براي كشف اقيانوس‌هاي جديد، بايد شهامت ترك ساحل آرامت را داشته باشي،

”دنياي ما، دنياي تغيير است نه تقدير!“

مقدمه

شواهد نشان میدهد سازمان های عصر ما نقش ها و مأموریت های فراتر از نقش ها و مأموریت های سنتی به عهده گرفته اند که در محیط اقتصادی و اجتماعی  جدید، مسئولیت و وظایف جدید خواسته یا ناخواسته بر دوش آنهاست . سازمانهای امروزی از یک نهاد صرفاً اداری ، اقتصادی و صنعتی خارج شده و به صورت نهادهای اجتماعی ـ سیاسی درآمده اند که باید نسبت به مسائل محیط اجتماعی حساس و آگاه باشند . لذا دانش سیاسی و اجتماعی لازمه مدیریت امروز است و ارج نهادن به منافع عامه و توجه به محیط و هنجارهای اجتماعی از جمله مسائل مهم همه سازمانها و مدیران است .از طرف دیگر امروزه نقش واهميت كيفيت و بهره ور ي بركسي پوشيده نيست ودراين ميان دستيابي به كيفيت و افزايش بهره وري درسازمانها يكي ازچالش هاي عمده مديران سازمانها مي باشد و انجام درست كاردرست يا استفاده هوشمندانه ازمنابع؛ يك امربسيارجدي مي باشدخصوصا اینکه در سال اصلاح الگوی مصرف این اقدام اثر بخش صورت  پذیرد.

5S  چیست؟

5S يكي از مباحث عمده در مديريت ژاپني ميباشد كه ابتدا در ژاپن و سپس در ساير كشورها به كار گرفته شده است.هدف 5S به بياني ساده، سامان دادن، نظم و ترتيب، پاكيزه سازي، هماهنگي و ايجاد انضباط در محيط كاري است. 5S، به عنوان موثرترين رهيافت و ستوني استوار در ساختمان عمليات اصلاحي و بهبود بهره وري شناخته شده است كه با اجراي اين اصول در صنايع و سازمانهاي مختلف تجاري، صنعتي و خدماتي موجب افزايش بهره وري، استفاده بهينه از سرمايه نيروي انساني و زمان انجام كار، افزايش كارايي و در نهايت سوددهي بيشتر سازمان مي‌شود.

همچنین   5Sسیستمی فكری و عملیاتی برای پیشگیری از اتلاف منابع، بهبود بهره وری و ارتقاء كیفیت است كه از5 اصل تشكیل شده است وتلاشی سازمان یافته برای انجام اصلاحات تدریجی و مستمر می باشد كه با اجرای آن سازمان در راستای بهره ور كردن فعالیتهای خود پیش خواهد رفت. با اجرای این رویکرد می توان محیط پیرامون خود را پاکیزه تر، امن تر کرده و کارهای روزمره خود را ساده تر و رضایت بخش تر انجام داد.

قابل ذکر است که بدانیم هدف اصلی 5S  بهسازی فرآیندهای سازمان و حذف اتلاف وقت وازجمله  اهداف تفصیلی آن  برقراری ایمنی-  رسیدن به کارایی-  ارتقاء کیفیت- حذف ضایعات-  کاهش خرابی- افزایش بهره وری- ارتقاء روحیه کارکنان و جلب رضایت مشتری میباشد.

مزایای اجرای 5S

مزایای حاصل از   5S را میتوان بطور کلی به 5 دسته کلی تقسیم نمود که عبارتند از :

1- مزاياي مربوط به كاركنان:

¢-دريافت احترامی واقعی و مستمر.

¢فراهم شدن امکان بروز توانمنديها.

¢دلپذير شدن كار و محيط كار.

¢امکان مشاركت واقعی در تحول سازمان.

¢سالم و ايمن شدن محيط كار.

¢امکان تحقق خواسته های ضروری.

 -2 مزاياي مربوط به كار :

¢کاهش ابهام در کار (شفافيت.(

¢آسان و كم زحمت شدن انجام كار (سهولت.(

¢كاهش اشتباهات و دوباره كاريها (افزايش دقت(.

¢كاهش زمان انجام كارها (سرعت(.

¢افزايش امکان تداوم عملکرد مناسب (کارايی(.

 -3 مزاياي مربوط به سازمان:

¢بسترسازی برای اجرای موفق ساير سيستمها.

¢ايجاد يك نظم فراگير.

¢افزايش تعلق سازماني.

¢ارتقاء فرهنگ سازمانی.

¢بهبود كيفيت و بهره وري.

¢جلب مشارکت و رشد خلاقيت کارکنان.

  4-مزاياي مربوط به مشتريان:

¢دريافت سرويس مناسب تر.

¢ارتباط با كاركنان و سازماني متشخص تر.

¢اطمينان از دريافت محصولي با كيفيت تر

¢احتمال دريافت محصولي ارزان تر.

¢اطمينان از تداوم كيفيت و خدمات محصول.

¢دريافت احترامي بيشتر و واقعي تر.

- 5 - مزاياي مربوط به سهامداران و پيمانكاران

¢تسهيل در ارتباطات.

¢اطمينان بيشتر در معاملات

¢احتمال سودآوري بيشتر

¢امكان نظارت راحتتر و موثرتر

¢شفافيت فرايندها و اقدامات

¢تعاملي دلپذيرتر با سازماني دلپذير

چرا اینگونه تغییرات و دگرگونی ها ضروری است ؟

آیا تا به حال با خود اندیشیده اید که بیشتر وقت ها برای بقا ، ما باید فرایند دگرگونی را آغاز کنیم!

شاید هم لازم باشد گاهی وقت ها برای بهتر بودن و نو اندیشیدن ؛ از خاطرات قدیمی، عادت های کهنه و سنت های گذشته رها شویم  و تنها زمانی که از سنگینی بارهای گذشته آزاد شویم می توانیم از فرصت های زمان حال بهره مند گردیم .

برای درک بهتر این موضوع نگاهی داریم به راز زندگی عقاب !

داستان عقاب

 عمر عقاب از همه پرندگان نوع خود درازتر است .عقاب می تواند تا 70 سال زندگی کند . ولی برای این که به این سن برسد باید تصمیم دشواری بگیرد.زمانی که عقاب به 40 سالگی می رسد :

چنگال های بلند و انعطاف پذیرش دیگر نمی توانند طعمه را گرفته و نگاه دارند . نوک بلند و تیزش خمیده و کند می شود . شهبال های کهن سالش بر اثر کلفت شدن پرها به سینه اش می چسبند و پرواز برای عقاب دشوار می گردد.

در این هنگام ، عقاب تنها دو گزینه در پیش روی دارد . یا باید بمیرد و یا آن که فرایند دردناکی را که 150 روز به درازا می کشد پذیرا گردد .

برای گذرانیدن این فرایند، عقاب باید به نوک کوهی که در آنجا آشیانه دارد پرواز کند . در آنجا عقاب نوکش را آن قدر به سنگ می کوبد تا نوکش از جای کنده شود .

پس از کنده شدن نوکش ، عقاب باید صبر کند تا نوک تازه ای در جای نوک کهنه رشد کند ، سپس باید چنگال هایش را از جای برکند. زمانی که به جای چنگال های کنده شده ، چنگال های تازه ای درآیند ، آن وقت عقاب شروع به کندن همه پرهای قدیمی اش می کند .

سرانجام  پس از 5 ماه عقاب پروازی را که تولد دوباره نام دارد ، آغاز کرده ...و 30 سال دیگر زندگی می کند......

این داستانی واقعی از واکنش و استراتژی یک پرنده در برخورد با واقعیات زندگی برای بقای بهتر  بود. اما آیا سازمان یا زندگی ما به مرحله ای نرسیده است که تصمیمی نو بگیریم برای بقای سالمتر-بانشاط تر-با کیفیت تر و بهره ور تر؟؟

نظام آراستگی( 5S  ) و سازمان بازرگانی استان

         در این راستا با توجه به رسالت سازمان بازرگانی در امر توزیع – نظارت و با توجه به جايگاه مطلوب و عملكرد مثبت سازمانهای بازرگاني در دولتها به دلیل تصميم‏گيري‏هاي اقتصادي، تنظيم بازار مبتني بر پيش‏بيني كاهش قيمت‏های تأثيرگذار همچنین ارايه راهكارهايي در كاهش اثرات تورمي - ايجاد شبكه توزيع مطمئن، توجه به نوسانات قيمت در بازار، رصد بازارهاي داخلي و خارجي و اطلاع‏رساني درست و توجه به توسعه روابط بين‏الملل با تكيه بر افزايش صادرات غيرنفتي از طریق فعال نمودن واحدهاي زود بازده كوچك و اتصال آنها به صادرات، ارايه تسهيلات و توجه به ظرفيتهاي خالي اين واحدها در هر استان و حضور در بازارهاي جهاني -ايجاد ارتباط قوي با صادركنندگان واصناف و نيز هدفمند نمودن يارانه‏ها که جزو وظايف سازمانهاي بازرگاني استانها میباشند؛ امروزه نقش های دیگری را همگام با تحولات جهانی از این سازمان شاهد هستیم .مانندتلاش برای استقرار نظام های مديريت كيفيت و تعالي سازماني و رويکردها و فنون مربوط (TQM، سري Iso، 5s و ...) که در این میان سازمان بازرگانی استان کرمانشاه که از سازمانهای پیشرو در زمینه کسب افتخارت ملی و استانی میباشد اقدام به اجرای پروژه 5S  نموده است.

این موضوع وقتی اهمیت پیدا میکند که بدانیم امروزه در دنیا بسیاری از كشورها هستند كه تا ۵۰% رشد اقتصادی شان از طریق بهره وری ایجاد می شود و اگر یك كشوری میزان بهره وری اش پائین است بخواهد همان میزان رشد را داشته باشد باید دو برابر سرمایه گذاری كه انجام شده سرمایه گذاری كند تا بتواند به همان میزان رشد پیدا كند واز طرفی با توجه به آمار موجود كشورما درميان 18 كشورآسيايي عضو سازمان بهره وري آسيايي دررده هفدهم قراردارد که باید بیش از پیش به این مسئله توجه کرد.

 سازمان بازرگانی استان کرمانشاه و اجرای5S

وزارت بازرگانی از قدیمی ترین تشکیلات کشوری میباشد بنحوی که این وزارتخانه در سال 1289 براي اولين باربعنوان وزارت تجارت تأسيس شدو سرانجام در سال 1353  وزارت بازرگاني » از وزارت اقتصاد تفكيك و به طور مستقل و با اهداف مشخص شروع به فعاليت نمود.به تبع آن سازمان بازرگانی استان کرمانشاه نیز از سازمانهای قدیمی استان است و شامل 3 معاونت و 1 مدیریت و حوزه ریاست می باشد که بیش از 150 نفر کارمند دارد. از نظرتشكيلات سازمان بازرگاني استان و ادارات تابعه نیزدارای سیزده شهرستان که به تفکیک 9 اداره بازرگانی و 4 نمایندگی شامل ادارت بازرگانی شهرستان : کرمانشاه ، اسلام آباد غرب ، سرپل ذهاب ، گیلانغرب ، قصرشیرین ، پاوه ، جوانرود ، سنقر ، کنگاور  و نمایندگی های شهرستان : صحنه ، هرسین ، روانسر و ثلاث میباشد .

با تصمیم مدیریت ارشد سازمان و همدلی کلیه مسئولان و کارکنان؛ مبنی بر اجرای سیستم های بهبود مدیریتی و اقدامات اجرائی اولیه ؛ ابتدا بازدیدی از سازمان صورت گرفت که بر اساس گزارش شناخت و نتایج ممیزی اولیه اینگونه استنباط شد که با توجه به پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت سری ایزو 9001 در سازمان از 4 سال پیش تا کنون لذا در زمینه استاندارد سازی اقدامات ارزنده ای صورت گرفته است ( با کسب 63 % امتیاز ) و در خصوص انضباط نیاز شدکه فعالیتهای جاری به صورت جدی مورد بازنگری قرار گیرد ( با کسب 22 % امتیاز ).بدین ترتیب سازمان تلاش نمود تا بیشترین تلاشهای خود را به ترتیب روی انضباط- پاکیزگی- نظم و ترتیب- ساماندهی و استاندارد سازی متمرکز نماید.

در طول اجرای نظام آراستگی که مقارن با ماه مبارک رمضان نیز بود و در پایان دوره 45 روزه آن کمیته ر اهبردی سازمان بیش از 20جلسه با تعداد 17نفر عضو کمیته از معاونت ها و حوزه های مختلف سازمان- 16نفر سرممیز- 25نفر ممیز و5نفر راهبر با تصویب 150مورد پیشنهاد در زمینه اجرای بهینه نظام آراستگی با بیش از 450نفر ساعت کار داشته است.که به برخی از آنها اشاره میشود:

    * تشکیل کمیته راهبری- آموزش s1-s2-s3-s4-s5  به  نمایندگان اجرایی -تشکیل کمیته  های پشتیبانی(اجرایی) فرهنگی و ممیزی  -تهیه و تدوین خط مشی نظام ساماندهی و تصویب آن و تکثیر و نصب در کلیه واحدهای شرکت اعم از ستاد –عملیاتی و انبار- تصویب تهیه و تدوین طرح تفضیلی سیستم-تهیه و تدوین و تصویب دستورالعمل اجرایی-تهیه و تدوین و تصویب چک لیست ممیزی-تهیه و تدوین و تصویب دستورالعمل آموزشی و ایجاد لینکی در سایت سازمان راجع به 5S برای اطلاع رسانی در این خصوص به آدرس سایت سازمان بازرگانی استان کرمانشاه- لینک آموزش .

    * تهیه جزوات و کتابهای مربوط به 5S و ارائه بروشورهاو فیلم آموزشی وتوزیع بین پرسنل که ازجمله میتوان به مواردزیر اشاره نمود:

·         "آشنائی با اصول پنجگانه نظام آراستگی و ساماندهی محیط کار" .

·      " پیاده سازی نظام آراستگی و ساماندهی محیط کار منطبق با رسالت و خط مشی سازمان بازرگانی کرمانشاه"  به تفکیک  5 اصل آراستگی شامل: پاكسازي- نظم وترتيب- نظافت- استاندارد سازي- آموزش فرهنگ ساماندهي.

·         "دستورالعمل آموزشی نظام آراستگی و ساماندهی محیط کار"منطبق با رسالت و خط مشی سازمان بازرگانی کرمانشاه.

·         گام به گام با تجربه موفق سازمان بازرگانی استان کرمانشاه در اجرای 5S  .

همچنین از دیگر اقدامات کمیته راهبردی  میتوان به:

تهیه و تدوین متن تقدیر نامه جهت واحد ، افراد و مدیران برتر- ممیزی و گزارش نتایج به کمیته راهبری مرکزی و اجرایی - تهیه عکس و فیلم قبل وبعد از اجرای نظام  - ایجاد نمایشگاه عکس و فیلم حاصل از اجرای سیستم واعطای گواهینامه و تند یس 5S به واحدهای برتراشاره کرد.

    *  در این راستا مجموعه ای از اقدامات علمی 5S در کنار راههای عملی دستیابی به این شیوه بهبود مدیریت همراه با تصاویر قبل و بعد از اجرای  5Sبا بیش از 930نفرساعت کار پژوهشی و اجرایی تهیه شده است كه از اين جهت اين مجموعه حائز اهميت مي باشد وبه سازمان- شرکت یا محل کار شما این امکان را میدهد تا با بهره وری و نشاط بیشتری کار کنید.هم اکنون این سازمان از مزایای 5S و اثرات منتج از آن مانند:

 زیبا و دلپذیر شدن محیط کار- ایمن شدن محیط کار و جلوگیری از حوادث و بیماری های کاری - بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های احتمالی موجود در آن - ارتقای روحیه کارکنان با کاهش خستگی و کسالت روانی ناشی از محیط کار- تسهیل در گردش عملیات و آسان تر کردن و تسریع در انجام امور -کاهش خرابی ماشین آلات و تجهیزات کاری -کاهش ضایعات ناشی از نابسامانی  و درهم ریختگی و فاسد شدن مواد- افزایش طول عمر و کارآیی ابزار و لوازم دقیق و ظریف- دستیابی به سطح کیفیت بهتر و بهره وری بیشتر- ایجاد بستر و زمینه مناسب برای اجرای سایر نظامهای مدیریتی و رضایت مشتریان و ارباب رجوع و..... بهره مند گردیده است وبعنوان سازمانی آراسته به شما اطمینان میدهد دستاوردهای مهم و نتایج و مزایای فراوان آن نیز شامل سازمان شما خواهد شد؛ اگر نظام 5S را بصورت علمی و عملی اجرا نمایید.

در پایان قابل ذکر است که این سازمان موفق به دریافت گواهینامه بین المللی  5اس شده فلذا در راستای فرهنگ سازی و تشویق ادارات –نهادها- ارگانها - موسسات و سازمانهادر اصلاح الگوهای مصرف و افزایش بهره وری از طریق کاهش ضایعات وخرابی ها و استفاده بهینه از منابع مادی و معنوی بعنوان یک سازمان موفق در اجرای نظام آراستگی سازمانی والبته با هماهنگی قبلی از سازمانهای استانی– منطقه ای و ملی دعوت به بازدید می نمایند  .

امسال سال اصلاح الگوی مصرف نام گرفته که با توجه به زیاده روی هایی که ما در مصرف داریم خیلی هم عنوان خوبیه و واقعا لازمه که بیشتر بهش توجه بشه. به نظر من یه نکته خیلی مهمی که اینجا وجود داره اینه که با توجه به دولتی بودن اقتصاد ما بیشترین مصارف رو در کشور دولت داره و دامنه تاثیرگذاری تصمیمات دولتی همه بسیار بسیار گسترده تر از مردم عادیه.  بنابراین مثلا ۱۰% اصلاح مصرف در دولت خیلی بیشتر از ۱۰% اصلاح مصرف در هزینه های مردم به کشور کمک میکنه (البته حتما منظورم این نیست که ما به عنوان شهروند نباید مصارفمونو صحیحتر انجام بدیم).

خوب با رسیدن به این نتیجه که نقش دولت در اصلاح الگوی مصرف بسیار پر رنگه و همون ضرب المثل قدیمیه یک سوزن به خودت یک جوالدوز به مردم، این سوال به وجود میاد که دولت چگونه الگوی مصرف خودش رو اصلاح کنه؟!!؟؟! در نگاه اول شاید جواب این باشه که خوب یه سری جاها هزینه نکته که اگه شما هم به این فکر کردید به نظر من جواب درستی نیست. جواب درست اینه که دولت باید هوشمندانه هزینه کنه. بذارید یه مثال بزنم که مشخص تر بشه: ما الان در حال حاضر بابت سوخت و ترافیک و آلودگی خیلی هزینه می کنیم راه غلط اینه که بگیم برای اصلاح الگوی مصرف کمتر از پارسال بنزین وارد می کنیم که مصرفمون کم بشه اما راه درست اینه که ما خطوط متروی شهر رو توسعه میدیم که مردم نیاز به استفاده از وسیله شخصی نداشته باشند. یه مثال دیگه برای خانواده ها: ما میخوایم الگوی مصرف برقمون رو اصلاح کنیم راه اول این هست که چند تا از لامپها رو باز کنیم اما یه راه بهتر اینه که از لامپهای کم مصرف استفاده کنیم و همون نور رو ولی با اصلاح الگوی مصرف داشته باشیم.

خوب، احتمالاً اگه تا اینجا رو خونده باشین دارین به این فکر میکنین که اینا چه ربطی به یادگیری الکترونیکی داشت؟؟؟؟!!!! به نظر من یادگیری الکترونیکی از یک دیدگاه اصلا یعنی اصلاح الگوی مصرف. اگه از دید سازمانی نگاه کنیم این روش یادگیری میتونه در میان مدت خیلی از هزینه های آموزشی سازمان ها رو کاهش بده و علاوه بر اون بسیاری از هزینه های مرتبط با آموزش که گاهی بیشتر از هزینه آموزش هم هست رو حذف کنه مثلا هزینه مسافرت هزینه هتل و اقامت هزینه نبودن در محل کار و…. اگر هم از دید فردی بخواهید حساب کنید باز همین مسائل وجود داره من با ثبت نام در یک دوره الکترونیکی میتونم هزینه های رفت و آمدم رو پس انداز کنم می تونم مصرف سوخت کشور رو پایین بیاریم و باعث کاهش ترافیک باشم می تونم بیشتر از حالت معمولی به کارهای خودم برسم و…

1-1) کلیات :

لامپ رشته ای (معمولی) کمترین بازده نوری و کمترین عمر مفید را نسبت به دیگر انواع لامپها دارد در حالی که لامپهای فلورسنت (مهتابی) با داشتن بازده نوری 5/4 برابر لامپهای معمولی ، عمر مفید آنها نیز قریب 5/2 برابر لامپهای رشته ای است. این موضوع به خوبی از ارقام جدول ذیل مشهود است :  

البته کافی است که روشنایی محل عبور و مرور به اندازه 5% و روشنایی اطاق ملاقات در حد 25% روشنایی محل مطالعه و کار اداری باشد.

و اما " لوکس " که در جدول فوق به عنوان واحد شدت روشنایی ذکر شده چیست ؟

از نظر فنی دانستن اینکه یک سطح تا چه اندازه زیر تابش نور قرار گرفته مهم است ، زیرا انسان مایل است بر روی این سطح ، اشیاء را بدون خسته  کردن چشم با تابش نور معینی ببینید. واحد شدت روشنایی لوکس است . شدت روشنایی یک لوکس عبارتست از روشنایی حاصل از تابش یک لومن بر سطحی به مساحت یک متر مربع. از آنجا که چشم قادر به تعیین شدت روشنایی نیست ، برای سنجش آن از دستگاهی کوچک به نام لوکس متر استفاده میشود.

بطور مثال شدت روشنایی خورشید در یک روز تابستان 100000 لوکس و شدت روشنایی ماه در یک شب مهتابی 15/0 لوکس است.

اقدامات کوتاه مدت :
- با قرار دادن میزها در جای مناسب و تنظیم سطح کار سعی کنیم در هنگام روز از حداکثر نور طبیعی استفاده به عمل آید و نور مصنوعی تنها در نقاطی که امکان استفاده از نور طبیعی وجود ندارد بکار برده شود.

- در مورد کارهای حساسی که نیاز به نور زیادتری دارند از روشنایی موضعی(چراغهای رومیزی) استفاده گردد و از روشن کردن تمامی محیط کار به یک میزان خودداری شود.

- راهرو ها ، پارکینگها و انبارها (بویژه در ساعاتی که رفت و آمد به حداقل می رسد) تنها در حد رعایت ضوابط ایمنی روشن گردند و لامپهای زائد خاموش شوند.

- در اماکنی که نور کم نیز موجب مشکلی نخواهد شد از لامپهای با وات کم استفاده شود.

- سیمها ، پریزها و کلیدها به موقع بررسی شده و طبق برنامه مرتبی حبابها ، قابها و لامپها تمیز گردند تا از راندمان نوری آنها کاسته نشود.

- در مورد سقف و دیوارهای محیط کار از رنگهای روشن استفاده شود.

-  استفاده از چراغها در ادارات بصورت یک در میان.

-  تمیز کردن دوره ای لامپها .