آسیب شناسی بهره وری در منابع انسانی

از جمله مشکلات بهره وری در بخش نیروی انسانی، کیفیت اشتغال است؛ یعنی بیشتر جمعیت، مصرف کننده صرف هستند و در تولید نقشی ندارند. حدود 37 میلیون نفر از جمعیت کشور زیر 24 سال دارند. از نظر جوانی، جمعیت ایران، سومین کشور جوان جهان است. از این جمعیت جوان، تعداد اندکی در فعالیت های اقتصادی و اجتماعی نقش دارند و بقیه به دلیل اشتغال به تحصیل، مصرف کننده هستند. حال اگر بی کاران، سالمندان و از کارافتادگان را نیز به این آمار اضافه کنیم، خواهیم دید فقط تعداد کمی از جمعیت، در بهره وری جامعه فعال هستند که برخی از آنان نیز شغل کاذب دارند. برخی هم مانند معلمان، کارگران و کشاورزان به اقتضای شغل در فصل هایی از سال فعال نیستند و بهره وری لازم را ندارند که باید برای آن راه کاری اندیشید.

خانواده و بهره وری

1. بهره وری؛ یعنی انجام کارهایی که تاکنون قادر به انجام آن نبوده ایم. (مانزی)

2. زمانی کارکنان، بهره وری خود را افزایش می دهند که احساس کنند با آنها منصفانه رفتار می شود.(میس چکنه)

3. یک راه برای افزایش بهره وری، انجام سریع تر کاری است که به آن مشغولیم. (گروو)

4. مشکلات بهره وری ناشی از عملکرد بد کارکنان نیست، بلکه از عملکرد بد مدیریت سرچشمه می گیرد.(منیگ)

فناوري اطلاعات ظرفيت‌هاي بسيار زيادي براي كاهش حمل‌ونقل درون شهري و حتي برون شهري دارد .

بسياري از امور اداري كه ما مردم را براي انجام آن از اين طرف به آن طرف مي‌كشاند، با يك راه حل ساده مبتني بر فناوري اطلاعات قابل انجام است . براي كاهش مصرف بنزين در كشور كه امروزه به يك معضل اقتصادي و حتي سياسي تبديل شده است مي‌توان از اينترنت و فناوري اطلاعات استفاده كرد .

به اطراف خود نگاه كنيد، ببينيد چه مقدار از مسافرت‌هاي درون شهري شما براي كسب اطلاعات از يك فرايند اداري يا قضائي يا انتظامي و يا مراجعه به سازمان‌هايي مانند شهرداري، ادارات دارايي و ماليات، ثبت اسناد، نيروي انتظامي، پست، دانشگاه، دادگستري و ادارات شبيه اين است. گرفتن اسناد يا مدارك، پر كردن فرم‌ها، تقاضانامه‌ها، تحويل مدارك، پيگيري كارهاي اداري، اطلاع‌گيري از مراحل انجام يك كار اداري، خريد كالاهاي مورد نياز و سفارش انجام يك كار يا خدمت، از جمله اموري است كه حجم عظيمي از فعاليت‌هاي مراجعان به ادارات، سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها را تشكيل مي‌دهد. براي انجام هر يك از اين كارها، چندين و چند بار مراجعه و رفت‌وآمد ميان اين و آن اداره لازم است .

طبيعتا استفاده از هر يك از وسايل نقليه اعم از خودروي شخصي، اتوبوس، تاكسي يا مترو، هزينه‌هايي را بر فرد و جامعه تحميل مي‌كند كه بخشي از اين هزينه‌ها عبارتند از: تلف شدن وقت، هزينه كردن پول، مشكلات رواني، ترافيك، آلودگي هوا و محيط‌زيست و كندي در انجام كارها .

البته هر يك از اين سازمان‌ها مدعي هستند كه همه امورشان الكترونيك و شبكه شده و دسترسي به خدمات آنها از طريق اينترنت و سيستم‌هاي ارتباط راه دور امكان‌پذير است، اما شما به‌عنوان شهروند وقتي متوجه حقايق جاري مي‌شويد كه سر و كارتان به‌طور واقعي با يكي از اين سازمان‌ها افتاده باشد. آن وقت آرزو مي‌كنيد خدمات آنها الكترونيكي نشده بود .
به ياد دارم يكي از استادان ايراني دانشگاه ناتينگهام ترنت انگليس را به مقصد يك نشست علمي در دانشگاه آزاد اسلامي واحد علوم و تحقيقات از اقدسيه به حصارك پونك مي‌بردم .

در بين راه مي‌گفت: من در انگليس يك پژو سواري دارم كه فقط در ايام تعطيل از آن براي رفتن به پيك نيك استفاده مي‌كنم، در باقي سفرهاي درون شهري آدم بايد ديوانه باشد كه بنزين گران قيمت را بسوزاند و با 10برابر قيمت مترو يا اتوبوس به محل كار برود. از طرف، ديگر، بسياري از كارهاي اداري مردم از طريق اينترنت و شبكه‌هاي هوشمند قابل انجام است و نيازي به سفرهاي زائد درون شهري يا ايستادن در صف‌هاي طولاني بانكي نظير آنچه در ايران هست، وجود ندارد .

واقعيت اين است كه كاربرد فناوري اطلاعات و ارتباطات در سيستم‌هاي اداري، تجاري و عمومي، بسياري از فعاليت‌هاي حضوري و فيزيكي را حذف كرده است.دولت از سال‌ها پيش به فكر استفاده از فناوري اطلاعات براي كاهش سفرهاي دورن شهري و كنترل مصرف سوخت افتاده‌ اما واقعيت اين است كه در اين راه چندان موفق نبوده است. در نيمه اول سال 1385 با تصويب هيئت وزيران، وزارت ارتباطات و فناوري اطلاعات موظف به گسترش فعاليت‌هاي مجازي و اينترنتي به‌منظور كاهش ترددهاي شهروندان تهراني شد .

براساس مصوبه هيئت وزيران، كارگروهي متشكل از نمايندگان وزارت ارتباطات و فناوري اطلاعات، وزارت بازرگاني، سازمان مديريت و برنامه‌ريزي، بانك مركزي، استانداري تهران و شوراي اسلامي شهر تهران موظف شدند موضوع كاهش ترددهاي درون شهري را از طريق توسعه خدمات و فعاليت‌هاي مجازي كه منجر به كاهش حضور فيزيكي ارباب رجوع در مراكز دولتي شود، مورد بررسي قرار دهند و تا پايان همان سال نتيجه آن را به هيئت وزيران ارائه كنند .

اجراي اين تصميم بر عهده وزارت ارتباطات و فناوري اطلاعات گذاشته شده است و براساس نتايج بررسي‌ها، راهكارهايي كه براساس آنها مراكز دولتي مي‌توانند خدمات خود را از طريق سيستم‌هاي الكترونيكي، تلفني و اينترنتي به مردم ارائه كنند تا از ميزان ترددهاي غيرضروري شهروندان تهراني كاسته شود، مشخص مي‌شود. وزارت ارتباطات بعدا گزارشي منتشر كرد كه نشان مي‌داد به‌رغم اقداماتي كه انجام داده است تنها در حد كمتر از يك درصد از ميزان سفرهاي درون شهري بر اثر اين اقدامات كاسته شده است. البته اين اقدامات به‌گونه‌اي بوده كه هيچ ملاك مشخصي براي سنجش تاثير آنها بر كاهش حمل‌ونقل درون شهري وجود نداشته و هر سازماني مي‌توانسته ادعا كند كه كاهش يك درصدي ترافيك نتيجه اقدامات او بوده است .

هنوز سازمان‌ها و ادارات مختلفي را سراغ داريم كه از رايانه براي تفريح و سرگرمي استفاده مي‌كنند. بنابراين نخستين مشكل فرهنگ‌سازي‌ نحوه استفاده مفيد و كاربردي از اينترنت و فناوري اطلاعات است .

اقدامات دولت آموزش و اطلاع‌رساني و نهادينه‌كردن فرهنگ استفاده از اين فناوري‌ها به موازات طرح‌هاي خدمات الكترونيكي در دولت بايد در دستور كار قرار گيرد .

در حال حاضر برخي خدمات نظير اطلاع از وضعيت خلافي خودرو، عوارض شهرداري، گرفتن مجوز طرح ترافيك، ثبت نام كنكور كارشناسي ارشد، صدور بليت قطار و هواپيما و برخي خدمات دولتي ديگر از طريق اينترنت امكان‌پذير است اما متأسفانه وب‌سايت‌ها و پرتال‌هاي برخي وزارتخانه‌ها منجمد شده است و فاقد حتي يك آدرس اي‌ميل براي تماس مردم يا حتي اطلاع از آدرس‌ها و اماكن اداري است و ساده‌ترين فرم‌هاي اداري تنها با مراجعه حضوري مشتري يا شهروند ارائه مي‌شود .

ممكن است گفته شود كه پرتال ملي ايران در آدرس ايران دات آي آر، زمينه ارائه خدمات الكترونيكي و متمركز كردن اين نوع خدمات را فراهم كرده است . نقدي كه كارشناسان بر اين پرتال وارد كرده‌اند نشان مي‌دهد كه اين پرتال بيشتر از خدمات الكترونيك، اطلاع‌رساني الكترونيك انجام مي‌دهد، تا جايي كه برخي به آن لقب لينكدوني ملي به جاي پرتال ملي داده‌اند .

هك شدن وب‌سايت بانك رفاه در ايام نوروز نشان مي‌دهد كه حتي ارگان‌هايي در حد بانك‌هاي اصلي كشور هنوز در تامين امنيت پرتال‌هاي اصلي خودشان ناتوان هستند. در يك بررسي موردي در يك روز وب‌سايت اصلي 21 وزارتخانه ايران مورد بررسي قرار گرفت و نتيجه اين شد كه از ميان آنها تنها 10 وزارتخانه داراي اطلاعات به روز بودند، وب سايت 3 وزارتخانه اصلا بالا نيامد و بقيه نيز فاقد خدمات الكترونيك بودند .

اكنون 2نهاد عالي يعني شوراي‌عالي اطلاع رساني و شوراي‌عالي فناوري اطلاعات (كه اين يكي مدت يكسال با مصوبه نيم بند ادغام شوراها و لغو آن توسط مجلس فعاليت‌هايش معلق بود و اكنون احيا شده است ) مي‌توانند با توجه به رهنمود مقام معظم رهبري مبني بر اصلاح الگوي مصرف در سال جديد، موضوع به كار‌گيري فناوري اطلاعات و اينترنت براي كاهش سفرهاي درون شهري و كاهش مصرف انرژي و به‌خصوص بنزين و رسيدن آن به حد استاندارد، تدابير لازم را اتخاذ كنند.براي اين منظور لازم است جدول زمان بندي براي الكترونيكي كردن خدمات دستگاه‌هاي دولتي را تعيين كرده و به‌طور واقعي بر روند اجراي مصوبات نظارت كنند

رهبر معظم انقلاب سال 1388 خورشيدي را سال حركت مردم و مسوولان به سوي اصلاح الگوي مصرف نامگذاري كردند و ايشان در سخنراني خود تاكيد داشتند مساله صرفه‌جويي و اجتناب از اسراف فقط يك مساله اقتصادي نيست، بلكه هم اقتصادي است هم اجتماعي و هم فرهنگي و آينده كشور را تهديد مي‌كند .

از آنجا كه ميان فرهنگ‌سازي در اصلاح الگوي مصرف، امري حياتي و ضروري به نظر مي‌رسد، برخي كارشناسان معتقدند، الگوي مصرف را بايد از كل به جزء اصلاح كنيم. يعني ابتدا بايد زيرساخت‌ها را فراهم كنيم، به آموزش‌هاي لازم و تبليغات صحيح بپردازيم .

با توجه به اين كه وزارت آموزش و پرورش نقش بسزايي در نهادينه كردن اصلاح الگوي مصرف دارد، اجراي دقيق و همه‌جانبه اين شعار در اين وزارتخانه منجر به بهينه‌سازي و بهينه‌گرايي در سطوح خرد و كلان جامعه براي اقشار مختلف مي‌شود .
اين سازمان دولتي بستر مناسبي براي پرورش نسل نوانديش و آشنا كردن آنها با محدوديت‌هاي موجود اعم از محدوديت‌هاي زماني، منابع موجود و... و همچنين تغيير رويه از كميت‌گرايي به سوي كيفيت‌گرايي است .

اصلاح الگوي مصرف در گام اول به اصلاح رفتار نياز دارد و اصلاح رفتار نيز نيازمند تغيير وسيع برنامه‌ها و استراتژي ‌هاست . اين وزارتخانه به منظور نهادينه كردن اين فرهنگ بايد نسلي را تربيت كند كه محدوديت‌هاي موجود زمان خويش را بشناسد .

گفتني است براي تداوم‌بخشي به اين اصل بايد از افراط خودداري كرد تا كارايي و اثربخشي لازم را در تمام جهات موردنظر بوضوح ببينيم و زمينه انگيزش را براي جامعه آماري بزرگي كه درگير آن است ( از نظر پرسنل و دانش‌آموختگان و خانواده ايشان)‌ فراهم آوريم .

راهكارهاي عملي براي تحقق اصلاح الگوي مصرف و اسراف‌زدايي در وزارت آموزش و پرورش كه تنها با مديريت مستمر و نظارت دقيق اثر خود را طي زمان بر جاي مي‌گذارند،‌مي‌تواند شامل موارد زير باشد :

1- ثبت‌نام اينترنتي دانش‌آموختگان كه در اين صورت از اتلاف وقت افراد بي‌شماري جلوگيري به عمل مي‌آيد .

2- حذف كاغذبازي مرسوم در آموزش و پرورش به كمك ابزارهاي الكترونيكي موجود .

به طور متوسط روزانه 5 برگ كاغذ4 A به مدارس ارسال مي‌شود. در شهر كوچكي كه داراي 100 مدرسه است، خود مي‌شود به عبارت 500 برگه در روز، 3 هزار برگه در هفته، 75 هزار برگه در ماه، 900 هزار برگه در سال و با احتساب هزينه خود كاغذ و چاپ آن و به ازاي هر برگه 10 تومان ، مبلغي در حدود 9 ميليون تومان در سال، آن هم تنها براي ارسال بخشنامه و دستورالعمل‌هايي كه گاهي تكرار مي‌شود، هزينه مي‌شود .

حال در سطح يك استان و در نهايت كشور محاسبه كنيد . حتما متوجه مي‌شويد كه اين كار چه هزينه گزافي بر‌ آموزش و پرورش بحران زده (از نظر بودجه‌اي)‌ تحميل مي‌كند .

لذا مزاياي اين كار و ميزان صرفه‌جويي حاصل از اجراي اين كار در موارد زير خلا‌صه مي‌شود :

- صرفه‌جويي مبلغي ميلياردي در سطح كشور و جلوگيري از واردات بيش از اندازه كاغذ به كشور .

- صرفه‌جويي در نيروي انساني، چرا كه با اجراي اين طرح تنها نياز به كاربري است كه اين بخشنامه‌ها را در اينترنت يا شبكه قرار دهد و ديگر نيازي به قسمت‌هايي چون بايگاني و دبيرخانه و نامه‌رسان در ادارات نيست، چون خود همان رايانه براحتي در نقش هر كدام از افراد بالا ايفاي نقش مي‌كند .

- جلوگيري از سفرهاي زائد درونشهري توسط مديران مدارس يا نامه‌رسان‌ها به ادارات يا مدارس براي آوردن بخشنامه‌هاي كاغذي و به تبع اين كم شدن سفرهاي زائد، آلودگي‌ هواي شهر‌ها نيز كاهش مي‌يابد .

- صرفه‌جويي در وقت كه هميشه طلايي ناب و باارزش بوده و هست، چرا كه ديگر نيازي به ثبت اين نامه‌ها در دفاتر مختلف براي بايگاني نيست، دسترسي به آنها به تبع استفاده از رايانه در هر زمان و مكان بسيار راحت بوده و اطلاع‌رساني به اين شيوه در كسري از ثانيه انجام مي‌گيرد .

- استفاده از تخته‌هاي سفيد به جاي تخته‌هاي سبز براي جلوگيري از مصرف بي‌رويه قلم‌هاي گچي .

3- در زمينه منابع انرژي: ايزوله كردن، 2 جداره كردن و استفاده از سامانه گرمايشي و سرمايشي استاندارد و همچنين قرار دادن لامپ‌هاي كم‌مصرف در قسمت‌هاي مورد نياز .

4- با تعريف و اجراي برنامه‌ها و استراتژي‌هاي كارآمد، استفاده چند باره از كتاب‌هاي درسي چاپ شده را متداول كنيم كه با اين تدابير، بسياري از هزينه‌ها كاهش پيدا كرده و از اتلاف اعتبارات كلان جلوگيري مي‌شود .

5- آموزش به دانش‌آموختگان در زمينه مصرف مواد غذايي (شير و نان)‌ كه با صرف هزينه‌هاي بالا اعم از هزينه توليد، توزيع و... در دسترس‌شان قرار مي‌گيرد كه به اين وسيله از هدر رفتن منابع غذايي به طور چشمگيري جلوگيري مي‌شود .