آرشيو ديسک‌هاي مغناطيسي
امروزه ظرفيت هاردديسک‌ها تا اندازه‌اي بالا رفته است که بسياري از کاربران تمامي اطلاعات مورد نياز خود را روي آن‌ها ذخيره‌سازي مي‌کنند اما با اين وجود همچنان در کنار بسياري از رايانه‌ها، مجموعه‌هايي از CDها و DVDهاي آرشيو شده به چشم مي‌خورد که ممکن است ماه‌ها و سال‌ها مورد استفاده قرار نگيرد و در صورت نياز به استفاده از آن‌ها نيز دست‌يابي به اطلاعات مورد نظر کاربر که در يکي از آن‌ها ذخيره شده است، بسيار دشوار باشد. بنابراين پيشنهاد اول در مديريت اين ديسک‌ها ذخيره‌سازي آن‌ها روي هاردديسک‌هاي اينترنال (داخلي) و اکسترنال (خارجي) است که امکان مديريت اطلاعات آن‌ها را آسان‌تر مي‌سازد اما در صورتي که تعداد اين ديسک‌ها زياد و ظرفيت هاردديسک شما پايين است، چاره‌اي جز آرشيو کردن آن‌ها نداريد. در اين صورت بهتر است با رعايت برخي نکات ساده، آن‌ها را به‌گونه‌اي آرشيو کنيد که شرايط استفاده مجدد از آن‌ها را ساده سازد.
اولين و مهم‌ترين نکته‌اي که بايد مدنظر داشته باشيد درج اطلاعات هر يک از ديسک‌ها روي آن‌هاست. براي اين‌کار کافي است از يک ماژيک CD که به‌طور اختصاصي براي نوشتن روي ديسک‌ها طراحي شده است استفاده کنيد. همان‌طور که مي‌دانيد بسياري از CDها و DVDهايي که ما مورد استفاده قرار مي‌دهيم، فاقد برچسب اطلاعات و مشخصات است و اين موضوع امکان يافتن ديسک مورد نظر در زمان‌هاي خاص را دشوار مي‌سازد. در صورتي که ثبت مشخصات آن‌ها مي‌تواند اين مشکل را برطرف سازد.
هر چند ثبت مشخصات CDها و DVDها روي آن‌ها، شرايط را براي يافتن آن‌ها آسان‌تر مي‌کند اما در صورت بالا رفتن تعداد اين ديسک‌ها دوباره مشکل اوليه به‌وجود مي‌آيد و شما به سختي مي‌توانيد ديسک مورد نظر خود را بيابيد. بنابراين به شما پيشنهاد مي‌کنيم از شيوه شماره‌گذاري و ثبت مشخصات آن‌ها در رايانه استفاده کنيد. براي اين کار کافي است در نرم‌افزاري مانند Word يا Excel جدول ساده‌اي را طراحي و اطلاعات هر يک از ديسک‌هاي مغناطيسي خود را بر حسب شماره در آن وارد کنيد. سپس همان شماره را روي CD يا DVD يادداشت کرده و آن‌ها را بر اساس شماره ثبت شده، در باکس‌ها و يا کيف‌هاي مخصوص CD قرار دهيد. هر چند ممکن است اقدام اوليه براي شروع اين کار کمي زمان‌بر باشد و بسياري از کاربران از انجام آن سر باز زنند اما با پشت سر گذاشتن اين مرحله و شماره‌گذاري ديسک‌هاي آرشيو شده فعلي، در مراحل بعد و با اضافه شدن ديسک‌هاي جديد، حجم کار شما سبک مي‌شود و کافي است به ثبت موردي آن‌ها بپردازيد. اين در حالي است که از اين پس شما فهرستي الکترونيکي از CDها و DVDهاي خود و اطلاعات موجود در آن‌ها داريد و به سادگي مي‌توانيد با جست‌وجو در اين فهرست، شماره ديسک مورد نظر خود را بيابيد.
تا به اين جا آموختيم که مي‌توانيم با يک شيوه ساده ذخيره‌سازي، امکان يافتن يک CD يا DVD از ميان ده‌ها و صدها ديسک را به سادگي فراهم کنيم اما بايد به اين نکته توجه داشت که اين کار شما زماني ارزش واقعي خود را پيدا مي‌کند که ثبت اطلاعات در فهرست موجود به شيوه دقيق و اصولي انجام شود. به عنوان مثال پيشنهاد مي‌شود در ذخيره‌سازي اين اطلاعات دسته‌بندي خاصي را مد نظر قرار دهيد. براي مثال ديسک‌هايي که حاوي تصاوير و يا فايل‌هاي چندرسانه‌اي هستند را به شيوه‌اي دسته‌بندي کنيد که در ابتدا کليت آن‌ها يعني همان چندرسانه‌اي بودن به ثبت برسد و سپس جزئيات آن‌ها مانند نام، زمان و مکان در فهرست شما درج شود. همچنين بهتر است نکات خاص و کليدي مربوط به هر يک از ديسک‌ها را که فکر مي‌کنيد در جست‌وجوهاي آينده شما از اهميت ويژه‌اي برخوردار خواهد بود و مي‌تواند به عنوان کلمه کليدي جست‌وجو مورد استفاده قرار بگيرد، در مشخصات مربوط به ديسک مورد نظر ثبت کنيد. در اين صورت مي‌توانيد مطمئن باشيد که تلاش شما براي يافتن اطلاعات مورد نظر بي‌نتيجه نخواهد ماند. اين نکته را نيز به خاطر داشته باشيد که رعايت اين مسائل و نکات که به نظر بسيار ابتدايي و ساده مي‌آيد، در دراز مدت ثمره خود را نشان مي‌دهد و آن زماني که بتوانيد بر پايه اين نظم و مديريت، در کم‌تر از يک دقيقه به نيازهاي خود دست پيدا کنيد، زماني است که طعم شيرين رعايت نظم در رايانه و مديريت اطلاعات را تجربه خواهيد کرد.
مصطفي عبدالهي
