اشاره:

یک کسب و کار خوب تا حدود زیادی به افراد موجود درآن بستگی دارد. برای اداره کردن موثر کسب و کارتان شما باید برای یافتن و استخدام کارمندان شایسته زمان کافی داشته باشید.

درهمه اشکال واندازه های کسب و کار ، نیروی انسانی از اهمیت حیاتی برخوردار است . همه شرکتها در استخدام یک نیروی جدید خطرهاي مشابهی دارند. با این حال شرکت‌های کوچک‌تر کمتر قادر خواهند بود که از پس هزینه هاي استخدام نیروی کار ناشایست برآیند .

اگرشما مدیر یا مالک شرکت کوچک يا متوسط هستيد برای بهبود عملکردتان باید از بعضی از این فنون کارمندیابی استفاده كنيد:

***************************************

تنظیم سیاست‌های پرسنلی

اول از همه ، توانایی‌ها و ضعف‌هاي کسب و کارتان را بشناسید و سپس سعی کنید وضعیت‌هایی که شما درعملکرد روزانه کسب و کارتان انتظار دارید به آن برسید را پیش بینی كنيد. در اين بخش مي‌بايست خط مشی های اثرگذار برکارمندان همانند دستمزدها ، مرخصی‌ها ، زمان استراحت ، شکایات، مزایای جانبی و حتی سیاست‌های بازنشستگی به صورت مکتوب تنظیم شود. در ادامه به تعدادي از اين سياست‌ها اشاره مي‌شود:

ساعات کار

قبل از جذب كاركنان بايد مقدار ساعات و تعداد روزهای کاری در طول هفته ، عصرکاری و کار در ایام تعطیلات ، اضافه کار و .... مشخص شود. شما با برنامه‌ریزی آینده گرانه می توانید مقدار کار کارمندانتان را تشخیص دهید و اضافه کاری را به حداقل برسانید و در دوره های اوج کار با استفاده از کار پاره وقت و در نرخ‌های مشخص باآن مقابله کنید.

تعطیلات

سعي كنيد حقوق کارکنان شما متناسب با سازمان‌هاي مشابه منطقه باشد و علاوه برآن می تواند براي انگیزه كاركنان پاداش نيز داشته باشيد.

همچنين بايد ميزان دقيق مرخصي كاركنان در طول سال مشخص شود و ميزان مرخصي بدون حقوق كاركنان نيز تعيين شود.

آموزش

شما باید مطمئن شوید که به هریک از کارمندان شما آموزش کافی برای شغل داده شود . درشرکت‌های کوچک‌تر مسوولیت‌های آموزشی به طور معمولی بر عهده مدیر است. اما در شركت‌هاي بزرگ مي‌توان اين كار را به كمك ناظران و مدرس خوب انجام داد.

بازنشستگی

طرح شما برای مزایای بازنشستگی ، طرح‌های مقرری و طرح بیمه سالیانه چیست؟ و چه برنامه‌اي براي بازنشستگي كاركنانتان داريد؟ قبل از استخدام بايد براي اين موارد برنامه‌ريزي كنيد.

شکایات

ممكن است تضادهايي بين كارمندان در محل كار وجود داشته باشد كه بهترین راهکار این است که روشهای بررسی شکایات را تعیین كرده و افراد شايسته‌اي را برای بررسی شكايات درنظر بگیرید.

ترفیع

بايد نحوه ترفيح افراد به روشني مشخص شود زيرا ترفيعات به طور طبیعی حقوق و دستمزد و تغییرات عناوین شغلی را افزایش خواهد داد.

بررسی عملكرد كاركنان

آیا شما به طور دوره ای عملکرد کارمندان را بررسی می کنید؟ اگر چنین است ملاک شما چه فاکتورهایی است؟ آیا شما تنظیمات حقوق و پیشنهادات آموزشی را انجام می دهید ؟ كه قبل از استخدام كاركنان بايد به همه اين موارد پاسخ داده شود.

شرايط فسخ قرار داد

عاقلانه است که یک سیاست مکتوب در مسایلی از قبیل اخراج و وجوه پرداختی بابت انفصال از خدمت داشته باشید. اگرچه این یک موضوع ناخوشایند برای اکثر مدیران است اما وقتی شما قصد افزايش يا جابجايي نيروي انساني خود را داشته باشيد بايد مباحثي را که در همه موضوعات به کارمندان شما اثر می گذارد به صورت مکتوب بنویسید و به هر فرد یک نسخه بدهید. در اين نسخه مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:

ساعات کار، ثبت زمان انجام کار ، پرداخت بابت تعطیلات رسمی ، مرخصی‌ها، اخلاق و مقررات پوشیدن لباس ، پرداخت دستمزد ، سیستم اضافه کاری ، روش پرداخت تفکیکی ، وجوه پرداختی بابت انفصال از خدمت ، حقوق بازنشستگی و طرح بازنشستگی ، مزایای مراقبت‌های پزشکی و بیماری و روش شکایت و...

تعیین توانایی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز

وقتی شما دانستید برای انجام کار چه چیزی مورد نیاز است می توانید تجربیات و مهارت‌های متقاضیان را برای نیازهای شغلی مقایسه نمایید. بنابراين اولین مرحله در تجزیه و تحلیل شغل توصیف آن است.

فرض کنید که شما به عنوان مدیر تصمیم می گیرید فردی را جهت کمک کردن به برخی از وظایفتان استخدام كنيد. نگاه کنید به وظایفی که شما انجام می دهید و حوزه هایی را که شما قوی‌تر و ضعیف‌تر هستيد. به طور مثال فرض می‌کنیم که شما به کمک یک شخص در دفتر نیاز دارید ، تلفن همیشه درحال زنگ خوردن ، نامه ها نیازمند پاسخ و کالاها باید سفارش داده شوند. وقتی شما یک شرح شغل مکتوب دارید تصمیم می گیرید که چه نوع مهارتی را شخص باید درآن شغل انجام دهد . پایین ترین سطح مهارتی را که شما قبول دارید چیست ؟ دراین مثال فرض می‌کنیم که شما تصمیم می گیرید ابتدا یک منشی استخدام نمایید اما حقوق او زياد است، در اين شرايط شاید شما بتوانید یک ماشین نویس خوب جذب كنيد. استخدام یک ماشین نویس ممکن است آسان‌تر و ارزان‌تر از استخدام منشی یا یک فرد تندنویس باشد . همچنين بسیاری از دانش آموزان و دانشجويان واجد شرایط برای تصدی منشی‌گری هستند و تعداد بسیار زیادی ازآنها به دنبال کار پاره وقت می باشند .

نکته: وقتی شما به جستجوی شخصی برای سپردن کار هستید مطمئن باشید چه چیزی می خواهید . تصور کنید که یک مالک برای کارمند فروش آگهی می دهد. متقاضی باید چه کاری انجام دهد؟ فقط رسید فروش دریافت می کند؟ کار کارمند فروش به معنی دادن خدمات متفاوت به افراد مختلف است. شما هم بايد اول مطمئن شویدكه چه مهارت‌هایی نیاز دارید و مهارت‌هایی را که به عنوان تعیین کننده هستند در اولويت قرار دهيد.

مصاحبه با متقاضیان کار

هدف مصاحبه شغلی پیدا کردن اطلاعات کافی درباره سوابق کاری متقاضیان شغل به ویژه عادات کاری و مهارت‌هایشان است. وظیفه اصلی شما دعوت از متقاضیان برای صحبت درباره خودشان و درباره عادات رفتاری آنها است. بهترین شیوه در این مورد این است که در مورد هر متقاضی سوالات مشخصي بپرسید. از اين نمونه سوالات مي‌توان به اینکه در آخرین سمت شغلی خود چه کاری و به چه صورت انجام می داديد اشاره كرد؟

اگر پس از اتمام مصاحبه فکر می کنید که علاقه مند به همکاری با او هستید به متقاضی بگویید که تقاضاي شما بعدا بررسی خواهد شد . هرگز تا زمانیکه شما با همه متقاضیان مصاحبه نکرده اید درهیچ زمینه ای قضاوت نکنید چون شما می خواهید کارمند شایسته برای شغل موردنظر انتخاب كنيد.

سپس ، اطلاعات به دست آمده را بررسی کنید كه در اين رابطه کارفرمای قبلی معمولا بهترین منبع است . گاهی اوقات کارفرما با یک تلفن اطلاعات می دهد. اما معمولا بهتر است درخواست اطلاعات به صورت کتبی ارسال شود و كتبي پاسخ را دریافت كنيد .

البته پرسيدن اين سووالات نبايد فراموش شود:

چه مدت این کارمند برای شما کارکرده است؟ کار او در چه حدی بوده است ؟ و چرا آن کار را ترک نموده است ؟

بعداز اینکه اطلاعات متقاضیان را تایید کردید شما می توانید تصمیمتان را بگیرید. توجه كنيد كه کارمند شایسته در به‌دست آوردن پول به شما کمک می کند و کارمند ناشایست زمان و منابع را هدر داده و ممکن است حتی مشتریانتان را نيز از دست بدهید.

 

نویسنده:
Meir Liraz
مترجمان : مهدی مجدد حسین جانی – کارشناس اشتغال اداره کارواموراجتماعی آستانه اشرفیه
حسن پورجوادخواه – کارشناس اشتغال اداره کل کارواموراجتماعی استان گیلان

محور : مقالات همت مضاعف و کار مضاعف