات میانی روز کاری باشد ، تا حداقل کارمند مطمئن باشد که بخشی از فعالیتهای روزانه خود را به نحو احسن انجام داده است و با خیالی آسوده می تواند پاسخگوی مراجعان خود باشد .

نویسنده : Eric Plantenberg

مترجم : راضیه بیگم سبحانی – کارشناس انفورماتیک مجتمع فارس

منبع : WWW . sideroad . com