|
اشراف و نظارتي كه طراحان نظامهاي اطلاعات بر سيستمها دارند را، مديريت اطلاعات ميگويند. اين تلقي نشان ميدهد كه اطلاعات، منبع است و قابليت اداره شدن دارد. منابع اطلاعاتي بهخصوص در جهانسوم به سهولت قابل دسترسي نيست. وجود فقر فزاينده اطلاعات در اين كشورها، آنها را در چالشي ديگر به نام رقابت بر سر اطلاعات، مرعوب برتري كشورهاي توسعهيافته كرده است، زيرا اكثر دولتهاي جهانسوم، توان اقتصادي و سرمايهگذاري در زمينههاي تجهيز، استفاده، كاربرد و آموزش اين سيستمها را ندارند. اين برتري صوري كه مرهون توليد، سازماندهي، بهرهوري و مديريت اطلاعات است ناشي از اولويت عنصري به نام اطلاعات است كه در ساير كشورها (بهخصوص كشورهاي جهانسوم) علاقه چنداني نسبت به ايجاد زيرساختهاي آن مشاهده نميشود. پيشرفتهاي فناوري كه در تعداد انگشت شماري از كشورهاي توسعه يافته حاصلآمده، كسب، نگهداري و بازيابي مقادير بيشتري از منابع اطلاعاتي را بهنحوي صحيحتر و با سرعت بيشتر امكانپذير ساخته است. دانش و اطلاعات مربوط به منابع خاك، هوا، پيشرفتهاي فني و اوضاع بازار امتيازهاي فراواني را در اختيار كشورهاي برخوردار از اين اطلاعات قرار داده و اين امر موجب شده تا بخش عظيمي از منابع اطلاعاتي اعم از طبيعي و صنعتي توسط بخش كوچكي از جهان مديريت شود. بهعنوان مثال 90درصد از مجموع اطلاعات و دادههايي كه در پايگاههاي اطلاعاتي در سراسر دنيا نگهداري ميشود متعلق به آمريكا است و حداقل 50درصد از سهم ارتباطات در كشورهاي توسعهيافته به شركت آي.بي.ام (IBM ) تعلق دارد. جريان اطلاعات در اين كشورها با وضع قوانين امنيتي بهشدت كنترل شده و از انتشار آن به ديگر كشورها جلوگيري ميشود. از اينرو كشورهاي توسعه يافته بنا به دلايل مطرح شده در بالا، به جوامعي آسيبپذير تبديل شدهاند كه بايد در كوتاهترين زمان ممكن نسبت به اتخاذ راهبرد پوشش دفاعي اطلاعات اقدام نمايند.
قبل از تعريف اطلاعات بايد بين «دادهها» و «اطلاعات» مرزي را تعيين نمود. دادهها، علائمي هستند كه بررفتار، عملكرد و تصميم انسان تأثير نميگذارند درصورتي كه اطلاعات به آن دسته از علائمي اطلاق ميشود كه ظهور و بروزشان بر رفتار و عملكرد انسان تأثيرگذار است و داراي ويژگيهايي نظير: هدفداري، قابليت توضيح، قابليت اطمينان، در دسترس بودن و قابليت خلاصه شدن است. بديهي است كه اطلاعات هر سازمان را متخصصان از طريق تحقيق روي محيط و يا از تبديل دادههاي داخلي سازمان به دست ميآورند. اطلاعات داراي طول عمر مشخص است، و به عبارت واضحتر، زماندار است. اطلاعات همواره اضافه، تلفيق يا دستكاري ميشود و در نهايت بعد از استفاده و كاربرد، ذخيره و يا نابود ميشود. اين روند، فرآيند توليد تا مرحله ذخيره و يا حذف اطلاعات در نظامي به نام «نظام مديريت اطلاعات» قرار گرفته و در راستاي اجراي وظايف و نيل به اهداف سازمان انجام ميپذيرد.
اداره امور سازمانها به شكل مطلوب، مستلزم بررسي و پردازش انبوهي از اطلاعات گوناگون است كه گاهي با هم در تضاد و تفاوتاند و با آهنگي متناسب با شرايط و وضعيت سازمان رشد و تغيير ميكنند و در مواردي تحليل آنها را مشكل مينمايد و اين امر سرعت حركت مديريت را به سمت اثربخشي تصميم، كند ميكند. مديران در تمامي سطوح و در تمام ردههاي عملكردي (برنامهريزي راهبردي ونظارت مياني) بايستي در مورد خطمشيها، تاكتيكها و عمليات شركت تصميمگيري نموده و با افرادي كه به آنها گزارش ميدهند و همچنين ديگر مديران ( خارج يا داخل سازمان ) ارتباط برقرار كنند. در تمامي ارتباطات، اطلاعات مبادله ميشود. اين اطلاعات نيازمند مديريت هدفدار و صحيح است. واضح است كه سازوكارهاي قديمي مديريت اطلاعات، پاسخگوي شرايط پيچيده حاضر نيستند و نميتوان در مواجهه با مسائل عمده و حياتي سازمان صرفا به ذهنيات يا گزارشهاي خام تكيه كرد. دريافت اطلاعات صحيح و پردازش و تحليل آنها توسط مدير، وي را به درجهاي از شناخت ميرساند كه براساس آن، گزينههاي مؤثر در حل مسائل را تشخيص داده و مناسبترين آنها را انتخاب ميكند؛ بديهي است سرعت عمل مدير در تصميمگيري و درستي آن به كموكيف اطلاعات بستگي خواهد داشت. اگر سازماني بتواند نمودار سازماني (ساختار) خود را براساس اطلاعات مورد نياز طراحي كند، قابليت افزونتري خواهد يافت، چرا كه اگر ساختار ارتباطي بر پايه اطلاعات، از پايين به بالا بنا شود، مديريت ارشد از آنچه در كل سازمانش ميگذرد مطلع ميشود. از طرف ديگر، دريافت اطلاعات دستهبندي شده باعث كاهش عدماعتماد و موجب تسهيل در روند تصميمگيري مدير خواهد شد. علم مديريت، تصميمي را درست ميشناسد كه 90درصد آن را اطلاعات و 10درصد آن را قضاوت شخصي تصميمگيرنده تشكيل ميدهد. در واقع اطلاعات عاملي است مفهومي كه ساختاري خاص دارد و در رفتار عمومي نظام و تعامل آن با محيط خارج و داخل ايجاد تشخيص و وحدت ميكند و در نتيجه از نظر رفتاري، زمينه نظارت، هدايت و توسعه نظام را براي مديريت آماده ميسازد. با اين وصف بايد گفت در حقيقت، زمان ترسيم ساختار سازماني بر پايه اطلاعات، فرارسيده است.
بيان و تعريف اثر بخشي، يكي از مباحثي است كه اكثر نظريهپردازان مديريت در مورد آن دچار اختلاف نظر هستند. وقتي درباره مديري موفق و خوب سخن ميگوييم، گاه اثربخشي را با مواردي از قبيل داشتن رفتاري همشأن مديران، خوب بودن و دوست داشتني بودن اشتباه ميگيريم و بر اين اساس، اثر بخشي را ارزيابي ميكنيم. در حقيقت اگر چه ميتوان مدير خوب را براساس بعضي از اين تلقيها، ارزيابي و تشريح كرد، اما در اين بحث منظور ما از اثر بخشي مدير يا مديريت مؤثر اين است كه گروهي كه مدير هدايت ميكند و سرپرستي آنان را بهعهده دارد، تا چه اندازه، وظايف خود را به نحو مناسب انجام ميدهند. ناگفته پيداست كه عملكرد گروه فقط به مدير بستگي ندارد، بلكه عوامل گوناگوني از جمله هوش، مهارت، سطح انگيزه، آموزش و ابزار، در آن دخيلاند. هدف ارزيابي اثر بخشي مديريت، دسترسي به ميزان بهرهوري، خلاقيت و كارايي گروه است. دستيابي به متغيرهاي محيطي مانند عوامل سياسي، اجتماعي، اقتصادي، فناوري نيازمند بهكارگيري نظامي است كه اطلاعات را بر حسب نياز، استخراج، پردازش و طبقه بندي كند و در اختيار مديران قرار دهد. استقرار نظام برنامهريزي متكي بر اطلاعات مرتبط با مجموعه، امكان سنجش و مقايسه كــارآيي سازمان را با واحد تحت مديريت ميسر ميسازد و اهرمي نظارتي براي مدير فراهم ميآورد درغير اين صورت مديريت، دچار پديدهاي به نام انفجار اطلاعات خواهد شد كه اين پديده در عمل انرژي رواني مدير را فرسايش ميدهد و او را دچار مشكل ميسازد. به كارگيري اطلاعات و بهرهبرداري از آن براي هدايت و نظارت زيرمجموعه و اتخاذ تصميمها، اين امكان را براي مديران استفادهكننده ايجاد ميكند كه بهرغم حجم، گستردگي، پيچيدگي و پراكندگي امور، بهطور منظم تصوير روشن و واضحي را از موقعيت و وضعيت كلي سازمان و روند فعاليتهاي آن پيشچشم داشته باشند و با اطلاع از آنها، تصميمات صحيح در جهت رفع مشكلات گرفته و از بهوجود آمدن اشكالات پيشگيري كنند. اين امر ميتواند اثــر بخشي و كارايي مدير را تحتتأثير مستقيم قرار دهد.
اطلاعات بهنگام و مفيد، نتيجه و حاصل نظام اطلاعاتي منسجم است؛ اين نظام با ايجاد رابطه و پيوند بين اجزاي پراكنده و ناهمگون سازمان، نظارت دروني ايجاد ميكند و با پيش بينيهاي لازم، آينده را روشنتر ترسيم مينمايد. چنين نظامي داراي ويژگيهاي زير است:
بهنظر ميرسد مديران براي استفاده مؤثر از اطلاعات با مسائلي روبهرو هستند كه مهمترين آنها عبارتند از:
بنابراين هر سازماني بسته به جايگاه و موقعيت خود با يكي از اين مسائل مواجه خواهد بود كه تابع شرايط خاص آن سازمان است. استقرار نظام اطلاعاتي جامع كه براساس آن اطلاعات كليدي بهصورت منظم به مديريت انعكاس يابد، ضروري است. همچنين استفاده از الگوهاي مناسب ساختاري كه موجب تسهيل روابط و اداره عمليات سازمان ميشود، ميتواند با ايجاد سطوح مناسب تشكيلاتي مديران را در دسترسي به اهداف سازماني و افزايش كارايي و بهرهوري ياري رساند. فراموش نكنيم كه موتور محركه كسب و كار در يك جامعه، كارآفرينان هستند و رمز موفقيت آنان يافتن راهكارهاي خلاقانهاي است كه با استفاده از روشها و تكنولوژيهاي جديد مانند مديريتاطلاعات، اهداف مورد انتظار را برآورده ميسازند و در اين راستا مديران كارآفرين و خلاق با بهرهگيري از مديريت اطلاعات ميتوانند «تهديدات» و تنگناهاي محيطي سازمان را به «فرصت» تبديل كرده و با جوامع كسب و كار ارتباط وسيعتري برقرار كنند. |
درباره وبلاگ
