در عصر دیجیتال آرشیو کردن فایلها به هیچ وجه کار آسانی نیست: این روزها سفارشات در قالب پیامهای ایمیلی یا تلفنی ارسال میشوند و کمتر پیش میآید که این اسناد به صورت کاغذی باشند. در هر حال هرقدر هم که تعداد اسناد آرشیوی شما زیاد باشد باز هم راهکار مشخصی برای طبقهبندی آن وجود دارد.
در حال حاضر شرکتها و سازمانها سعی دارند که اسناد کاغذی خود را به صورت دیجیتال درآورند و کمتر دیده میشود که سازمانی البته که به غیر از چند استثنا، از سیستم کاغذی برای آرشیو کردن فایلها استفاده کند. دیجیتالی کردن اسناد مزایای زیادی دارد که از آن جمله میتوان به افزایش ماندگاری فایلها، مدیریت بهتر و جستجوی آسان آنها اشاره نمود. در این بخش در نظر داریم سه روش ثابت شده و موفق برای دیجیتالی کردن اسناد را به شما معرفی نماییم.