خبرنامه‌های ایمیلی، ابزار بسیار مناسبی برای اعتمادسازی و بهبود روابط با مشتریان هستند و درصورتی که محتوای تبلیغاتی داشته باشند، می‌توانند سودآوری هم به همراه خود بیاورند. اما مهم‌ترین نکته این است که کاری کنیم تا گیرندگان، واقعا محتوا را بخوانند. به کمک 5 نکته اساسی زیر می‌توانید مطمئن بشوید، ایمیل‌ها باز و خوانده می‌شوند و کاربران به آن‌ها واکنش مثبتی نشان می‌دهند:
1. برای ایمیل ها عنوان مرتبطی درنظر بگیرید
بسیاری از کاربران دست کم روزی یک بار به میل باکسشان سر می‌زنند تا ایمیل‌های بی سر و ته را حذف کنند. مطمئنا تعداد ایمیل‌های دریافتی هر کاربر بسیار زیاد است و وقت هم محدود! بنابراین باید برای ایمیلتان عنوانی انتخاب کنید که کاربران را وسوسه کند تا با اصل محتوا همراه شوند. افراد دنبال بهانه‌ای می‌گردند تا خبرنامه را حذف کنند! بهتر است چنین بهانه‌ای به دستشان ندهید. عنوانی مثل «خبرنامه خرداد ماه» کوچکترین جذابیتی ندارد؛ به جای آن می‌توانید یکی از تاپیک‌های جذاب داخل خبرنامه مثلا «گفتگوی اختصاصی با علی کریمی!» را انتخاب کنید.
بهتر است عنوان ایمیل‌ها چندان طولانی نباشد؛ به علاوه سعی نکنید با استفاده از حروف اختصاری، عنوان ایمیل را کوتاه کنید! در این صورت مطمئنا پیغامتان راهی سطل زباله می‌شود!
2. دو نسخه HTML و متنی تهیه کنید
اگرچه چند سال پیش خبرنامه‌های متنی ساده مرسوم بودند، با این حال این روزها اوضاع کاملا فرق کرده و بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند خبرنامه‌ها را در قالب HTML دریافت کنند. با این وجود هنوز هم می‌توان یک نسخه متنی پشتیبان تهیه کرد تا کاربرانی که نمی‌توانند ایمیل ها را به قالب HTML بخوانند یا به هر دلیل نسخه‌های متنی را ترجیح می‌دهند هم بتوانند از محتوا استفاده کنند.
3. حجم خبرنامه و فرکانس ارسال آن
هرچه خبرنامه‌ها با فرکانس بیشتری ارسال شوند، باید حجم کمتری داشته باشند. کاربران ایمیل‌های کوتاهی مثل «جوک روز» را با کمال میل باز می‌کنند، اما به ندرت ممکن است کسی حاضر شود هر روز ایمیل‌های طولانی را دنبال کند. بنابراین بهتر است حجم ایمیل‌های روزانه را به یک صفحه یا کمتر و ایمیل‌های هفتگی را به 5 تا 7 صفحه محدود کنید. ایمیل‌هایی که هر دو هفته یا ماهی یک بار ارسال می‌شوند، می‌توانند کمی بلندتر باشند؛ اما به شرطی که واقعا مطلب قابل توجه و جذابی برای به اشتراک گذاری داشته باشند.
4. خبرنامه را طوری طراحی کنید که چشمگیر باشد
به کمک دو ترفند کاربردی زیر می‌توانید جذابیت بصری ایمیل‌ها و احتمال خوانده شدن آن‌ها را دوچندان کنید؛
- به هنگام تایپ متن خبرنامه، همان فرمتی را انتخاب کنید که متن داخل ایمیل‌ها نشان داده می‌شود. در مورد خبرنامه‌های متنی، فونت رایج Courier با اندازه قلم 10 معادل 60 کاراکتر در هر سطر است. بسیاری از کاربران، خبرنامه‌ها را داخل صفحات نمایش کوچک باز می کنند، درنتیجه باید فرمت محتوا را به نحوی انتخاب کنیم که مخاطبان در خواندنشان هیچ مشکلی نداشته باشند.
- در بخش بالای خبرنامه، جدولی شامل تعدادی لینک به بخش‌های مختلف محتوا قرار بدهید. کاربران حوصله ندارند کل خبرنامه را بخوانند تا مطلب مفیدی پیدا کنند. بنابراین بهتر است از پیش بدانند قرار است با چه محتوای پذیرایی شوند تا بتوانند بر روی بخش دلخواه خودشان کلیک کنند یا کمی پایین‌تر بیایند و به محتوای مورد نظرشان برسند.
در حقیقت بر اساس تحقیقات بسیاری از افراد در صورتی که مطلبی را جالب توجه تشخیص ندهند، به خواندن همان خط اول بسنده می‌کنند. در نتیجه بهتر است دلیل قانع کننده‌ای در اختیارشان قرار بدهید تا با ادامه متن همراه شوند.
5. لحن کلام و شیوه برخورد
هر برندی در موقعیت‌های مختلف لحن و شیوه برخورد مخصوص به خود را دارد؛ لحن رسمی برای موقعیت‌های رسمی و قانونی، لحن مستقیم و دوستانه تر برای محتوای تبلیغاتی و… در این شرایط در حالی که لحن خبرنامه های چاپی باید رسمی باشد، خبرنامه های ایمیلی باید کاملاً دوستانه و صمیمی باشند. بهترین بازاریابان دنیا معتقدند: بهتر است لحن خبرنامه کاملا دوستانه و شخصی باشد.
کاربران ترجیح می‌دهند پشت نقاب کسب و کار با شخصیتی صمیمی روبرو شوند؛ در حالت کلی در صورتی که به مرور زمان بتوانند از طریق نکات شخصی موجود در ایمیل‌ها با نویسنده مقالات آشنا شوند، به خبرنامه‌ها بیش از پیش علاقمند می‌شوند.
گاهی از اوقات عادت پیدا کردن به لحن نوشتاری دوستانه آن هم در فضای تقریباً رسمی کمی سخت و حتی گاهی کمی ریسکی و دلهره آور است؛ با این حال احتمال زیادی وجود دارد که نسبت به لحن‌های رسمی و اداری موفق‌تر عمل کند.
بهترین منبعتان در این زمینه میل باکس خودتان است. برای چند دقیقه ایمیل‌ها را به دقت بررسی کنید یا اینکه عضو خبرنامه چند سایت مختلف شوید. می‌توانید با خبرنامه های رقبای مطرحتان شروع کنید یا اینکه عضو سایت‌های سرگرمی و تفریحات بشوید و خبرنامه‌هایشان را بررسی کنید تا ایده‌های جدید به دست بیاورید.
بررسی کنید چه عواملی باعث می‌شوند ایمیلی را باز یا بلافاصله حذف کنید. چه فرمت هایی چشمتان را اذیت نمی‌کنند و بهتر دیده می‌شوند. بهترین لحن برای نگارش ایمیل چیست. پس از مدتی از انبوه ایده های مختلفی که از منابع دور و نزدیک به دست می‌آورید تعجب می‌کنید…
