به‌عنوان مثال فرض كنيد در يكي از سلول‌هاي اكسل مي‌خواهيد جنسيت افراد توسط كاربران مشخص شود و علامت مشخصه جنسيت را نيز فقط به دو عبارت زن/ مرد محدود كنيد يا اين عبارت آقا/ خانم باشد. در شرايط عادي كاربر مي‌تواند هرمقداري را كه تمايل داشته باشد در سلول موردنظر وارد كند. به عبارت ديگر اين مقدار مي‌تواند آقا يا مرد باشد. همچنين در صورت خطاي تايپي كاربر اين مقدار مي‌تواند يك عبارت اشتباه باشد. براي جلوگيري از بروز اين مشكل و سهولت در وارد‌كردن اطلاعاتي كه تايپ آنها دشوار است، مي‌توانيد از فهرست‌هاي كشويي در اكسل كمك بگيريد. به كمك اين قابليت مي‌توانيد براي سلول‌هاي موردنظرتان مقادير محدودي را مشخص كنيد تا اختصاص مقدار به آن سلول‌ها فقط با مقادير مشخص شده امكان‌پذير باشد. براي انجام اين كار بايد مراحل زير را دنبال كنيد:
1ـ ابتدا مقادير دلخواه خود را در رديف‌هاي مختلف زير هم بنويسيد. به‌عنوان مثال چهار مقدار زرد، قرمز، آبي و سبز را در ستون A وارد كنيد.
2ـ حالا فرض كنيد مي‌خواهيد يكي از اين مقادير را در سلول B2 وارد كنيد. براي انجام اين كار بايد سلول B2 را انتخاب و از ريبون بالاي نرم‌افزار به تب Data مراجعه كنيد.
3ـ در ادامه روي آيكون Data Validation كليك كرده و از منوي به‌نمايش درآمده مجدد گزينه Data Validation را انتخاب كنيد.
4ـ در پنجره به‌نمايش درآمده به تب Settings برويد و از فهرست كشويي موجود، گزينه List را انتخاب كنيد.
5ـ پس از انتخاب گزينه فوق در بخش Source، روي آيكون Select Data كليك كرده و مقادير وارد شده در ستون A را انتخاب كنيد.
6ـ در نهايت وقتي روي OK كليك كنيد مي‌بينيد كه اختصاص مقدار به سلول B2 فقط از مقادير موجود در فهرست كشويي آن كه عبارتند از زرد، قرمز، آبي و سبز امكان‌پذير است.
