صرفهجویی در وقت دیگران
تا کنون راههایی را گفتیم که از اتلاف وقت
خود جلوگیری کنید؛ اما تنها این ما نیستیم که وقتمان ارزش دارد، وقت دیگران نیز
محترم است و اتلاف آن، حق الناس است و شما از نظر شرعی مسؤول میباشید. با رعایت
قوانین زیر، در مورد تلفنهای وارده، به صرفه جویی وقت دیگران نیز کمک کنید.
1. نگذارید تلفن شما بیش از سه بار (12
ثانیه) زنگ بزند، فوری جواب تلفن را بدهید.
2. در اداره، دفتر کار و منزل، هر کسی باید
خود را در پاسخگویی به تلفنی که در حال زنگ زدن است، مسؤول بداند.
3. باید راههای ویژهای وجود داشته باشد که
پیغامهای گرفته شده، «فوری» به شخص مربوطه رسانده شود.
4. هرگز در حال خوردن یا نوشیدن یا حتی در
وسط صحبت با کسی، به تلفن جواب ندهید.
این کار شما هم بیاحترامی به طرف مقابل
شماست و هم تمرکز شما را بر هم میزند و ناگزیر برای فهمیدن مطلب باید دوباره
بپرسید. این کارِ شما، وقت او را تلف خواهد کرد.
5. هرگز دست خود را روی گوشی تلفن نگذارید
تا در ضمن گوش دادن به تلفن، با فرد دیگری صحبت کنید.
6. اگر قول میدهید که مجدداً با او تماس
بگیرید، حتماً این کار را بکنید.
7. اگر جواب سؤال یا مشکلی را نمیدانید،
بلافاصله آن را بپذیرید.
8. از روش گوش دادن تفکری استفاده کنید و
نکات کلیدی مکالمه را در نظر داشته باشید.
9. همیشه از کسی که زحمت کشیده و با شما
تماس گرفته است، تشکر کنید.
10. اجازه بدهید که اول شخص تماس گیرنده
گوشی را بگذارد و سپس شما این کار را بکنید.
اینک به جدول پیگیری زمان خود برگردید،
ببینید که چند بار تلفن در کار شما وقفه ایجاد کرده است که از کار مهمی که مشغول
انجام آن بودهاید، در اولویت کمتری بوده است. با توجه به راههای گفته شده، چگونه
میتوانستید جلوی این «رهزن زمان» را بگیرید تا دیگر نتواند وقتِ با ارزش شما را
بیش از این غصب کند.
4. انتظار
زمینه دیگری که مردم قادرند وقت شما را تلف
کنند، منتظر نگه داشتن شما است که به عوامل مختلفی بستگی دارد و لزوماً تمام آنها
تحت کنترل شما نیست. در «بازی قدرت»، گرفتن وقت شما به عنوان یک «سلاح» به کار
برده میشود. هر چه مقام فرد بالاتر باشد، بیشتر قادر است وقت دیگران را تلف کند!
شش راهی که از اتلاف وقت
هنگام انتظار جلوگیری میکند
1. همواره از قبل، قرار ملاقاتتان را تثبیت
کنید.
2. با سازماندهی، سعی کنید زمان رسیدن به
محل ملاقات را به حداقل برسانید.
3. هرگز زودتر از پنج دقیقه، قبل از ملاقات،
به محل قرار نروید.
4. نسبت به خطاهایی که ممکن است رخ دهد،
انعطافپذیر باشید.
5. اطمینان حاصل کنید که ورود شما به اطلاع
طرف مقابل رسیده باشد.
6. خود را با مطالعه کتاب یا یادداشتهای
همراه، مشغول نگه دارید.
5. جلسات اداری
تخمین زده شده است که در کشور انگلستان، بیش
از چهار میلیون ساعت (حدوداً 450 سال)، وقت صرف حضور در جلسات روزانه میشود. گر
چه برخی جلسات ضروری و غیر قابل اجتناب است، اما بسیاری دیگر، به مثابه سوراخهای
تاریکی است که در آنها، زمان بدون هیچ گونه رد پایی غیب میشود. آن چه اساساً در
مورد «تمام» این جلسات صدق میکند، این است که باید آنها را «کوتاه مدتتر» و
«پربارتر» برگزار کرد.
چگونه با سازماندهی جلسات، در
وقت صرفه جویی کنید
1. برای هر جلسه «اهداف مشخصی» تنظیم کنید.
2. برای هر کس، از قبل یک «دستور جلسه» تهیه
کنید.
3. تعداد افراد جلسه را به حداقل برسانید.
4. از سر ساعت شروع کردن جلسات بپرهیزید.
بررسیها نشان میدهد: مردم، هنگامی سر وقت
در جلسات حاضر میشوند که جلسه بین ساعت شروع شود، نه دقیقاً سرِ ساعت.
5. در صورتی که دستور جلسه کوتاه بود، جلسه
را ایستاده برگزار کنید.
این روش دو فایده دارد:
ü
حال افراد ایستاده
قبراقتر و ذهن آنان فعالتر است.
ü
هیچ کس دلش
نمیخواهد جلسه بی دلیل به درازا بکشد.
6. از روش «توپ سخنگو» استفاده کنید.
این روش، ابتدا توسط «تگزاس اینسترو منت»
ابداع شده، و بدین صورت است که با رد و بدل کردن یک توپ کوچک پلاستیکی بین اعضا،
فقط گیرنده توپ حق صحبت کردن دارد. این کار با جلوگیری از قطع صحبت افراد، در وقت
نیز صرفهجویی میکند.
7. برای کنترل نتایج، رأیگیری کنید.
این کار از تکرار بیهوده نظرات و طرح مباحث
بی نتیجه جلوگیری میکند.
8. روش ژاپنیها را به نام «نیوما واشی»
امتحان کنید.
در ژاپن مرسوم است، پیش از برگزاری جلسات
اصلی، گروههای کوچکی از متخصصان دور هم جمع میشوند و پس از بحث و تبادل نظر، یک
یا دو نفر از آنها در جلسات اصلی شرکت میکنند. این گونه جلسات اصلی پربارتر و
مباحث پختهتر و جمع بندی شده مطرح میشود و از اتلاف وقت جلوگیری میشود.
9. علاقه افراد را با برنامهریزی دقیق
افزایش دهید.
وادار سازی افراد برای شرکت در جلسات با
آمادگی قبلی، انتخاب تصادفی افراد در جلسه برای سخنرانی درباره مشکل کاری خود یا
طرح نظر تازه، احساس ارزشمندی افراد و نظراتشان در جلسه، از نکاتی است که در
دیدگاه شرکت کنندگان جلسه تأثیر مثبت دارد.
10. توجه همه را جلب کنید؛ با نوشتن هزینه تشکیل
این جلسه روی تخته سفید جلسه!
11. از گفتگوی دو نفره بپرهیزید.
12. جلسه را با هدف «اقدام کردن» به پایان
برسانید.
13. سر وقت آن را پایان دهید.
مطلب رو مطالعه کنید نظر یادتون نره منتظرم